想找某個資料，記得好像在某個資料夾下面，可開啟後，卻沒有；只好再一一開啟其他資料夾……直到很久後的某一天，突然看到。只能搖搖頭感嘆道：用時找不到，不用時，卻冒出來了。
這樣的情況，不僅僅限於文件資料，我們工作、生活中類似情況比比皆是。
問題：為什麼會這樣呢？大家都只知道這是因為沒有做好文件管理。那麼如何才能有效地進行文件的管理呢？
大家首先想到的可能是圖書館、字典等等。這些地方我們可以快速的查詢到我們想要的資料。它們都是按照一定的規則來排放的。
同樣的我們的電子文件管理也需要這樣儲存歸檔，需要用時才能高效地找到我們所需要的。
它們都有自己的存檔規則和命名規則。
1. 制定規則
1) 存檔規則
也就是資料夾的分類規則。我是按照「知識結構圖」來分類的。其中圖1是我的知識結構圖，圖2 是我的檔案件分類。 當然這些到需要不斷地維護。
2) 命名規則
沒有特定的規則，主要是便於快速查詢。我的文件命名規則如下：
2. 選擇合適的工具
選用工具的原則
1) 軟體貴在精。
2) 軟體之間成體系。
軟體能少盡量少，因為軟體多了，你需要花費時間和精力去學習、試用、習慣。同類軟體選擇做減法，只保留你需要的。例如，筆記本，onenote、evernote、wiz、有道等等。
因為我喜歡onenote的結構性排列而且和office是一系列，相容性，同步都非常好。
3. 養成好習慣
1) 必須按照自己制定的命名規則命名；
2) 文件及時清理、分類、存檔；
4. 強烈推薦三款軟體：onenote 、 pinpkm 和xmind 。
onenote: 一直都在用。筆記分類，目錄結構排列，及時輸入，與移動端同步，強大的編
輯能力，與outlook的協同辦公。
pinpkm: 針式個人知識管理軟體。對於多文件的人來說，這是個非常棒的知識管理軟體，分類能力，搜尋能力非常強大！
我對自己的要求是，及時開始使用有各種不習慣，還是強迫自己使用。文件越多，優勢越明顯。
xmind：思維導圖軟體。對比mindmanager介面非常友好，非常符合我們的使用習慣，容易上手。帶有各種模板，做出來的圖，思路清晰，漂亮。
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