高效會議管理技巧

2023-01-30 11:24:07 字數 4112 閱讀 7737

第1講當今會議面面觀

【本講重點】

會議的意義

會議的目的

會議的種類

會議的頻率

會議成本的計算

會議的主要目的就是解決問題,但由於開會技巧不佳或過於頻繁,不但無益於解決問題,反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策,常常是員工的夢魘;員工花太多時間在無效率的會議上,不僅浪費公司成本,也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題,是「高效會議管理技巧」的中心議題。

會議的意義

1.會議是乙個集思廣益的渠道

圖1-1 集思廣益圖

如上圖1-1,會議是乙個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂,相互碰撞,從而產生「金點子」。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。

2.會議顯示乙個組織或乙個部門的存在

會議總是在大於一人的情況下發生的,即使是只有兩個人的會議,這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門,乙個組織或部門不召開會議,它的存在價值就會受到質疑。因此,會議能夠充分顯示乙個組織或部門的存在價值。

圖1-2 組織或部門與會議

3.會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通,絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展,人們的溝通方式越來越多,現在人們可以通過e-mail、多**等種種形式進行溝通,但是,群體溝通,即會議這種方式,是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀,這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

會議的目的

◆開展有效的溝通

會議是一種多項交流,可以集思廣益,實現有效溝通是會議的乙個主要目的。

◆傳達資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策,也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

◆監督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規會議其主要目的是為了監督、檢查員工對工作任務的執**況,了解員工的工作進度;同時,借助會議這種「集合」的、「面對面」的形式,來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

◆達成協議與解決問題

達成協議與解決問題一般要經歷以下6個步驟,通過這6個步驟,最終實現協議的產生和問題的解決。

圖1-3 達成協議與解決問題的6個步驟

◆資源共享

利用開會匯集資源,以期相互幫助,共同進步。

◆開發創意

開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、**公司中。通過舉行會議,形成新的構思,並且論證新構思,使其具有可行性。

◆激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心,朝著乙個方向共同努力。

◆鞏固主管地位

經理或主管為了體現自身的存在價值,更為了鞏固自己的地位,經常會召開一些上下協調會議,以此來強化自己的地位。

會議的種類

會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類,每一種分類都從乙個方面反映了會議的作用,每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。

表1-1 會議的種類

會議的頻率

每種會議都有其合理的發生頻率,只有掌握了合理的會議發生頻率,才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

1.固定的部門會議

2.全體會議

3.處理突發事件的會議

4.一對一會議

會議成本的計算

會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非常可觀的一筆數目,它關係到一家公司的得失成敗,因此萬萬不可等閒視之。

1.會議的時間成本

2.直接的會議成本

3.效率損失成本

開會時,主管人員必須離開自己的工作崗位,這有可能造成公司整體管理效率的下降。由於管理效率下降而造成的損失,就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況:

【自檢】

請將下列相關選項用橫線連線起來。

a、固定的部門會議至少每兩月一次

b、一對一會議隨時

c、處理突發事件的會議按需要

d、全體會議至少每月一次

◆見參***1-1

【本講總結】

從某種角度而言,世界是乙個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題,然而低效率的會議卻往往佔據上風,造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。

因此,每個人應從基礎做起,深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發生頻率以及如何計算會議的成本,只有先掌握了這些基礎知識,才可能使每一次會議都「行之有效」。

【心得體會】

第2講會議效率不高的原因及解決方案

【本講重點】

會議效率不高的原因及預防性管理

高效會議的八大特徵

會議規範

會議效率不高的原因及預防性管理

1.會議的通病——效率不高

小王是一家公司的職員,他對公司會議有自己的一些想法,他的想法反映了許多公司會議的某些現狀,值得我們思考。

很多公司往往由於以下原因,開會效率低下:

◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開,或非要安排在事務繁忙的周一開。

◆許多主管對於何時開會幾乎都不徵詢員工的意見。這使得員工疲於奔命,甚至得延後或放棄參加其他會議。

◆有些「必須到會」的員工,因為已經與重要客戶或****有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行。而到場的人往往並非與議題關係最密切的人,所以準備不充分或者根本來不及準備。

時下有一句很流行的話——「最近比較煩」,對太多像小王一樣的職場人士來說,這句話可以改為「開會比較煩」。開會之所以煩,用小王的話來說,就是「會議常在毫無章法的狀況下進行,甚至毫無意義地延長時間,即使有決議,質量也很低」,簡而言之,會議效率不高。因此,尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。

2.會議效率不高的原因

會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中,有3種原因是會議的「致命傷」,需要格外警惕。這3種原因是:主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

表2-1 會議效率不高的原因及具體表現

3.預防性管理

所謂預防性管理,其實就是防患於未然,將禍患扼殺於搖籃之中。對於會議來說,做預防性管理,實際上就是在開會之前,針對可能導致會議效率低下的各種原因,一一做好預防工作,從而保證會議的高效進行。

【舉例】

以會議為例,為了預防出現效率不高的情況,下面針對7種致使會議效率低下的原因,做乙個全面的預防性管理。

【自檢】

請根據自身情況完成下列**。

高效會議的八大特徵

與低效率會議相對的就是高效會議,高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特徵。

建議在正式召開會議之前,將高效會議的8大特徵一一列出,並隨時檢驗,充分做好預防性管理,使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。

會議規範

會議規範包含3個部分:會議時間安排的規範、固定的會議流程規範以及會議規範本身。

1.會議時間安排的規範

◆上午8-9點之間,正是員工從家到公司,準備開始一天工作的時候。這個時候的員工,心緒尚且混亂,還需一段時間才能進入工作狀態。因此,試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析,從人的生理和心理角度來看,是不現實的。

◆上午9-10點之間,員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談,同樣也是進行業務會談的最佳時機。

◆上午10-12點或下午1-3點之間,最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴,不斷想出新點子、新方法。

◆下午3-5點之間,最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期,人人希望馬上回家,在這個時段舉行會議往往會事倍功半。

2.會議規範本身

會議規範是指大家達成共識的會議守則。會議規範主要包括以下條款:

◆所有與會者將每週工作安排時間表交給會議安排人,以找出最適宜所有參會人的開會時間。

◆超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。

◆所有與會者都要準備在會上發言。

◆準時開始,準時結束。

◆各業務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

◆所有與會者應知道維護別人的尊嚴,不在會中羞辱別人,這條規則最重要,需特別注意。

◆意見不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮「黑臉」。

◆會議結束2-3天後,所有與會者應拿到會議記錄。

◆所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。

◆必要時請第三方監控,以保證會議質量。

3.固定的會議流程規範

圖2-1 固定的會議規範流程

固定的會議流程規範主要包括乙個中心、兩個基本點。

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固定的會議流程規範 圖2 1 固定的會議規範流程 固定的會議流程規範主要包括乙個中心 兩個基本點。1 乙個中心 乙個中心是指整個會議的議程。乙個中心包括 會議的開始,具體包括 致歡迎詞 闡明會議目的 交流會議議程 介紹時間安排 相關規章制度 指定會議記錄人。進行會議討論,可以分為不同的議程,比如議程...