我們的每一句話，都是從外界對我們公司和員工的評價尺度。你的嘴離話筒保持一拳左右（5-6cm）的距離時，你發出的聲音是最美妙動聽的。
一、專業**溝通技巧之一：聲音和語言
我們要給對方造成良好的印象，就要通過清晰而乾脆利落、令人愉悅而帶著笑意的聲音，克制的聲調但又不能過分誇張，你的聲音反映出你的個性和態度。「帶著笑意的聲音」、「得體」和「機智敏捷」是在良好的**溝通中必需的主要素質。
盡量使用「魔術語」如：「請、請稍等、謝謝、對不起、再見」等。避免使用非正式或草率的語言。
在**應對時，乙個人說話的聲音，隨著說話時的姿勢和態度發生變化。如果您的姿態不正確，就不可能把端正的禮傳達給對方。
我們應該了解**的公共性，**每次只能乙個使用，為使更多的人使用**，要努力養成做到一次通話在3分鐘之內結束的習慣，並要對私人**加以節制。一次**的平均通話時間，也是衡量整個國家國民教養水平的尺度之一。
二、接**
1、打招呼（語言握手）
（1）**鈴響兩次時接**（最多不超過3次）；
（2）也許是別人或其他部門的**在響，他們不在時，或他暫時放不下手頭的工作，你應該去接聽，讓**響個不停而沒人接，就會給對方造成非常糟糕的公司印象。 維護公司形象和聲譽是我們全體員工的共同責任和義務；
（3）無論對方是誰，他可能是公司的職員，你的好朋友，或者公司的高階經理，公司的客戶等，你都要讓對方感到他得到友好的接待。
（4）如果在同客人談話中來了**，應先對客人說聲「對不起」，得到諒解後，再拿起**。拿到**互致問候後，應真誠地請對方諒解：「實在對不起，現在我正有客人，稍後我再給您回**。」
（5）使用合適的招呼語：「早上好」、「下午好」、「晚上好」或「您好」
（6）「喂」或「什麼事」等，都是不恰當的。應顯出我們的禮貌和專業性；
（7）告訴對方自己所屬公司、部門和姓名：「您好，xx公司財務部，我是高潔。」以免對方是誤打，或再次詢問而浪費時間。
（8）確認對方是誰，然後致意問候：「對不起，請問您是哪一位？……您好！」
（9）不要做假設，我們做的假設毫無疑問不會永遠正確。
2、專心聆聽並提供幫助
（1）放下手頭任何事情，左手拿聽筒，右手做好記錄準備，專心致志地聽對方講的事情。
（2）不要在接聽**的同時，做任何其他事情，如打字、閱讀資料等。
不要讓任何事情分散你的注意力。否則是很不禮貌的，對方也很容易覺察到你心不在焉。
（3）如果**要找的人不在或正在忙著其他事不能抽身，不要只告訴對方不在，或正忙，要告訴對方您想怎樣幫助對方，讓對方感到你樂於幫助他的誠意。如：「對不起，陳先生現在正在接另乙個**/陳先生出去一會兒，請問我可以幫他留言嗎？
/我可以讓他打**找你嗎/您可以過五分鐘後再打來嗎？/如果你願意的話，請留下你的姓名和**號碼，我讓他打**給你，您看行嗎？」等等；
（4）以請求或委婉的語氣，不要以要求的方式讓對方提供資訊。不要說：「你叫什麼名字？
」或「你的**號碼是什麼？」；要說：「請問我可以知道你的名字嗎？
」「王先生有你的**號碼嗎？」
（5）傳接**過程中，要捂住話筒，使對方聽不到這邊的其他聲音；
3、**留言技巧：
（1）**旁邊時刻準備好記錄工具，如記錄紙、筆、常用**號碼表等；
（2）記錄時，一邊記錄一邊重複，尤其涉及到數字、日期、時間和資料，或需要轉達對方講話內容時；記錄遵循6何原則即：何時、何地、何人、何事、何因、如何等；
（3）對方講完後予以確認，並把所講的內容簡略複述一遍；
（4）重複和確認是**溝通中非常重要的技巧之一，他可以避免誤會，或不致遺漏重要的資訊等；
4、轉**技巧：
如果需要轉**，要向對方說明原因：「對不起，你打錯**了，王先生在市場部，請稍等，我幫你把**轉過去5、**聆聽技巧：
（1）在整個**溝通過程中，克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情緒的影響。客人生氣，是對情況生氣，不要引伸到個人，不要想到對方對你個人有成見。你要成熟並顯出你的專業性。
（2)要培養以下習慣:a贊同對方；b，在**溝通過程中盡量使用對方的語言；c；多讚揚對方：如讚揚對方的判斷力好等。
（3）要機智，要成為乙個好的傾聽者，顯示你對對方談話的興趣：a，不要顯出不耐煩；b不要打斷對方說話；c，不要幫對方說完句子；d，不要沒有聽完就匆忙下結論；e與對方相呼應，用「聆聽間隔」來表示我們在專心聆聽。
（4）回答問題技巧：
a，負責地回答所有問題，如遇不清楚的事情，或說其大意，或請了解情況的人接**。回答問題不能含糊不清。
b，自己不了解情況，無法轉達對方的**內容時，可跟對方說「我不了解具體情況，過後我再給您回**，您看可以嗎？」
三、結束**：
（1）在通話結束前，要讓對方感受到你非常樂意幫忙、表示謝意並道「再見」；要等對方放下話筒後，再輕輕放下話筒：「還有什麼可以幫到你忙的？……陳先生，謝謝你的來電，再見！」
（2）在對方還在說話時就結束通話**是很不禮貌的。
四、打**：
（1）第一階段：打**前的準備事項
a，確認對方的**號碼，單位及姓名：為了減少時間和金錢的浪費；為能準確無誤地與對方通話；
b，記下要辦事情的次序：為使通話簡明扼要；為避免遺漏要點；
c，備好必要的檔案和材料：為使對方在通話中不等待自己；為做到準確傳達資訊；防止浪費時間和金錢。
d，打長途時，事先要準備好有關資料（為了節省通話時間）
2、打招呼（語言握手）
（1）**通後，確認對方身份後以便通話。如果對方不告訴姓名時，可說： 「請問您是xx公司的嗎？」
（2）如果自己打錯**，禮貌的做法是發自內心地進行道歉，可以說：「噢，**打錯了，對不起。」默不作聲就放下**會使對方不快。
（3）在給身份地位高的人士打**時，直呼其名是失禮的，應說：「您好，我是xx公司的銷售部的***，跟王先生因合作推廣貴公司產品事情想通**，不知是否方便？」
（4）將自己的姓名、單位告訴對方。可以說：「您好，我是xx公司財務部***。」
（5）請求對方把**轉接要找的辦事單位和人員。「對不起，請轉某部某先生。」
（6）問候致禮
3、講述事由：
（1）講述事由要簡明扼要，聲音和藹，遵守六原則：時間、地點、人物、事件、原因、怎麼做；
（2）簡單地重複一遍事由，即重複重點，也要聽取對方所談事情；
4、結束通話：
在通話結束前，表示謝意並道「再見」：陳先生，謝謝您，再見！」
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