2.3各部門例會和區域例會：由各區域、工廠、部門、條線負責人發起、召集和主持，原則上為每週一次；主要內容為上週工作總結與匯報，下週工作計畫、重點工作方案研討，待解決問題的討論、協調和決策。
與會人員：由會議召集人自行安排。
基本要求：必須定期向集團人力資源部提交會議紀要並存檔。
第三章會議流程
3.1會前準備
1) 所有會議（除臨時緊急會議）召開前，需提前通知與會人員並傳送正式的會議通知，以便與會人員提前安排時間和工作計畫，各類會議通知的提前量詳見第二章中會議召集基本要求；
2) 需要提前閱讀的材料或了解的事項需提前傳送到與會人郵箱，並明確需要與會人準備的材料，開會時需要的檔案要在開會前按照與會人數準備齊全。
3.2 會議通知
根據會前準備擬定會議通知，包括：會議的名稱、議題、時間、地點、議程、每位與會人的發言時間、整個會議召開時限；
3.3會議主持人
一般來說，會議召集人即會議主持人：
1) 會議主持人需要把控整個會議的程序，特別是會議的時間把控；
2) 會議主持人需要敦促會議的決策結果，在會議結束後，對決策結果有明確的任務分工並進行追蹤和反饋；
3) 會議主持人在每次會議開始時，要對上一次會議布置的任務進行回顧，並對實施效果進行評估；
3.4會議紀要
1) 所有會議需有會議記錄，會議記錄人由會議主持人指定；
2) 由會議記錄人整理會議紀要，對下一步行動計畫要記錄明確的交付成果和完成時間節點；
3) 會議紀要整理後由會議主持人審核後，發到每位與會者的郵箱，標註每個人的任務和完成的時限，並在下次會議進行反饋和評估；
3.5 協調和決策上傳機制：
各例會將有機聯絡，上一級例會對下一級例會未能解決的事項提供資源協調和決策支援。如：各區域或工廠未能解決的問題提交經營分析會做進一步決策；日常經營中涉及到上層架構等無法通過經營管理解決的問題可提交ceo辦公會進一步決策。
第四章會議紀律
4.1 與會人員必須按時參加會議，不得無故遲到，確有特殊原因不能參加會議，須提前通知召集人，無故遲到實施樂捐，樂捐標準由各地自行制定；
4.2 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自洩漏會議內容，以免影響決議實施。
第五章附則
5.1 會議管理制度由公司人事行政部制訂，經人力資源總監、董事長審核通過後實施；
5.2該制度為試行版，隨公司業務發展狀況的變化，新增例會、刪減例會或調整例會將及時在制度中修改；
5.3會議管理制度自公布之日起實行，其他規章制度中如有與此相違背的條款，以此為標準，本制度解釋權歸屬集團總部人事行政部；
5.4生效日期: 2023年5 月11 日
集團人事行政部
2023年5月9日
會議管理制度試行
檔案編號 威奧特辦字 2004 第 3號 1 範圍 本制度規定了北京威奧特信通科技 會議的管理職能 管理內容與要求 檢查與考核。本制度適用於本公司行政會議的管理。2 管理職能 2.1 職能與分工 2.1.1 公司級行政會議的歸口管理部門是總裁辦，負責年度經營管理會 全體員工大會 總裁辦公會和總裁召集...
會議管理制度 試行
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