摘要: 高效的秘書人員在籌備和組織會議時，要考慮以下四個問題：目的、與會者、計畫和程序。
其中會議的目的是會議首先要明確的問題。根據會議的目的確定相應的與會人員是第二步要解決的問題。會議參加人員可以分為三類：
會議主持人、一般與會者、普通工作人員。作為會議組織者就應該明確這三類角色在會議進行過程中的職責。第三步是能過制定會議計畫，保證會議在有計畫、有準備的狀態下進行。
第四步是實施和平共處會議議程，保證整個會議的程序。
關鍵字:會議管理會議組織提高會議效率
會議作為管理者的管理工具，過去、現在和將來都必不可少。用開會方式解決問題，是人類千百年來總結出來的非常完美的議事規則和溝通決策方式，經過了歷史的驗證，時至今日仍顯示出獨特的魅力。而秘書由於其本身地位的特殊性決定了他在會議管理中的獨特地位，本文試從秘書角度出發**會議管理。
並從1目標、2什麼會議才算富有實效/好會議標準3沒有實效的原因4會議管理的內容，5提高會議實效的途徑依次論述
一/會議的目標開展有效溝通，傳達資訊，監督員工，協調矛盾，達成協議與解決問題，。（點名困難所在，發現問題，尋找解決方案，衡量問題輕重緩急，想出新點子，評議新點子，確定行動綱領）資源共享，開發創意，激勵士氣，鞏固主管地位
二何為富有實效的會議：
1、 目標能被實現
會議既然是一種用以發揮特定功能，或更確切地說，用以實現特定目標的手段，那麼評測會議是否具有實效，其首要的標準便是審視開會之前為會議所設定的目標是否有實現的價值。
2、 目標能在最短時間內被實現
有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必然的事情，因此對這些人來說，是冗長的討論或爭辯是浪費時間。——越能在短時間內實現會議目標越好。
3、與會者對會議感到滿意
所謂滿意，並不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。例如當會議的主題在於**裁員，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。但若能設法令與會者了解裁員的理由，並令他們有機會發表意見或提出實施辦法，這種作法多少會使他們感到滿意。
所以想使與會者對會議感到滿意，則應提供機會讓他盡量吐露心聲，並參與討論。
三、因會議組織不當而產生的弊端大致有以下幾點：
(1)會議之前導致失效的原因
(2)會議執行過程中導致失效的原因
（3）會議後導致失效的原因
四、會議管理的內容：會前準備階段，要進行的組織準備工作大體上有如下四項。
一、擬定會議主題。會議的主題，即會議的指導思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之後，才可以據此一一加以確定。
二、擬發會議通知。它應包括以下六項：一是標題，它重點交待會議名稱。
二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。
五是會議的出席物件，如物件可選派，則應規定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。
三、起草會議檔案。會議所用的各項檔案材料，均應於會前準備完成。其中的主要材料，還應做到與會者人手乙份。
需要認真準備的會議檔案材料，最主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告。要安排好與會者的招待工作。對於交通、膳宿、醫療、保衛等方面的具體工作，應精心、妥當地做好準備。
要布置好會場。不應使其過大，顯得空曠無人；也不可使之過小，弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像裝置，事先要認真除錯。
需用的文具、飲料，亦應預備齊全。要安排好座次。
四、排列主席台上的座次，我國目前的慣例是：前排高於後排，**高於兩側，左座高於右座。凡屬重要會議，在主席台上每位就座者身前的桌子上，應先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。
排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區域統一就座。二是自由就座。
在會議進行階段，會議的組織準備者要做的主要工作，大體上可分為三項。進行例行服務工作。在會場之外，應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。
對與會的年老體弱者，還須進行重點照顧。此外，必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內，則應當對與會者應有求必應，聞過即改，盡可能地滿足其一切正當要求。
精心編寫會議演示文稿，舉行會期較長的大中型會議，依例應編寫會議演示文稿。認真做好會議記錄。凡重要會議，不論是全體大會，還是分組討論，都要進行必要的會議記錄。
會議記錄，是由專人負責記錄會議內容的一種書面材料。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內。
在會議結束階段，一般的組織準備工作主要有以下三項。（一）形成可供傳達的會議檔案。（二）處理有關會議的檔案材料。（三）為與會者的返程提供方便。
一般而言，與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議紀律，主要有以下四項內容。1、規範著裝；2、嚴守時間；3、維護秩序；4、專心聽講。
五、提高會議實效的途徑如何提高會議效率、
1.高效的秘書人員在籌備和組織會議時，要考慮以下四個問題：目的、與會者、計畫和程序。
其中會議的目的是會議首先要明確的問題。根據會議的目的確定相應的與會人員是第二步要解決的問題。會議參加人員可以分為三類：
會議主持人、一般與會者、普通工作人員。作為會議組織者就應該明確這三類角色在會議進行過程中的職責。第三步是能過制定會議計畫，保證會議在有計畫、有準備的狀態下進行。
第四步是實施和平共處會議議程，保證整個會議的程序。因此很講究總體協調與安排，必須建立一套有效的指揮排程系統，並且明確崗位責任。把會議所涉及到的問題想全、想細、想具體，想到萬一。
2、堅持節約原則
秘書人員在籌備時應秉持節約原則，會議的一切開支從簡。
故而會議要在有必要時才開，並且要開得簡短有效。並且會議要盡可能小，以免分散注意力。
3、做好會議準備
開會容易，開好會難，只有精心組織，認真準備，才能達到預期的效果。秘書人員應認真做好會議的準備工作，如制定會議方案、後勤準備、思想和意見準備、會議通知、會前檢查、準備好檔案材料、布置好會議場所，包括擴音、錄音、錄影等技術性工作，以保證會議的順利進行。做好會議準備是提高會議實效的乙個重要途徑
4.要熟悉正式會議的各種程式規則。並按程式進行 ，在容易看見的位置上放乙個表或鐘，以便掌握時間。
5.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。
會議的主題要單一集中，秘書人員可以通過幫助主持者引導控制與會者的發言。
6、部署工作的會議，可以把幾個內容合併到乙個會上講，然後分別去貫徹落實。這樣既節省物力、人力，又不使參會人員頻繁開會。
7一般中、小型會議，不要搞形式主義的開幕式和閉幕式，如撰文一樣，可掐頭去尾，要落筆入題，嘎然而止。
8、在會議通知上，寫明會議具體時間，能以十分鐘、半小時開完的，不要以半天為計時單位，這樣做可使與會者起監督作用。
9會議末了，要議而有決，結論要當場確認。中、小型的重要會議應當在會後編制會議紀要，以作依據。
10應用現代化辦公手段，是提高會議效率的新途徑。如召開電視**會議，既能及時準確地傳達會議精神，又省時間和開支，更免去了與會者赴一地集中的差旅費和住宿費。
《新編辦公室工作實務》任玉忠
《會議實務》羅烈傑
《高效會議管理技巧》張曉彤
《秘書學》《秘書會議管理》
《開會要則成功的會議管理》梁海軍
《論秘書的會議管理》俞春艷
《企業怎樣開會才更有效》 郭榮芹
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