2.1與相關業務部門的溝通
與相關業務部門的溝通一般從專案前期階段就開始了，在這工作當中，有以下幾點需要注意：
2.11.充分分析相關業務部門的需求，以及需求的重點部分，溝通做到有的放矢。
2.12.讓對方在一定程度上了解專案組的現實情況，有困難一定先提出來，增進雙方的相互理解。
2.13. 在需求溝通中，業務的專家地位可能不很明顯，專案組在有條件的前提下可以更加深入的參與業務需求討論，甚至引導需求，即技術引導業務。
2.14.在專案過程當中形成前期積極進行需求挖掘，中期合理安排客戶體驗，後期協調驗證測試的良性迴圈。
2.15. 如果溝通效果不理想，要及時上公升問題的高度，尋求各級相關領導和職能部門的協助，合理的借用外部力量達到專案組的既定目標。
例如某專案：時間非常緊，任務也很重，而且需求不明確，配合公司由於商務問題不能及時支援，可以說困難重重。但從專案開始到結束，專案組在專案經理的領導下與業務代表時刻保持著緊密的溝通，對於存在的各種問題從不拖延解決， 每天將專案各階段的進度情況發與專案干係人了解，保證各方面資訊的一致性。
專案組成員包括業務人員短期內成為了乙個團結而緊密的團體，業務人員也能夠了解專案組成員為此付出的努力，並打下了良好的客戶基礎。
2.2與部門領導的溝通
與部門領導的溝通在專案管理過程當中是不可避免的，由於目前中心的矩陣結構管理模式中，職能部門的許可權要大於專案經理的許可權，所以專案經理在專案管理中一定會不斷的和各職能部門經理打交道， 同時專案經理還要定期的向本部門領導匯報專案情況，尋求專案支援。筆者認為與部門領導的溝通有以下幾點需要注意：
2.21.尋求支援的郵件一定要簡練的描述清楚問題的關鍵所在，需要領導哪方面的具體支援，最好根據具體問題給領導1～3 個選擇，並指出專案組傾向於哪個選擇，原因是什麼，而不是把問題直接扔給領導。
2.22.一定要清楚各級領導的許可權和角色，解決問題時一定是要找到關鍵路徑上的關鍵領導，避免資訊同時發布多個領導，造成領導之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領導協調解決問題的難度。
2.23. 對於有些問題，不要一味的向領導妥協，不要一味的承諾實際不可能完成的專案工作，這既是對工作的負責，也是對領導、對專案組的負責。
2.3與專案組成員之間的溝通
對於專案經理來說， 規模較大的專案主要是與各應用的專業經理以及架構師之間的溝通。
《南昌捲煙廠除異味裝置改造專案》在系統測試階段，開發經理和測試經理關於提交的測試問題數量存在爭論，開發經理認為測試部門提交問題重複，且數量過多;而測試經理認為專案辦對於測試部門給出了測試標桿值，他是按照這個來執行的，而且他認為開發經理一味偏袒開發人員，且拒絕修改的問題答覆過於簡單。
從這個案例當中， 筆者認為關鍵在於專案經理接收到各方面資訊之後，不要急於做出結論，因為這個結論很可能是以偏概全或者根本就是錯誤的，要對資訊進行有效的確認。同時在溝通過程當中專案經理要做到立場的合理切換，有時候要站在專案的立場上、有時候站在專業經理的立場上。最後一點就是要堅持專案管理過程當中的公正、公平原則，對專案所涉及應用不偏不倚，只談問題的解決不談其餘的個人問題。
3、使用有效的溝通方法
要增加溝通成功的可能性， 使專案工作能按計畫正常的開展，就必須注意使用有效的溝通方法。
溝通方法分為以下幾種：書面、口頭;會議、郵件、**、**;正式、非正式。
書面溝通一般在以下情況使用： 專案團隊中使用的內部備忘錄， 或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的專案報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。書面溝通大多用來進行通知、確認和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡潔，以免增加負擔而流於形式。
口頭溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數人接受，但是不像書面形式那樣「白紙黑字」留下記錄，因此不適用於類似確認這樣的溝通。
在實際操作當中，沒有一定之規，專案經理應該根據具體情況，採取不同的方式，最終目標就是要達到最好的溝通效果。從目前使用頻率最高的會議、郵件、**和**幾種溝通方式來講，筆者認為如果問題緊急，那麼**或者直接面對面溝通是最有效的。如果需要乙個切實的承諾，那麼郵件溝通無疑是首選。
4、有效溝通的原則
4.1盡早溝通
在專案管理中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。
曾經碰到乙個專案經理， 檢查團隊成員的工作時鬆時緊， 工期快到了和大家一溝通才發現進度比想象慢得多，以後的工作自然很被動。盡早溝通要求專案經理要有前瞻性，定期和專案成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在專案中出現問題並不可怕，可怕的是問題沒被發現。
溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
4.2主動溝通
溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在專案中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。
當溝通是專案經理面對使用者或上級、團隊成員面對專案經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯絡，更能表明你對專案的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個專案非常有利。
4.3保持暢通的溝通渠道
溝通看似簡單，實際很複雜。這種複雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是「過濾」，也就是資訊丟失。
產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、資訊內容、道德規範、名譽、權利、組織狀態等等， 經常碰到由於工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異。
如果要想最大程度保障溝通順暢， 當資訊在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾， 使得資訊在傳遞中保持原始狀態。資訊傳送出去並接收到之後，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。如果結合專案，那麼專案經理在溝通管理計畫中應該根據專案的實際明確雙方認可的溝通渠道， 建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，並且定期檢查專案溝通情況，不斷加以調整。
這樣順暢、有效的溝通就不再是乙個難題。
5、結束語
總之，溝通是人際之間傳遞資訊的過程，它對於專案取得成功是必不可少的。要做好專案每個階段的工作，達到預期的效果，就必須在專案組內部以及專案組與外部環境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞資訊從而達到各成員的協調一致; 使專案成員明確各自的職責，了解他們的工作對實現專案目標所做的貢獻;通過廣泛和深入的溝通，找出專案管理的問題，預估專案過程當中的依賴和風險，制訂相應對策和解決方案，並跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好專案管理工作、更好的實現專案目標的重要前提。
參考文獻
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