小型研討會流程總結
一、 活動組織：
1、 活動策劃
策劃是辦活動的脈絡，乙份好的策劃是成功的前提；目的就是通過這份策劃書的制定使得活動能夠讓任何乙個有一定責任心的人、只要按照策劃書執行就能夠比較好的完成該項活動的組織工作。
策劃書包括：
● 確定會議的目的和要求達到的結果，以及整體預算；
● 擬定具體操作方案，應該包括活動的總體規劃、「工作時間程序表」、「任務分工表」、「物品清單」等。
● 組織任務小組，分配人員職責。分配任務要以個人為單位。
2、 活動前準備：
（1） 嘉賓邀請
邀請分三個環節：邀請階段、跟高階段、提醒階段。
（2） 會場確定（至少提前一月進行）：
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好達到以下幾個標準：
★大小要適中
會場太大，人數太少，空下的坐位太多，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。
★地點要合理
要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。
★附屬設施要齊全
會場的照明、通風、衛生、服務、**、擴音、錄音等各種裝置都要配備齊全。對所有附屬裝置，會務人員要逐一進行檢查。
★要有停車場
（3） 酒店預訂
酒店選擇標準：
◆客房的標準是否符合會議要求。三星級至四星級的標準是最保險的選擇。
◆在會議期間可供使用的房間總數有多少，滿足需要的充足的客房是必須的。
◆是否有不同的房型滿足不同的與會者的需求。
◆什麼時間可以入住。與會議地點協商，要求能夠安排提前入住。
◆最遲何時退房退房時間。與會議地點協商能夠延遲退房。
客房預定方式：
蒐集與會者相關資訊，如讓與會者填寫乙份住宿單，要求其填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，內容包括：
1) 註明客房的會議**
2) 註明代表房費由主辦機構統一付費，非代表房費需自付。
3) 註明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、**費等)。
4) 註明主辦單位只支付會議全程2023年#月# 日- #日共#天房費，不提供提前或超時的住宿服務。
5) 註明代表用餐標準，以及非代表用餐需自付（午餐*元/人，晚餐*元/人）等
根據蒐集的資訊，統計整理出乙份房間預定單（包括入住客戶姓名、房間型別、付費方式、抵達與離開日期等），交予酒店，告之所有訂房以此預訂單為憑。並且將住宿負責人的****留給酒店前台，以便能及時通知工作人員嘉賓退房訊息。
（4） 印刷材料的設計製作
根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案（橫幅、展板、背景板等）；提前把印刷品送到會場或指定位置。
（5） 會議相關書籍、資料準備：
包括會議流程、會議議程、簽到**、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式等等。
（6） 志願者招募
● 志願者招募資訊發布
● 志願者篩選
● 志願者培訓
● 志願者名單確定
● 志願者分工
2、活動組織：
基本準備：這個部分需要對活動現場的種種所需設施、物品、人員做好規劃，主要包括：會場布置、現場工作人員、技術/裝置、資訊聯絡、其他
（1） 簽到與入住安排
通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。需要提前分配好引導及協助人員，準備好簽到臺以及入住酒店相對明顯的路徑指示。
嘉賓所使用的材料（包括會議須知、會議詳細日程、會議流程、筆、小紀念品等），會議須知上要註明酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等，以防嘉賓在不知情的情況下，花費了額外的費用。
（2） 會場布置：主要包括茶點、座位（座次）、參考資料的發放、講台、鮮花、其他裝飾用品等
（3） 現場工作人員安排：
● 禮儀接待人員：安排好活動的禮儀接待人員，包括引導領導嘉賓入場簽到、發放材料、發放活動簡介和流程等。
● 現場秩序維持：例如，表演類活動對觀眾秩序的維持和表演者的引導、頒獎類活動領獎人的引導等。
● 資訊聯絡人員：主要是指活動相關參與人員的聯絡工作，包括嘉賓評委領導、觀眾、工作人員、採訪的**等的聯絡工作，
● 收尾工作人員：做完活動以後別忘了把現場收拾好，包括安排好送領導、嘉賓、評委離場等。
● 其他：包括負責接送車輛、合影、茶點等
3、活動後續組織
主要包括活動資料的記錄和整理、經驗總結等
（1） 結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對並結帳
資料：會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊
（2） 活動資料的記錄和整理：包括活動報道、活動現場**、影音資料等的記錄和整理；
（3） 經驗總結，針對活動策劃組織的各個環節中出現的問題進行總結，找出問題或者漏洞並制定相應的解決辦法，避免今後的活動中出現類似問題。
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