會議組織流程與規範
一、 會議準備
（一） 會議資料準備注意事項：
1. 在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領導、參會普通人員），資料按照人員角色分別準備。
2. 會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。
（二） 會議通知注意事項：
會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用於參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：
1. 正式的書面會議通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。
2. 書面會議通知應通過正式途徑傳送給參會人員，如：電子郵箱（確保每個參會人員都有呈送會議通知，避免遺漏），如有必要可另行**通知參會人員。
3. 會議通知應提醒參會人員準備好相關的資料，例如：總結日常工作中遇到的難題、困惑以及站點運作中出現的不規範現象等問題。
（三）會議議程安排注意事項：
1. 會議開始時簡要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文件作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。
2. 安排會議議程時應考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內，如9：00-11:
00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。
（四）會場布置注意事項：
1. 會議場所應提前安排好，並在書面會議通知中告知參會人員。
2. 根據參會人數安排好坐席，將會議資料在會議前擺放在坐席上。
3. 需要用到**放映或者開**會議時，要除錯好會場的投影儀、調音台、幕布、麥克風等器械。
4. 會議組織人員應準備好各項會議記錄工具，如筆記本、簽字筆、相機等，以便於在會後做好會議總結工作。
（五）現場安排（人員入場時）注意事項：
1. 會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。
2. 會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。
二、 會議進行
（一）會議記錄注意事項：
安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發言進行記錄（特別是討論性質的會議），記錄內容會後留底。
（二）其他注意事項：
1. 參會人員就坐後提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。
2. 會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。
三、會議總結
（一）整理會議記錄：
1. 整理好會議中的文字記錄和**、**、記錄，進行備案。
2. 完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。
3. 整理完成會議總結材料後報領導審批。
4. 得到領導審批之後將會議總結資料歸檔儲存。
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