我們是乙個會議大國，幾乎每天都在大大小小的開會，但是辦好會議很不容易，特別是細節問題很容易忽視。開會目的不是組織會議的人員所要考慮的，組織人員只是負責把會議辦的圓滿，這比會議的內容更重要。成功的會議就是要做到有序、高雅，讓領導滿意，讓參會人員舒心。
一、制定會議方案
1.明確會議的內容、參會人員、時間地點、會議日程2.特別是要組建籌備會議人員的分工一般為會務組、材料組、秘書組、宣傳組
會務組：要提前考察會場，包括住宿、大會議室、小會議室、用餐環境、交通狀況
材料組：起草領導講話、會議主持詞、經驗交流發言稿的把關、致詞、祝酒詞等、整理講話錄音、印發領導講話、
秘書組：起草會議通知、會議指南、落實參會人員、收集會議回執、安排會場布置、製作桌簽、座次表、聯絡照相合影。
宣傳組：負責聯絡新聞**，起草會議通稿，編髮會議演示文稿，落實攝影、錄影。
3.會議組織必須確定一人總體把握督促各項工作的進度、到位程度以及情況發生變化時及時調整方案
二、前期考察工作
（一）考察酒店：現在會議一般在酒店開，必須實地考察，了解酒店的檔次、接待能力和合作能力。
4.住宿條件，床位數能否滿足參會有人緣和辦會人員的住宿，房間必須乾淨整潔，裝置齊全。有可上網的電腦最好，現代人已離不開電腦和網路。
5.會場情況，會場大小，座位數、桌子數，進出是否方便，主席台的座位數，是否有小會議室供分組討論用。
6.所需費用、財務流程，開會必須根據經費寬裕程度組織，了結酒店的收費情況很重要。另外，會議上難免有一些支出需要現金，也要了解酒店是否能夠提供方便，預借現金。
7.酒店服務，酒店的商務部是否能夠提供列印、訂票、日用品的購買等服務，以及結算辦法。
8.用餐情況，用餐場地距離住宿和開會地不能太遠，必須大氣、高雅，能夠提供自助餐和桌餐，有宴請必須提供主桌、桌簽、擴音裝置等。
9.休閒娛樂，會議期間如果要豐富代表的生活，就要安排唱歌等活動，要了解包間大小、費用，是否健康。
（二）考察現場：這一點主要是針對一些帶有現場性質的會議，現場要有可參觀的價值和條件。
10.必須根據時間和路途確定現場的個數，每個現場要有自己的特點和代表性，不能千篇一律。
11.現場必須做好迎接參觀的準備，參觀內容的呈現方式、參觀的路線，迎接方式、歡送方式，講解員，擴音裝置。
12.現場要提供乙份情況介紹，包括簡介、特色。三、會議準備（一）通知會議
13.起草會議通知，要明確會議內容、時間地點、參加人員，這是常規。
14.會議通知細節之處有6點：是否要求參會人員準備發言、表演等，是否接站送站、是否收取會議費、是否要求給會議提供材料、食宿和交通費用、是否安排隨行人員的食宿。
15.必須要求參會人員按時間報回執，包括姓名、性別、民族、單位和職務、****，其他要求如是否需要住單間、是否需要接站，是否訂機票和火車票，是否安排旅遊，如果是少數民族，飲食有沒有特殊要求。
16.發出會議通知，必須確保被通知人收到通知。（二）材料準備
17.起草領導講話，這是會議的核心內容，必須高度重視，提前做好，確定有幾位領導講話，側重點如何把握。講話起草要徵求講話人的意見，並提前交給講話人。
18.會議所發材料，經驗交流的材料應該包括發言的材料和書面交流的材料。是否有近期需要傳達的重要檔案，是否有需要討**件內容，是否有贈送的資料。
19.還需起草的文字材料，包括主持詞、總結講話、致詞、祝酒詞等。
（三）會務準備
20.需要準備幾個事情，製作會議橫幅、宣傳標語、桌簽。
要通知新聞**按時到會，知道會議安排，給記者提供新聞通稿。
21.準備材料袋，裡面至少包括會議指南或會議日程、會議材料、代表證、餐票，最好有乙個目錄也放在裡面。
22.會議報到，至少安排三個人，乙個人負責登記，分房間，乙個負責發資料，乙個預備輪換休息。如果收費還要另安排兩人。報到冊一定要填寫清楚，以備製作通訊錄。
23.需要製作五個清單，一是最好提前把房間分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要編號；三是開會的座次表，以便每個人對號入座；四是討論分組表，每個人知道自己參加哪乙個組的討論（分組表要有討論的會議室、召集人、聯絡員）；五是合影照相的位置表。
24.會場布置，必須要有專門人負責布置會場，包括8個細節，橫幅的懸掛，主席台座位的排列及桌簽的擺放，會
場桌籤的擺放，發言席的位置，音響要除錯好，會場裝飾用的花盆、花籃。要準備兩支錄音筆，做好領導講話錄音。是否準備投影提前考慮並除錯好，服務員按時到位。
25.安排領導房間，領導住的房間要提前去看，環境是否安靜，是否有沙發（給領導匯報工作的地方），要擺放鮮花、水果、洗漱用品，會議日程，領導活動安排表。
26.用餐準備，去餐廳的引路牌，餐廳桌子的擺放和編號，音響要提前除錯。如果自助餐，特別是早飯，不能讓領導去擠，要安排包間及陪領導吃飯的人。
四、開會
會場的氣氛對領導的情緒影響很大，也是檢驗會議組織是否有序的重要環節，必須達到領導滿意的目的。
27.會前安排，會務人員要督促參會人員按時提前到會場，如果有座次就可對號入座，否則要盡量讓參會人員靠前坐，顯得會場有氣氛，（開會不願坐到前面去，這是中國人的毛病），沒到的參會人員要及時把他的牌子撤掉，不能讓空在那裡。要提前要求參會人員關閉手機、不要來回走動。
28.要準備領導會前休息室，休息室要有服務人員，會場準備好要邀請領導上主席台就做。
29.領導的講話要提前備乙份，以備領導忘記。年齡大的領導講話最好用大號字印。
30.把錄音筆放在主席台桌子上，開啟。
31.必須要有人招呼領導的司機，否則他們不滿意會傳給領導。必須有人招呼記者。
會議開始後會務工作的一大半就完成了，可以享受自己勞動的成果了，但是要坐在會場認真聽會。
五、後勤保障
32.安排合影必須提前擺好座次，以免到時互相推讓。最好準備專業的合影梯台架，一般樓前的台階上效果不好。
33.餐廳要有人專門負責，提前上好冷盤，準備好餐桌編號，準備好音響。
34.用餐的敬酒活動要文明、和諧，限制喝酒，避免有人喝多了，這時吝惜一點也無所謂。
35.如果有唱歌的娛樂活動，要安排一兩個專業一點的節目，最好有乙個主持人，以免混亂局面。
36.安排代表離會，盡量不要拖延退房時間。六、會後工作
37.整理領導講話，要印發。
38.編髮會議的演示文稿，通報會議情況。39.製作會議的展板，展示開會的情況。
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