專案管理的三角難題與解決方法

2021-03-03 21:16:56 字數 5052 閱讀 1184

【編者按】 老闆們當然希望專案做得又快,又好,又便宜;但魚掌難兼,專案經理必須知所取捨。

「要馬兒好,又要馬兒不吃草」這句話不知是誰「發明」的;發明這句話的人,想來是專案管理的高手。為什麼?因為專案管理的精義,就是「又要馬兒好,又要馬兒不吃草。」

乙個成功的專案,通常有三個要素:

時間的要素──完成的時間要「快」。

成本的要素──完成的成本要「便宜」。

效果的要素──完成後的表現要「好」。

這三個彼此互斥的要素,就像乙個等邊三角形的三邊一樣,缺了一邊,或任何一邊比其它兩面邊短,我們就不能再稱這個三角形為等邊三角形了。

在我的經驗中,如果在這三個要素中袛要做到一項的話,這種專案好做,百分之

八、九十以上的專案經理大概都可以勝任愉快。如果在三個要素中要做到兩項,就不是一般的專案經理能勝任的了。在比率上,我認為能把以上三個要素中的任何兩項做到的專案經理,大概不會超過百分之五十。

真正能夠把專案中三個主要需求都能做到的高手,在一百位專案經理中,最多不到十個。

有人聽我這麼說也許會不服氣,認為我在這裡危言聳聽,亂嚇唬人。他們不了解我的本意。我的本意祗有兩點:

第一、專案成功的要素,彼此之間是魚與熊掌的關係。

第二、要兼顧的難度,是照幾何級數上公升而不是按算術級數上公升。

這樣乙個三角難題,要我們怎麼去解呢?我認為應該從兩方面去著手。

第一,我如果是個專案經理,一定要問:

□什麼是「好」?

□什麼是「快」?

□什麼是「便宜」?

「好」字咱們中國人用來真是千變萬化,神奇不已。有時用來作副詞,像說:這顏色「好」漂亮。

有時用來做動詞;說那個傢伙很「好」色,可不是什麼恭維之詞。「好」字用到恰處,又變成了另外意思的代名詞了。別人問:

「這個女孩子怎麼樣?」你說;「她很好」,言下之意,就是不很漂亮。別人問:

「這個人怎麼樣?」,你回答:「他很好」,言下之意,就是他不太能幹。

同時,某乙個人認為好的,另外乙個並不認為好,這是我們日常生活中常遭遇到的問題。

在專案管理中,好就是好,不好就是不好,這沒有什麼主觀或客觀的差異,也沒有什麼明示或暗示的問題存在。要談到專案管理中「好」的定義,第乙個條件就是要看它是不是有用。「有用」和「能用」是兩回事。

很多「能用的」東西不一定「有用」,這牽涉到客觀價值的問題。有一天,我在台北的街上看到乙個年輕人開了一部德國制的跑車,車尾上還有一塊壓風板的那型。我心想,在台北這種交通堵塞、寸步難行的情況下,開這種跑車真是龍遊淺水,英雄無用武之地。

這部跑車算不算是部好車呢?當然算。但在台北街頭這種客觀環境之下,它還算不算是部好車?

當然不算。

我從前有乙隻瑞士製的名錶,是屬於那種很貴,很多仿製品那型。因為要動,它才會上煉,不動它,隔一陣就停了。我後來不勝其煩,換了乙個日本制的石英表,價錢祗有那只瑞士表的幾十分之一,不但不用上煉,並且有兩個時間,能讓我不用花腦筋就可以同時知道台灣和美國加州的時間。

早上六點它會把我鬧醒,打球、洗澡也懶得把它脫掉,並且是夜明的。你說這兩個表那個比較好?我可以很坦白地告訴你,因為後者比較有用,後者比較好。

因此,在專案管理上,關於「好」的定義,是「有用」而非能用」。

「好」的第二個條件,要看它是不是能達到原先要達到的目的。 如果說目的是代步,汽車比腳踏車好;如果說目的是運動,腳踏車卻比汽車好。在日常生活中,有人叫你去買蘋果,結果你買了橘子回來 。

蘋果和橘子雖然不是一樣,但也許還勉強可以混過去。在專案管理上,如果要的是蘋果,交貨的時候卻變成了橘子,這就不能算是乙個成功的專案。為了避免這種錯誤,專案經理必須在專案設計時把專案結果的規格先弄清楚。

口說無憑,要的東西都要寫下來。交貨的時候 ,如果我交給你的是規格上寫明的東西,那我就算給你乙個「好」東西。

不管專案的成果是什麼,也許是一套軟體系統,或一部新的機器 ,或一條新修的鐵路....凡是好的東西,一定是容易用的東西。 當錄影機剛出來旳時候,懂得怎麼用它去錄電視節目,真是一門大學問。在我的朋友中,大多數人都不會用,尤其是太太們,十有九人不會用它。

不會用、不敢用之人中,很多還都擁有博士學位哩。為什麼 ?因為它設計得太複雜,太不容易用了。

後來有****工程師,想出乙個辦法,請每個電視台把每個節目都用乙個不同的數字來代替, 到時候任何人祗要把他想錄節目的代號輸進錄影控制器中,節目時間一到,錄影開始,這樣一來,人人會用錄影機。從專案管理「好」的定義來看,簡單、好用的東西,就是「好」的東西。

乙個專案的產品,除了有用和好用之外,還要具有可塑性和可擴充套件的彈性。前者表示它的功能,在必要時可以加以改變。後者表示在時間上,它不但可以持久並能擴充套件。

美國的超級公路,是艾森豪威爾主政時的德政,在設計上,考慮到必要時可供噴射戰鬥機起落。擴充性比可塑性更重要。如果說一套計算機實用軟體的設計,在開發完成上線不久,就不能滿足公司業務上的新需要的話,設計這套系統的專案還夠格稱為乙個好專案嗎?

當然,未來的需要也許不是目前能預料的,為了不可**的將來而犧牲了現在的需要當然不對,但無論如何,乙個好的專案,它所設計的產品必須具有容易修改,可以擴充,並且不會馬上就失效的彈性。缺乏有這種彈性的產品,就不是乙個好的產品。 乙個生產沒有彈性產品的專案,就不能算是乙個好的專案。

但是一般所謂好的專案,究竟指的是什麼呢?換句話說,怎麼知道這個專案是成功的專案或失敗的專案呢?你祗要問:

專案的結果能否使公司的收入增加?

專案的結果能否使公司的支出減少?

專案的結果能否使公司的服務加強?

能達到這三個目的,就是好的專案。

接著,讓我們來談談什麼是「快」?在我們日常的生活中,「快 」和「好」一樣,往往是主觀的而非客觀的。有時它又是憑感覺而非憑理性的。

小時候寫作文,常喜歡用「光陰似箭」來破題。遇到做自己不喜歡做的事情,老喜歡用「度日如年」來形容。在專案管理上, 時間是絕對的,而非憑感覺的──能在半年內完工,就是比在九個月內完工要快三個月。

但這個專案能在半年內完工就算快嗎?誰說的? 我們搞專案管理的人常講乙個笑話:

「如果你問你的老闆他希望什麼時候要這個專案完工,他一定會回答說:昨天。」

因此,專案經理最容易犯的乙個錯誤,就是在完工日期的**上 ,為了討好上司的要求而盡量樂觀。同時,老是用歷史的資料或別人的經驗來影響自己的**,殊不知每個專案的客觀條件和外在環境都不一樣。專案經理在作完工**時,千萬要記得乙個教訓:

你的老闆或客戶不會記得你告訴他多快可以完工,因為再快他們都會嫌慢,但如果你告訴他們該完工的時候完不了工,那你的麻煩可大了。所以在預估時,膽子放小點,時間放長些。

還有一點更重要:老闆們當然不喜歡聽壞訊息,但更不喜歡聽出人意外的壞訊息,因此當完工的**如果出問題的時候,絕不能隱瞞 ,硬著頭皮也要讓老闆知道。

要達到預期完工的要求,專案經理一定要懂得怎麼把乙個規模大 、時間長的專案,分成不同的階段來完成。在每個階段中,又要根據每階段不同的重點分別來作完工**。工程分得越細,**的準確性就越高。

這道理很普通,但做起來卻很困難,因為需要很周詳的計畫和分析。計畫和分析要花腦筋,可不是每個人都能做到的。說了半天 ,快字訣祗有一點,如果一切按照計畫,這就合乎快的原則,否則就是不快。

該完工時完工就是快,否則就是慢。

至於什麼是「便宜」?我以為省錢不是專案管理中最重要的目的 。乙個專案該花多少錢,是應該早就算出來的。

一般來說,如果實際的花費和預估的花費差別在三○%左右,應該是能接受的範圍;超過百分之三十,表示預算做得不徹底。

在專案管理裡,最難預估的不是完工的時間,而是專案的預算。 專案經理在這方面遭受的壓力,比什麼都大,因此,在做預算的時候 ,必須面對現實,既不能故意灌水,也不能故意過份樂觀。

乙個聰明的主管,要重視的是產品的價值,而非只是重視價錢。 不懂得在價值上動腦筋,祗懂得在價錢上打算盤的專案經理,前途不樂觀。但是價值有兩種:

有形的價值和無形的價值。在專案管理中, 強調無形價值是致命傷。坦白地說,如果乙個專案沒有有形價值當後台,其存在的價值就很有限。

在我剛才提到那三個專案的目的中,增加收入和減少支出屬於有形價值,增強服務屬於無形價值。有形價值高的專案,就是「便宜」的專案。否則,就是不便宜的專案。

專案經理了解專案管理三角關係的定義之後,至少對專案追求的目標不會太迷糊。但這不能擔保從此就天下太平。任何專案經理都想把他的專案管得又快、又好、又便宜,但事實上,不是每個專案都能達到這個境界,有時候,也並非一定要達到這個境界不可。

一位有經驗的專案經理,一定要懂得怎麼做「取捨分析」︵ trade-off analysis︶;換言之,懂得「棄車保帥」的重要性。如果我們用我提到過的「快、好、便宜」來作標準,有的時候三者可以祗取其一,或者祗取其二,這就是我們所謂的「取捨分析」。

現在,讓我舉幾個例子來說明一下,我在這方面的看法:

一般來說,凡是屬於研究發展的專案,尤其是有關藥品方面的研究發展,錢和時間都很有彈性,但對專案產品的品質卻沒有任何彈性 。換句話說,快、好、便宜的這個三角形,「好」的那邊比什麼都重要。反過來說,一般重工業機械或房屋建築等有關專案,「快」卻是最重要的因素,因為祗有在專案結束交貨後,才能收款來繼續以後的專案。

再看有關製造環保控制機器的發展專案,由於它的訂價和效果已經按法律的規定而不能再有太多彈性,但在交貨的時間上,快不快並不是那麼重要。相反地,所有的諮詢專案,在時間和價錢上沒什麼彈性,但在成品的品質方面,好不好就大有融通的餘地。

有些專案是沒有什麼「棄車保帥」那套的。一九六○年代初期, 美國受蘇聯發射史潑尼克號人造衛星的刺激,甘迺迪**下命令要在一九六○年代結束前把人送上月球,並安全地帶回來。這個龐大的專案,在時間上要快,必須趕在蘇聯之前完成;要好,絕不能出現任何差錯;並且在預算上有限制,因為預算來自老百姓交的稅,經國會通過才行。

結果,美國果真搶先把人類送上月球,並平安地帶回來。在歷史上可以和這個專案媲美的,大概祗有造原子彈的曼哈頓專案了。

我提到「棄車保帥」的觀念,並不是要國內的專案經理們放棄理想,不追求專案三角關係的完美。我祗是強調一點:當這個三角難題無解的時候,要懂得顧全大局,兩害相權取其輕。

很多時候,由於外在和內在的壓力,「取捨分析」是免不了的。要做好取捨分析,專案經理至少要懂得六件事:

第一,要很清楚地了解專案衝突的基本原因。

第二,重新確認專案的目的。

第三,了解專案現處的環境及目前狀況。

第四,尋求可行的其它方法。

第五,選擇最佳的其它方法。

第六,重新策劃專案計畫。

專案的目的,不外乎增加公司收入、節省公司支出和提公升公司服務水準三者。專案的成功與否,取決於專案完成是否又快又好又便宜 。這個三角關係雖然難解,但並非無解。

運用之妙,存乎一心。我在此文中談到的一些技巧,有點像野人獻曝,希望有些參考價值。

專案管理的三角難題與解法

要馬兒好,又要馬兒不吃草 這句話不知是誰 發明 的 發明這句話的人,想來是專案管理的高手。為什麼?因為專案管理的精義,就是 又要馬兒好,又要馬兒不吃草。乙個成功的專案,通常有三個要素 時間的要素 完成的時間要 快 成本的要素 完成的成本要 便宜 效果的要素 完成後的表現要 好 這三個彼此互斥的要素,...

專案管理三角難題

在專案管理中,好就是好,不好就是不好,這沒有什麼主觀或客觀的差異,也沒有什麼明示或暗示的問題存在。要談到專案管理中 好 的定義,第乙個條件就是要看它是不是有用。有用 和 能用 是兩回事。很多 能用的 東西不一定 有用 這牽涉到客觀價值的問題。有一天,我在台北的街上看到乙個年輕人開了一部德國制的跑車,...

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