專案失敗常見的原因和解決方法

每乙個專案都是獨特的，然而專案失敗的根本原因通常都是相同的。當我們知道這些原因後，我們可以最小化發生問題的機率，增加專案成功的概率。

那麼當我們面對粗糙的專案啟動、過弱的控制、缺乏資源、專案風險和不且實際的期望時，應該怎麼做？以下是五個常見問題和解決方法。

一、簡單粗糙的專案啟動

也許最常見的問題是沒有正確地啟動專案，而這其實只需要花點時間去收集客戶需求、同意客戶要求、創立乙個良好的專案計畫以及設定客戶的期望。而人們總是傾向於迅速開展專案工作。但是乙個簡單粗糙的專案啟動階段經常會導致問題發生，甚至專案失敗。

解決方法：在正確的專案啟動過程完成之前不要開展專案工作。如果客戶為了盡早得到交付物而推動你基於假設開展專案工作，請不要同意。

事實上，簡單粗糙的專案啟動會帶來返工、錯誤、疏忽、只會令專案變糟。當被不合理推動時，只能說」不「，並且絕對不可太早開始。

二、過弱的專案控制

即便計畫再周密、啟動再充分，如果不能有效的進行管理，也是沒有意義的。缺乏控制導致的典型問題包括：範圍漸變、過於簡單的工作計畫、缺乏變更控制、缺乏溝通和風險及問題的管理不善。

解決方法：

（1）建立變更管理過程並且令所有人都知道這些控制。使用這些過程與保證你的團隊保持關注與交付關鍵的東西。

（2）使用異常報告。這樣可以保證當風險和問題出現的時候可以得到更好的關注；

（3）定期與客戶、專案贊助人以及其他重要的專案干係人進行溝通；

（4）定期評審、更新專案計畫。如果專案計畫沒有評審和更新，那其實也沒有必要制定計畫了。

三、缺乏人手和技能

專案人手不足，或者配足人員的數量但卻配備錯誤的技能組合，這些問題經常導致專案失敗。當你的專案沒有足夠的、具有合適技能的人員，那確實是令人沮喪。但這問題在現今的專案裡面非常普遍。

解決方法：堅持要求管理層提供合適的人員，無論是從內部調配還是雇用外包合同員工。使用可靠的專案計畫來說明在哪些方面你還需要投入人員來支援你的要求。

不要保持沉默並且苦苦支撐，這對你和你的團隊都不公平。

四、沒有強調風險和問題

在專案的生命週期中，有很多場合風險和異常會導致問題，甚至失敗。這些例子包括：

（1）沒有清晰的定義需求，結果是不能滿足客戶的期望；

（2）使用前沿的新技術導致無法預料的問題；

（3）過於簡單的技術設計使得未來的方法沒有變更與伸縮的可能；

（4）無效的變更控制是的變更要求導致專案偏移原來的目標；

（5）測試不充分導致錯誤和缺陷遺留到產品上；

（6）在關鍵時刻缺乏關鍵人物的支援。

解決方法：在專案開始的時候對風險和問題列表進行評審。其中乙個好辦法是使用頭腦風暴列出可能的風險和問題，參與人員包括專案成員、其它參與過類似專案的專案經理等。

在整個專案過程中不斷對風險和問題進行評審。對上面例子中的解決方法包括：

（1）僱傭商業分析人士勾畫出客戶的需求，並使用清晰、明確的文件進行記錄；

（2）提問是否必須使用前沿的新技術，後者是否有能提供相同功能的更多方法；

（3）由你的團隊進行技術設計。這樣有很大的機會獲得乙個可靠和靈活的設計，而且你的團隊也有了可以繼承使用的基礎設計；

（4）在專案啟動之前與客戶達成乙個變更控制的流程，並且嚴格根據流程執行；

（5）將測試計畫與根據客戶要求制定的測試場景放在一起。保證你有足夠的資源以及保證客戶承諾進行測試；

（6）制定乙個針對失去關鍵人物的風險的應急計畫。

五、不能有效管理客戶期望

通常的專案開始都是在乙個有很多樂觀估計的基礎上。在專案的生命週期，客戶期望會膨脹成為根本不現實的程度，當客戶不知道他們應該期待什麼或者他們不能看到專案的實際進展情況，他們就會對你感到失望，你們的關閉就會破裂。

解決方法：將期望值管理到乙個合理的水平是專案經理的職責。其中乙個方法是將專案分解為有頻繁里程碑的各個任務塊或者專案階段。

你可以通過發布週期性的交付物給客戶，讓他們看得到他們將要得到什麼。通過這種方式讓客戶在早期就能看到你們在做什麼，從而客戶保證專案交付物能符合客戶的期望。