3.1.2 工作分析的定義
工作分析是對組織中某個特定職務的設定目的、任務或職責、權力和隸屬關係、工作條件和環境、任職資格等相關資訊進行收集與分析，並對該職務的工作做出明確的規定，且確定完成該工作所需的行為、條件、人員的過程。工作分析的結果是形成工作說明書和工作規範。簡單地說，工作分析就是確定某一工作的任務和性質是什麼，以及哪些型別的人（從技能和經驗的角度來說）適合被僱傭來從事這一工作。
工作說明書主要指明了工作的內容是什麼，工作規範則明確了僱傭什麼樣的人來從事這一工作。工作分析是人力資源開發與管理中必不可少的環節，它是人力資源開發與管理的基礎，它與人力資源的確保、開發、報酬、整合及調控等工作有密切的關係。
3.1.3 工作分析的目的
工作分析的目的是為了了解工作的性質、內容和方法，以及確定從事該項工作需要具備的條件和任職資格。工作分析可以為解決以下問題提供答案：
1） 員工需要完成什麼樣的工作；
2） 此項工作將在什麼時候完成；
3） 此項工作將在什麼地方完成；
4） 如何完成此項工作；
5） 為什麼要完成此項工作；
6） 完成此項工作需要具備哪些條件。
3.2 工作分析的資訊與過程
3.2.1 工作分析資訊的種類
為了成功地完成工作分析，需要相當多的資訊，通常包括以下幾類資訊，如表3—1所示。
表3—1工作分析中需要收集的資訊
3.2.2 工作分析的作用
在瞬息萬變的工作環境中，乙個適當的工作分析體系是至關重要的。工作分析是**人力資源需求、制定人力資源規劃的基礎。僅僅知道企業需要200名工人在新的生產線上生產產品是不夠的，還應該知道每項工作都需要不同的知識、技能和能力，每項工作具有不同的工作要求，因此首先要進行工作分析。
如圖3—1所示，通過工作分析所獲得的資訊，實際上成為具有內在聯絡的幾種人事管理活動的基礎。
圖3—1 工作分析所獲資訊的應用
1）招募與甄選
雇主的招聘與挑選的實踐試圖識別和僱傭最適合的求職者。工作分析所提供的資訊包括工作的任務和性質以及具備何種條件的人才能完成這些工作任務。這些與工作說明書和工作規範有關的資訊實際上決定了需要招聘和選擇什麼樣的人來從事此種工作。
如果招聘者不清楚某種工作的任職資格，則招聘來的人很有可能並不適合此種工作。
2）培訓與開發
公司可以使用工作分析的資訊去評估培訓的需要以及開發和評價培訓的方案。工作分析能夠識別乙個員工必須完成的任務，通過績效評估過程，主管人員可以識別哪些任務已被恰當的完成以及哪些任務完成的不恰當，進而確定那些不恰當地被完成的任務能否通過培訓加以矯正。工作分析以及作為工作分析結果的工作說明書與工作規範也顯示出了工作本身要求員工具備哪些知識、技能或能力，如果在該職位的員工不具備所要求的條件，則對員工的培訓和開發就是必要的了。
依據工作說明書和工作規範，自然能夠了解要對員工進行何種培訓。
3）績效評價
績效評價過程就是將員工的實際工作績效同要求其達到的工作績效標準進行對比的過程。工作分析提供的關於工作內容和績效標準的資訊是企業各項工作任務完成的標準，對員工的工作績效評價應依據員工完成工作說明書中規定的職責的好壞來進行。如果對員工的績效評價依據的不是工作說明書中包括的因素，則這種評價在很大程度上帶有不公正性。
4）工作評價及報酬
工作分析所得資訊可以用來確定工作的相對價值，進而確定對該項工作支付的報酬。一般來說，工作的職責越重，要求的知識、技能和能力越多，工作的相對價值越大。工作的相對價值又是確定報酬的重要依據，一般二者呈同向變化。
另外，報酬（如工資和獎金）通常都是同工作本身要求工作承擔者所具備的技能、教育水平、能力以及工作中可能會出現的危害人身安全的因素等聯絡在一起的，而所有這些因素必須通過工作分析才能確定。
此外，工作分析在很多方面還起到重要作用。當企業要解聘現職人員時，可以工作說明為依據，說明該員工不能勝任的工作。工作分析提供的各職位的職責資訊，可以方便授權，使各級人員在自己的職責範圍內負起責任來，避免遇事不論大小層層請示的現象發生。
工作說明書和工作規範中反映的工作的危險性，在考慮安全與健康問題時具有重要作用。通過工作分析，可以檢查各職位之間的工作內容是否重複，各職位的工作負荷是否均衡，各項工作流程是否合理，從而對組織結構和工作流程進行必要的調整。工作分析還可以挖掘一些被忽略了的工作職責，確保所有必須完成的工作任務都確定無疑地被分配到各個特定的職位上去。
企業也需要工作分析的資訊為有關晉公升、調動和降級等人事決策提供依據，工作說明書提供了乙個比較個人才幹的標準。可以這樣說，工作分析所提供的資訊影響著人力資源管理方方面面的活動。
3.2.3 工作分析的過程
工作分析是對工作乙個全面評價過程，這個過程可以分為四個階段：準備階段、調查階段、分析階段和完成階段。
1）準備階段
準備階段是工作分析的第乙個階段，主要任務是了解情況，確定樣本，建立關係，組成工作小組。具體工作如下：
（1）確定工作分析資訊的用途。首先，要明確工作分析所獲得的資訊將用於何種目的。這是因為工作分析所獲得資訊的用途直接決定了需要蒐集何種型別的資訊，以及使用何種技術來蒐集這些資訊。
有些技術如對在工作崗位上的員工進行訪談，讓他們說出自己所從事的工作的任務以及他們自己所負有的責任，這對於編寫工作說明書和為空缺崗位甄選員工是極為有用的。而另外一些分析技術如職位分析問卷法則不能提供上面所述的描述性資訊，但可以運用職位分析問卷法得出的結果對工作進行對比，以確定各種工作的相對價值進而確定此種工作的報酬。（各種工作分析的方法將在下一節中詳細介紹）
（2）組成由實際承擔工作的員工、承擔工作員工的直接上級主管以及工作分析專家參加的工作小組來蒐集工作分析資訊。利用現有的檔案與資料，如組織結構圖、工作流程圖、崗位責任制、工作日記等對工作的主要任務、主要職責、工作流程進行分析總結。如果有現成的工作說明書，則它將成為審查並重新編寫工作說明書的乙個很好的起點。
工作分析小組可以提出原來的工作說明書中存在的不清楚、模稜兩可的問題，或對新的工作說明書提出擬解決的主要問題。
（3）確定調查和分析物件的樣本，選擇有代表性的樣本進行分析。當需要分析的工作很多但它們又比較相似的時候，對工作進行逐個分析必然非常耗費時間。此時，選擇典型的工作進行分析顯然是必要且可行的。
2）調查階段
調查階段是工作分析的第二個階段，主要任務是蒐集工作分析的資訊。通過蒐集有關工作活動、工作對員工行為的要求、工作條件、工作環境、工作對員工個人的要求等方面的資訊，來進行實際的工作分析。分析的工作不同，所採取的方法也不同，通常可以結合多種方法進行分析。
具體工作如下：
（1）編制各種調查問卷和調查提綱。
（2）到工作現場進行現場觀察，觀察工作流程，記錄關鍵事件，調查工作必須的機器、工具、裝置，考察工作的環境。
（3）對主管人員、承擔工作的員工進行廣泛問卷調查，並與主管人員，「典型」員工進行面談，收集有關工作的特徵及需要的各種資訊。
3）分析階段
分析階段的主要任務是對有關工作特徵和工作人員特徵的調查進行全面的總結分析。工作分析提供了與工作的性質和功能及任職資格有關的資訊，而這些資訊只有與從事這些工作的員工及他們的直接主管人員進行核對才有可能不出現偏差。這一核對工作有助於確保工作分析所獲得的資訊的正確性、完整性，同時也有助於確定這些資訊能否被所有與被分析工作相關的人所理解。
具體工作如下：
（1） 仔細審核、整理獲得的各種資訊。
（2） 創造性地分析、發現有關工作和工作員工的關鍵成分。
（3） 歸納、總結出工作分析的必需材料和要素。
4）完成階段
這是工作分析的最後階段。前三個階段的工作都是為了此階段工作奠定基礎的，此階段的主要任務是依據前三階段所得材料編制工作說明書與工作規範。在本章第1節中已經提到過，工作說明書主要指明了工作的內容是什麼，工作規範則指明了需要僱傭什麼樣的人來從事這一工作。
有時候，工作說明書和工作規範分成兩份檔案來寫，有時候則合併在乙份工作說明書中。具體工作如下：
（1） 根據所得資訊草擬工作說明書與工作規範。
（2） 將草擬的工作說明書與工作規範與實際工作對比，根據對比結果決定是否需要再次調查研究。
（3） 修正工作說明書與工作規範。
（4） 若有必要，可重複（2）（3）的工作，如對待特別重要的職位，可重複修訂工作說明書及工作規範。
（5） 形成最終的工作說明書和工作規範。
（6） 將工作說明書應用於實際工作中，並對其不斷完善。
（7） 對工作分析工作本身進行總結評估，將工作說明書和工作規範存檔，為今後的工作分析工作提供經驗與資訊基礎。
3.3 工作分析的方法
對工作任務、職責和活動等方面的資訊進行實際的蒐集時，可以運用多種技術來蒐集這些資料，在實際中，可以根據企業工作分析的目的來選擇一種進行分析，也可以將幾種技術結合起來使用。西方發達國家經過工作分析專家與企業的共同努力，已經形成許多較為成熟的方法。我國在工作分析方面，尚處於起步階段，許多企業往往只限於崗位規範的規定，還達不到工作分析。
現將西方國家較為成熟的工作分析方法作乙個簡單的介紹。
3.3.1觀察法
觀察法指分析人員從旁觀察員工的工作活動，並用文字或圖表形式記錄下工作過程、行為、內容、特點、工具、環境等，然後進行分析與歸納總結。這種方法主要用來收集強調人工技能的那些工作資訊，像門衛、流水線上的作業工人所做的工作。
（1）觀察法的優缺點
通過直接觀察員工的工作，分析人員能夠比較全面和比較深入地了解工作要求，適用於那些工作內容主要是由身體活動來完成的工作。而且採用這種方法收集到的資料多為第一手資料，排除了主觀因素的影響，比較客觀和正確。但觀察法也有其自身的缺點。
首先，它不適用於工作週期較長和腦力勞動為主的工作，如設計師、精算師的工作。其次，它不宜觀察緊急而非常重要的工作，如急救**的工作。再次，觀察法工作量太大，要耗費大量的人力和財力，時間也過長。
有關任職資格方面要求的資訊，通過觀察法也難以獲得。此外，有些員工對於觀察法難以接受，因為他們會感到自己正在受到監視甚至威脅，所以會在內心對分析人員產生反感，同時也可能導致動作變形。因此，使用觀察法時，應將分析人員以適當的方式介紹給員工，便於分析人員被員工接受。
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