一、工作職責
1、採購經理在購進業務中,要牢固樹立「質量第一"的思想,依據《藥品採購控制程式》，遵照「按需進貨、擇優選購"的原則指導本部門業務經營活動。
2、嚴把質量關,堅持採購的藥品必須是從具有法定資格的供貨單位購進的,由合法企業生產、經營的合法的合格藥品。
3、加強對首營企業和首次經營藥品的審核工作，經質管部門審核合格報總經理批准後方可進貨。
4、《首營企業審批表》、《首營品種審批表》由採購部填寫，會同質管部做好首營企業、首營品種的審核工作，對進貨企業的合法資格與質量保證能力進行審核或實地考察評價；對所購進藥品的合法性和質量可靠性進行嚴格認真的審核；對與本企業進行業務聯絡的供貨單位銷售人員，進行合法資格的驗證。
5、簽訂採購進貨合同時，必須註明有關質量條款；對與合同中註明的有關質量條款應嚴格執行，不得隨意放寬；購貨合同如果不是以書面形式簽訂的，應簽訂質量保證協議書、並須明確其有效期限。
6、購進藥品應有合法票據，並按國家規定建立完整的藥品購進記錄，做到票、帳、貨相符；
9、每年應對進貨情況進行質量評審。
10、採購員要認真學習和貫徹執行《藥品管理法》、《藥品經營質量管理規範》以及《合同法》、《**法》等法律法規，加強藥品知識的學習，以提高自身的綜合素質。
11、採購員要按照《藥品採購控制程式》規定,在部門領導的指導下, 做好購進藥品的結算及有關帳務處理工作；複核供貨廠商證照是否齊全、完整、有效，是否符合質量管理要求；配合質管部門做好首營企業、首營品種的審核工作，負責填寫《首營品種審批表》，向供貨單位索取必要的證明材料。
12、採購員要把好結算關,檢查合同、協議執**況；對執行合同有變更必須要求補辦協議, 規範購貨手續。在簽定購銷合同時，要有明確的質量條款及標準；了解供貨單位的生產狀況、質量狀況，藥品儲存情況，以及是否gmp/gsp認證，及時反饋資訊，為有關部門開展有針對性的質量把關提供依據；積極配合建立供貨商客戶檔案。
二、工作制度
1、質量管理部門對存在以下情況之一的購進藥品行為予以否決：
a、未辦理首營企業質量審核或審核不合格的；
b、未辦理首營品種質量審核或審核不合格的；
c、被國家有關部門吊銷批准文號或通知封存**的；
d、超出本公司經營範圍或者供貨單位生產（經營）範圍的；
e、進貨質量評審決定停銷的；
f、進貨質量評審決定取消其供貨資格的；
g、被國家有關部門吊銷「證照」的。
2、公司質量管理體系檔案分為四類：質量管理規定制度類，用qm表示；質量管理崗位職責類，用qd表示；質量管理工作程式類，用qp表示；質量記錄和憑證類，用qr表示。企業**如「三發醫藥」**為「sfyy」。
3、採購部依據公司「進貨質量控制程式」的規定，堅持「按需進貨，擇優採購、質量第一」的原則，確保藥品購進的合法性。在採購藥品時應選擇合格供貨方，必須從具有合法資質的藥品生產企業或藥品批發企業購進。藥品採購應制定計畫，並有質量管理機構人員參加、審核；採購藥品應簽訂書面採購合同，明確質量條款。
4、購進藥品應向供貨單位所取發票。發票應當列明藥品的通用名稱、規格、單位、數量、單價、金額等；不能全部列明的，應當附《銷售貨物或者提**稅勞務清單》，並加蓋供貨單位發票專用章原印章、註明**號碼。採購人員應及時了解藥品的庫存結構情況和銷售情況，合理制定採購計畫，在保證滿足市場需求的前提下，避免藥品因積壓、過期失效或滯銷造成的損失。
5、首營企業的審核，應當查驗加蓋其公章原印章的以下資料，確認真實、有效：a、《藥品生產許可證》或者《藥品經營許可證》影印件；b、營業執照；c、《藥品生產質量管理規範》認證證書或者《藥品經營質量管理規範》認證證書影印件；d、相關印章、隨貨同行單（票）樣式；e、開戶許可證影印件；f、《稅務登記證》和《組織機構**證》影印件。
6、審核銷售人員的合法資質，應當查驗以下資料，確認真實、有效： a、加蓋供貨單位公章原印章的銷售人員身份證影印件；b、加蓋供貨單位公章原印章的法定代表人印章或簽名的授權書，授權書應當載明被授權人姓名、身份證號碼，以及授權銷售的品種、地域、期限； c、供貨單位及供貨品種相關資料。
7、首營品種的審核：索取加蓋供貨單位公章原印章的藥品生產或者進口批准證明檔案影印件並予以審核，審核無誤的方可採購。
8、首營企業和首營品種必須經質量審核批准後，方可開展業務往來並購進藥品。
9、公司規定藥品近效期含義為：距藥品有效期截止日期不足12個月的藥品，若有效期為12個月的，截止日期不足6個月的藥品。未標明有效期或更改有效期的按劣藥處理。
在計算機系統管理軟體中應設定藥品近效期自動報警程式，有效期不到6個月的藥品不得購進，不得驗收入庫。
10、藥品召回程式的啟動：採購部門在接到供貨商召回通知時（含口頭、**通知），應在第一時間通知質管部並申請啟動召回程式。對供貨商僅以口頭或**方式通知的，由採購部或質管部向供貨商發出《藥品召回確認函》，要求供貨商必須出具加蓋其企業公章的書面《召回通知》，《召回通知》必須明確所召回的具體品種、批次、召回原因、召回期限及其他必要的實施計畫和具體事宜。
11、重大質量事故：購進假劣藥品，受到新聞媒介**或上級通報批評，造成較壞影響或損失在2000元以上者。一般質量事故：
購銷「三無」產品或假冒、失效、過期藥品，造成一定影響或損失在500元以下者。
三、工作程式
1、如何選擇供貨方？
（1）、供貨方必須是具有合法《藥品生產(經營)許可證》和《營業執照》的藥品生產或經營企業，並已經通過《gmp》或《gsp》的認證企業，其經營方式、範圍應與證照內容一致。
（2）、以購進生產質量檔案為依據，驗證生產能力和藥品質量為主要內容的供貨方質量信譽，供貨方的質量歷史，供貨方的質量體系狀況。同品種應選擇質量信譽好的供貨方。
（3）、供貨方履行合同能力：包括藥品品種、數量、**、交貨期、運轉方式、要求及服務。
2、如何評定供貨方？
（1）、對供貨方的評定一般由質管部組織進行。參加評定的人員包括：業務人員及質管員或質管部長。
（2）、重要的供貨方評定應由公司質管部、採購部等部門人員參加。
（3）、評審方法主要有：檔案評審；樣品評定；對比歷史使用情況；證書驗證和確認，如供貨方質量管理體系認證資格證書等；如果憑以上檔案不能準確判斷其質量保證能力時，由採購部牽頭質管部派員，到供貨方處實地考察。
（4）、評定的內容主要有：供貨方的藥品質量、服務質量、交貨及時性、**、社會信譽；質量體系狀況等。
（5）、按評定結果增減訂貨數量，調整採購方案，或取消其供貨資格。
（6）、藥品只能在「合格**商一覽表」規定的供貨方處採購。應堅持按需進貨、擇優選購、交貨及時和服務滿意的原則。
3、採購應依法簽訂合同，合同的內容必須符合《合同法》的規定，詳細填明包括質量要求在內的各項條款，以明確質量責任。
4、正式採購合同應標明的內容包括：簽訂合同地點、簽約人；採購藥品的品種、規格、數量、生產單位或產地、**、交貨期、交貨地點和質量條款；對於包裝、標識、運輸及有特殊要求的採購藥品，必須在採購檔案中註明相關質量內容。
5、採購合同中應明確的質量條款有：藥品質量應符合法定的質量標準；並附產品合格證和同批號出廠檢驗報告書；進口藥品應提供符合有關法律、法規規定的證書和檔案；藥品出廠有效期一年的，不得超出生產日期三個月，有效期二年的，不得超出生產日期六個月；有效期為三年（含）以上的，不得超出生產日期一年。每個品種一次供貨量三十件以內的一般只能為同乙個批號。
（市場緊俏品種除外，但應有業務員簽名確認）
6、進口藥品應提供口岸藥檢所《進口藥品檢驗報告書》或《進口藥品通關單》和《進口藥品註冊證書》影印件，並加蓋供貨方質量管理機構原印章；從港、澳、臺進口首營品種需有《醫藥產品註冊證》及相關證明檔案,並加蓋供貨方質管部原印章。購進進口中藥材應持口岸藥檢所檢驗報告書，sfda批文，並加蓋供貨方質管部原印章。如採購合同不是書面的，應簽訂質量保證協議書。
7、有關記錄的要求
（1）、應對所有供貨方的評審作出記錄；
（2）、對採購藥品進行實地質量審核的應作出記錄；
（3）、正式的採購合同應歸類編號，按時間裝訂成冊；
（4）、供貨方提供的證照和有關證書影印件，進口藥品檢驗報告書和註冊證書影印件等均應歸檔；
（5）、涉及合同履行、合同變更和解除合同的往來信件、**記錄、電報傳真等均應歸檔；
（6）、所有採購檔案及相關記錄應妥善儲存5年。
8、購進退出藥品（退供貨方）的程式
（1）、填寫「藥品購進退出通知單」。
（2）、供方自提：
a、倉庫保管員按單發貨，並在「購進退出單」上簽名，交複核員複核。
b、複核員按單詳細複核通用名稱、規格、產地、數量、批號和收貨單位。經複核無誤後，複核人員應在發貨單據上簽名。
c、複核員將藥品當場交點給供貨方，供貨方開具收貨條或在「購進退出藥品單」上簽名，相關單據交財務部結算。
（3）、代供貨方辦理運輸時，要按運輸管理有關規定及合同內容辦理。
（4）、退出藥品的處理情況應及時、如實登入「藥品購進退出臺帳」。
（5）、記錄要求：
a、記錄應按規定及時、規範、逐項填寫清楚，不得用鉛筆填寫，不得撕毀或任意塗改，確實需要更改的，應在更改處加蓋本人名章。
b、簽名、蓋章須用全名；記錄、簽名均用藍或黑色，蓋章可用藍或紅色。
c、退貨藥品記錄儲存五年備查。
9、藥品採購人員根據市場需要從首營企業購進藥品時，應履行以下程式：
（1）、對於藥品生產企業，應了解下列情況：企業規模、歷史、生產狀況、產品種類、質量信譽、是否通過企業（或車間）gmp認證等質量管理體系的認證等並索取以下資料：
a、加蓋有企業原印章的《藥品生產許可證》和營業執照副本的影印件；
b、加蓋有企業原印章的企業（或車間）gmp等質量管理體系的認證證書影印件。
（2）、對於藥品經營企業，應了解下列情況：企業規模、歷史、經營狀況、經營種類、質量信譽、是否通過gsp認證等質量管理體系的認證等並索取加蓋供貨單位公章原印章的以下資料：
a、《藥品生產許可證》或者《藥品經營許可證》影印件；
b、營業執照及其年檢證明影印件；
c、《gsp》認證證書或者《gmp》認證證書影印件；
d、相關印章、隨貨同行單（票）樣式；
e、開戶戶名、開戶銀行及帳號；
f、《稅務登記證》和《組織機構**證》影印件；
（3）、驗明首營企業藥品銷售人員的合法身份，並索取以下資料：
a、加蓋有企業原印章和有企業法人代表印章或親筆簽字的企業委託授權書原件（不得為影印件），委託書應明確授權範圍和委託期限（必須符合《局26號令》的要求）。
b、首營企業藥品銷售人員身份證影印件（驗證原件後影印）。
c、首營企業藥品銷售人員的上崗證影印件。
（4）、採購員進入用友**鏈管理系統登記《首營企業審核表》電子資訊，採購部經理簽署意見後附上述有關資料，經質管部負責人簽署意見後，由總經理或質量副總經審批，經總經理或質量副總批准同意後，進入用友**鏈管理系統合格供貨方後方可開展業務往來並購進藥品。
10、藥品採購人員採購首營品種時，應履行以下程式和要求：
（1）、向生產單位索取下列各項資料並進行驗證。
a、加蓋有藥品生產企業原印章的《藥品生產許可證》、《營業執照》、《gmp》及藥品生產批件及附件（包括藥品質量標準和說明書）的影印件。
b、藥品包裝（最小包裝）、標籤、說明書的樣張或符合《局24號令》包裝備案證明及藥品包裝（最小包裝）、標籤、說明書的影印件。
c、該品種生產車間（或企業）如通過gmp認證，則需索取加蓋有藥品生產企業原印章的gmp證書影印件。
d、國家的藥品**批文影印件或省級物價部門的登記證明資料。
（2）、採購員進入用友**鏈管理系統登記《首次經營品種登記表》和《首營品種審批表》等電子資訊，採購部經理簽署意見後附上述資料，經業務部門主管、質管部簽署意見後，由質量副總進行審批。經批准同意後方可購進藥品。
（3）、有關部門如對資料有其它要求的，由藥品購進人員負責向廠家索取，資料完備後再送相應部門審批。
銷售部質量管理體系培訓內容
銷售部質量管理體系及新gsp培訓內容 一 工作職責 1 銷售部的質量管理職責主要是 正確宣傳 合法銷售 保證質量 準確無誤。1 應當將藥品銷售給具有合法資格的購貨單位，並對購貨單位的證明檔案 採購人員及提貨人員的身份證明進行核實，保證藥品銷售流向真實 合法 2 應當嚴格審核購貨單位的生產範圍 經營範...
採購部培訓內容
程式解釋 採購訂單 商場或總部發出的向 商訂購商品的訂單 訂貨 商場或總部向 商進行商品訂購的過程 質檢收貨 生鮮食品在收貨部進行收貨 質量檢查的的過程 儲存 食品儲藏的過程 加工處理 食品在銷售前進行的加工處理過程 包裝陳列 食品銷售前的打包 擺放的過程 退貨 貨物退給 商 顧客購買 商品被顧客購...
質量管理體系培訓心得
感謝部門領導的培養和信任,我有幸與同事一起參加了梁國珍老師在中環領先公司舉辦的為期兩天的質量管理體系培訓。通過梁老師生動形象的比喻 由麵到點的分解，使我對iso9000質量管理體系有了更清晰 深刻的認識和理解，同時也意識到了質量管理體系對一家企業的真正作用。兩天的培訓時間很短，但學到的東西卻很多，兩...