行政前台工作內容細則

一、日常接待

1. 接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據原因來看來者是否是無關人員，還是需要找公司相關人員再進行接待。

2. 接待客戶來訪會議，若有客戶來訪，應及時請示安排相關工作人員接待會議。3.

接聽轉接**：前台是總機**，一般**撥入後都需轉接其他分機，根據通訊錄的分機號碼，準確的進行**轉接；接聽諮詢**，若在前台接到諮詢**，如對方不明確自己的諮詢是誰，直接將**資訊留下反饋至相關部門處。4.

接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務，告知相關部門員工直接與其對接。5.

面試人員：請面試人員在前台處填寫面試人員資料表，並帶領其前往會議室等待，通知人事主管或相關部門領導進行面試。6.

接待頻繁往來的相關人員：a) 快遞，公司內部不論發件或者寄件，均以**通知相關員工至前台處進行處理，不能讓快遞員直接進入公司內部。b) 物業公司，公司內部的水電維修、物業規定的各項活動的聯絡工作。

若週六、週日公司要開重要會議或者加班提前與物業處聯絡，按照物業管理標準計算相關裝置費用c) 送水公司，關注公司各處飲水機水量情況，及時聯絡送水，填寫請款單提交走流程，向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。

二、辦公用品管理

盤庫，購買，領用，結算

1. 盤庫：每月對庫存的辦公用品進行全面盤點，製作「辦公用品庫存統計表」提交辦公室主任審查。

若有用品數量不足或已領用完，即時上報，進行補充；2. 購買：每月通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統計出「購買清單」後報部門主管審批。

3. 領用：員工領用所需辦公用品時，讓其填寫「辦公用品領用表」並簽字，然後給予發放；4.

結算：每月底聯絡辦公用品**商提供本月未結貨款清單及發票，確認無誤後，填寫支出單，報財務人員審批後通知**商前往領款。

2. 三、日常事務

1. 保證行政電子裝置的正常使用，包括：掃瞄器、傳真機、影印機等，若機器出現故障，及時聯絡**商解決問題；2.

每月定期統計公司所有人員通訊資訊，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應及時更新3. 名片的申請與製作：當公司部門有印製名片需求時，需要其填寫「名片申請單」，並提供名片相關資訊。

確認名片資訊後，將資訊傳送給**商，通知其排版印刷，電子版確認無誤後印刷，後交於名片申請人；4. 公司有人員招聘時，協助人事部門**通知應聘人員各項事宜；5. 收發傳真，協助各部門員工收發業務傳真；6.

協助辦公室主任組織協調公司內部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯絡、通知、協調事宜。7. 積極配合公司的市場宣傳活動，做好後勤保障工作。

四、接待工作

1. 接待前準備工作a) 來客人數確認：會議前向相關負責人確認來客人數，為布置會議室及訂餐做準備；b) 會議室桌椅布置：

在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；（大會議室:6瓶礦水，一台**，一盒紙巾乙個計算機，一些辦公文具；小會議室：3瓶礦水，乙個計算機，一包紙巾c) 茶水及點心：

會議前準備好茶、熱水及杯子，等來客就位後逐個送茶；接待貴客時，應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用；d) 訂餐：向會議負責人確認是否需要訂餐，如需訂餐應確認就餐人數後，**聯絡餐廳預訂包房；e) 預訂酒店：如需為來客預訂酒店，確認主客姓名後，**聯絡***酒店預訂房間，預訂成功後向辦公室主任匯報確認。

2. 會議中服務工作

a) 為開會人員新增茶水；（約15分鐘一次）

b) 按照領導要求提供會議支援；

3. 會議後完善工作：會議後的清理工作：將剩餘茶水及茶杯清理乾淨，未食用的點心整理歸入茶點處，以備公司員工食用；

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