管理幹部的十大溝通技巧

2021-03-04 04:50:44 字數 5160 閱讀 8571

董事局主席黃如論

現代管理學範疇中,對「溝通」等概念進行開創性研究的是20世紀美國管理學家切斯特·巴納德。在管理學的通俗定義上,溝通是指人與人之間交換資訊、交流思想的過程。它既是一門涉及心理學、管理學和行為學的綜合性學科,又是一門在工作和生活中具有實用價值的藝術。

中國古代有「一言興邦、一言喪邦」這類關於溝通藝術的表述,而蘇秦、張儀等縱橫家,通過遊說諸侯改變戰國格局的歷史事實,更是名傳千古。現代社會中,溝通表達能力更為重要,無論是日常工作生活,抑或人際關係處理,甚至乙個人的能力水平,很大程度上都取決於語言表達和溝通技巧。擁有良好的溝通表達能力,不僅能夠讓自身能力得以展現,還可以有效拓展人際關係,為工作生活打造良好的環境氛圍。

切斯特巴納德認為,管理人員的許可權取決於指揮下屬的命令是否為下屬所接受,如果命令不被服從,許可權也就不存在了。換句話說,如果企業的各項指令卡在管理層,而無法上令下行,那管理幹部的存在就沒有意義了。因此,從某種意義上說,管理作為實施各項管理職能的主要方式、方法、手段和途徑,本身就是一種溝通。

一名出色的管理幹部,必須是乙個善於與人溝通的人。管理幹部只懂技術,不解人性,智商很高,情商很低,注定做不好管理。大部分管理幹部每天都要與人打交道,如果溝通不善,管理的阻力和成本就將增大。

集團董事局高層領導在調研中發現,有的幹部布置工作只有「三句半」,沒有交待目的、意義、具體操作等;有的幹部開會夸夸其談,東拉西扯,沒有重點,無謂浪費時間;有的幹部基本不召集會議,共同協商**問題,而是以個人意志強壓於人;有的幹部言語交流時,諷刺挖苦,「語言暴力」,令人感到「面目可憎」;有的幹部高高在上,不指導下屬,缺乏交流對話,導致下屬感受不到領導重視,覺得學不到東西……上述問題的背後雖然有著管理幹部能力上的種種侷限,但從另乙個側面也反映出,對管理幹部而言,良好的溝通能力,有助於企業管理的順暢,降低管理成本。當然,這裡指的是善於溝通,並不是單純的「健談」,而是要求管理者與被管理者之間能夠基於組織目標有效互動,並採取恰當措施確保溝通成效。

著名理學家朱熹曾云:「聖賢千言萬語,教人且從近處做去。」關於溝通,管理學上有很多說法,需要先理清的兩個問題是:

第一,乙個人很會說話,滔滔不絕,是不是溝通?答案顯然為否,這種填鴨式的說話與溝通南轅北轍,溝通的第一定律是「雙向」,意即兩個人的互動。第二,兩個人互相吹捧,卻各懷心事,面上看也是一團和氣,這是不是溝通?

答案顯然也是否,因為溝通的目的是達成共識,消除誤會與彼此的認知偏差。下面,為幫助廣大管理幹部提高溝通技巧,提公升自身素質和管理水平,我結合幾十年的管理經驗和人生體會總結出溝通技巧十大原則,希望對大家能夠有所啟發,有所幫助。

一、以誠待人,不要口是心非

當你對乙個人事事猜疑時,他說的話你肯相信嗎?顯然,誠信是正常溝通的基礎。在大多數情況下,人們不會在自己不信任的人面前袒露心聲,對不信任的人說的話往往也不會當真。

在企業內部,當員工覺得管理幹部值得信任的時候,他們會花時間大膽說出自己的心裡話,而當他們認為管理幹部品性不佳或者待人不誠懇時,就不可能把真心話傾訴出來。世紀金源行為理念是「不欺、不詐、不哄、不騙、不害」,這首先要貫徹到內部溝通中。廣大管理幹部都必須具備心正、言正、身正、行正的品質,做到一言九鼎,言出必行,說到做到,使人信服,讓人願意與之交往、合作。

欺人者,人必棄之。沒有誠信,虛情假意,沒人相信,更沒人跟從,最終將被企業和社會所淘汰。

二、站在對方立場考慮,感同身受

有「溝」才要「通」,只有身懷技巧,方能「逢山開路、遇水修橋」。人與人之間的這個「溝」,只有懂得換位思考,才能使之「通」,這就是簡單而深刻的交流技巧。過去階梯式組織管理模式中,一級管一級,中高層幹部與員工之間距離較遠,管理幹部所獲得的資訊很多都經過了高度過濾,久而久之就會導致上下脫節和官僚作風。

不與員工建立良好工作關係,高高在上,不走一線,不深入基層,就永遠不知道員工在想什麼,不可能感同身受地理解員工,更不可能站在員工立場考慮問題,那麼無論是所說的話,還是制定的各種方針政策,就都難以貼近實際,也遑論從廣大員工利益出發,導致無法取得員工的信任。集團推行「經理包圍圈」,目的即以制度手段,破除官僚作風滋生的溫床,通過幹部和員工的跨級別溝通,將一線發生的各種情況在第一時間反映給管理層,督促管理層真正關心一線心聲,能夠站在一線的角度考慮問題,進而營造融洽和諧的企業氛圍。

三、具體明了,有的放矢

善於溝通,不是多說,而是「善言」,也就是溝通過程邏輯清晰、目的明確,有的放矢。要清楚地與人溝通,簡潔明瞭是基礎,含糊不清等於沒說。作為管理幹部語言表達必須有刪繁就簡、直切主題的能力,讓你所說的每一句話都有價值。

《三國演義》中李恢說服馬超的故事就非常形象,體現出「善言」者刪繁就簡直入主題的高超技巧。三國五虎上將馬超問李恢為何而來,李恢答「來作說客」,開門見山,十分磊落。馬超毫不客氣地回答:

「言之不通,便請試劍」,李恢卻不為所動,直言道:「將軍之禍不遠矣。」通過說中馬超心事,引起對方注意,然後便痛陳利害,成功說服馬超歸順劉備。

四、甘於「奉獻」而不是索取

真正的溝通者既善於獲得自己所需的資訊,又能讓交談物件從談話中得到啟示,有所收穫。如果不具備所說話題的專業知識,聽眾不會願意浪費時間聽你「傾訴」,尤其是大多數成功人士,更沒有興趣聽不具備建設性的冗長談話。善於溝通者絕無一根筋式的固執己見。

相反,總是本著「東方不亮西方亮、此路不通走彼路」的智慧型原則,顯得機智又靈活,絕不會採取無休止糾纏爭辯的方式!

有個網路流傳的小故事,可以非常形象地說明這種「奉獻式溝通」。有三個年輕人聚集一起,其中一人仰望星空並不無幻想地說,「我要是能把天上的月亮摘下來就好了!」第二個年輕人回答:

「這是乙個永遠無法實現的夢想!」第三個年輕人若有所思片刻後,說道:「把一盆水端上來,月亮就映出來了,這不就把月亮摘下來了嗎?

」這三個人中,第乙個年輕人提供了豐富的想象力,第二個人潑了一盆冷水,第三個人則真正懂得「奉獻式溝通」:不但讚嘆別人豐富的想象力,同時提供乙個意想不到的方法,並且使大家的思路都得到了提公升。管理幹部要深刻學習領會「奉獻式溝通」方法,尤其是與90後員工溝通,更要注重他們具有豐富想象力和創造力,思想跳躍性和接受新事物能力強等特點,通過提高談話的內在質量,激發他們的溝通意願,進而創造有利的管理局面。

如果不講究方法,將隔閡歸結為「代溝」,很可能就單方關閉了溝通之門。

五、思想開明

僵化的思想是獲得新機會的最大制約因素。有乙個「空杯典故」:只有杯子裡是空的,才能繼續裝水,如果杯內水滿,注入的水就會溢位來。

「空杯典故」教導人只有擁有虛懷若谷的精神,才能通過溝通獲得新資訊;如果坐井觀天、夜郎自大,別人就不會與你交流溝通。現代社會,知識與資訊**,發展日新月異,要想適應不同階段的發展,就必須獲取新的知識、新的資訊,才不會被社會淘汰。孔子說:

「三人行必有我師焉。」作為管理幹部,要有大視野、大胸懷、大思維,閱讀書本、閱讀社會、閱讀人,獲取各種知識,「世事洞明皆學問,人情練達即文章」。管理幹部,如果唯我獨尊,作風霸道,思想固執,思維禁錮,聽不進意見,可想而知他所領導的工作必定停滯不前。

六、善於傾聽

分析顯示,對於80後、90後的年輕人而言,最缺乏的是「傾聽力」。在乙個鼓勵張揚自我的時代,人們往往片面鼓勵表達,殊不知,沒有建立在傾聽基礎上的表達,無異於空中樓閣、海市蜃樓。假如你的表達收不到應有的效果,那你說再多又有什麼用呢?

出色的管理者,必定是善於傾聽的人,知道什麼時候該說,什麼時候少說,什麼時候不說。管理幹部必須深刻認識現代社會人文的變化,在內部溝通交流,以及與客戶打交道時,講究策略和藝術。我曾經對貴安新天地專案售樓部領導說過,在全國房地產市場都疲軟時,我們的專案也必然會受到一定的影響,但不必心急,我堅信酒香不怕巷子深,售樓人員更要講分寸,講火候,講技巧。

特別是年輕的銷售人員不能只顧自說自話,一味急催客戶,整天向客戶推介,這樣反而會使客戶認為你的產品是賣不出去的,自掉身價。在銷售過程中,要學會傾聽、分析,真正了解客戶需求和疑慮,再對症下藥。在談判方面,更要善於傾聽,通過對方的談話和面部表情,判斷對方意圖,摸透心思,把握主動,然後才能做到攻其要害,步步為營。

七、學會尊重、表達善意

當你走進乙個豪華盛大,但卻處處遭遇冷落、時時有敵意的環境中時,即使有再多的鮮花和麵包,你的潛意識也是想盡快逃離。善意和尊重是世界通行的「語言」,當人們用互相尊重代替驕傲自大、傲慢自負的時候,必然能夠將溝通向好的方向推進。溝通活動中,雙方在試圖說服或影響對方時,並不一定總能發出有效資訊,尤其是雙方地位不對等,表現則更為明顯。

當員工面對比自己優越或地位高的管理幹部時,更會擔心「言多必失」,因此不願意發表意見,或盡量少說。當管理幹部看到比自己地位低的屬下時,也會不知不覺露出驕矜神態,採用生硬、粗暴的溝通方式,導致屬下牴觸,並將自己的言辭潛移默化導向「假大空」。需要重視的是,尊重與善意由於群體間認知不同,文化背景不同,往往容易引起誤解。

為此,管理幹部必須具備「有他才有我」的心態,學會尊重,表達善意,並及時消除誤會,創造求同存異的氛圍。

八、體會言外之意

聽琴辨音知斷弦。成功的管理者,都非常善於體會言外之意,或者利用意外之言溝通交流。雙方在溝通交流時,經常會通過寒暄試探對方適宜不適宜溝通,等對方放鬆心情,再用言外之意表達主旨,達到目的。

如一見面通常說起無關緊要的話:「你最近氣色不錯」 。如果對方說:

「最近吃不好,睡不好,氣色怎麼會好呢?」那就知道對方心情不佳,真正的話題需要適當延後。如果貿然說出來,結果被對方一口回絕,就連個商量的餘地都沒了。

《觸龍說趙太后》是《戰國策》中的名篇,講的就是觸龍巧妙利用寒暄和言外之意打動趙太后的故事。趙太后剛執政的時候,秦國加緊攻趙。趙國向齊國求救,齊國的條件是讓趙太后的兒子長安君作為人質。

趙太后不肯答應,大臣們極力勸說,結果趙太后明言:「有哪個再來說要以長安君為人質的,我就要把唾沫吐在他的臉上。」在這種情況下,觸龍出馬了。

他並沒有一上來就痛陳利害,而是一開始說自己腳上有毛病,不能快步走,但是因為好久都沒見太后,怕太后身體不舒服,所以來看望一下。接著又問起太后飲食起居的情況,然後把話題引到自己如何疼愛兒子上,引起趙太后的共鳴。最後說起趙太后與其女兒燕後的事,點明父母疼愛自己的孩子,就必須為他的長遠利益考慮。

觸龍自始至終都沒有提到讓長安君做人質的事,但是他以聊家常的方式,讓趙太后明白了「父母之愛子,則為之計深遠」的道理,最後達到說服的目的。

九、把握建設性,知道自己在說什麼

「說著說著,就不知道自己說什麼了。」這是不少人溝通時的心態,這既有自身溝通水平的限制,也有遇到溝通高手時,在對方的語言陷進中被迷惑的。在溝通過程中,既要知道別人想聽什麼,也要明確自己在說什麼。

溝通中,「說」是最具主動性的環節。要真正把握主動,就要先清楚自己想說什麼?想達到什麼目的?

能妥協的和不能妥協的?自己說的話對於對方的意義和作用?如果連這個主題都把握不明確,說出的話肯定質量不高。

有的人向領導匯報工作,自顧自說了很多,但是所匯報的主要問題還「雲裡霧裡」,方案也不清不楚,實在是浪費雙方時間。同樣,管理幹部在與部下進行溝通的過程中,也要時刻注重談話目的,確保言論與主題緊扣,具有實際意義。如果當成乙個人的「報告會」,部下不但不知道你究竟要說什麼,還會覺得你這個領導沒能力、不稱職。

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