開會十大技巧

2021-03-04 04:41:21 字數 1974 閱讀 9610

那你如何開會呢?是老三部曲:宣讀檔案--表態發言--舉手表決?

還是新三部曲:聽取匯報--集體討論--拍板定奪?都對又都不對,這樣做誠然沒有什麼不妥,但是效果?

自然是淡季的機票--大打折扣了。

情商是管理者成功的潛在因素,一名優秀的管理者除了要具備紮實的專業知識,還應深諳開會技巧,比如:如何讀懂參會者的表情;怎樣妥善統籌時間;如何讓會議連貫流暢等等。開會就像烹製一道佳餚,雞、鴨、魚等原料必不可少,而填加油鹽醬醋這些佐料更能將原料的美味發揮得淋漓盡致。

1.明確開會目標

開會要做什麼?解決什麼問題?相信每乙個管理者在開會前都會有深刻的認知。

除了認知開會的結果,還要注意採取的會議形式,比如是宣讀表彰結果,那麼就可以是表彰會,樹立典型示範效應最重要;如果只是有議題,沒有成形的結果,那就可以安排討論會或座談會。

2.制定開會時間表

開會需要有一定計畫。時間表就好像是一幅地圖,指導著開會目標的完成。對時間的安排可以進行討論和展示,而且可為每一部分設定大致的時限。

時間表還可以不時地提醒管理者進行到了哪兒,下一步該如何把握或控制。

3. 開會中學習

注意!開會的目的是傳達公司的精神或領導者的思想,要想讓大家認真開會,必須要讓職工學會在開會中學習。如果學習場所偏離得較遠,而且持續時間較長,將有可能使你的參與者失望。

如果不能在工作中運用所學到的方法,將無法衡量學習效果,而這恰恰是培訓成功與否最重要的指示劑。

4. 提供良好的開會氛圍

開會需要乙個良好的會議氛圍,當大家都能盡快進入你設定的會議氛圍時,會議的進行會非常順利的。

1)尊重與會者;

2)適當提供茶水、筆紙等用品;

3)適當**一些背景**、**、幻燈或影像資料;

4)提供乙個安全、安靜、安心的會議場所;

5)適當安排休息;

5. 讓與會者積極參與

為了提高會議效果,管理者可以通過眼神交流、適當邀請參會者發言、表揚與會者、給予發言或展示機會、給予目光或言語反饋等方式提高與會者參會的積極程度。

6. 應對不良表現

有時會有這樣的情形,有人看上去冷淡、不友好或者比較內向,管理者應主動干預。在很多情況下,干預此類表現可以起到影響其他人行為的作用。管理者可以試圖:

1)接近他

2)讓他意識到你正在關注他

3)把注意力放在問題上,不要進行人身攻擊

4)傾聽他的任何抱怨

5)提供幫助,在你力所能及的範圍內

7. 保持會議的權威

會議需要解決問題,參會者對會議一般有很高的期望。所以,管理者需要周密部署會議程序,如果事情並不象計畫的那樣順利,你應試著略作調整:

1) 不要為任何不足道歉,你的參會者可能並沒有意識到那是乙個問題。

2) 處理問題時要有自信。軟弱和缺乏果斷將會使參會者喪失對會議的信心。

8. 善於傾聽

記住:千萬不要在真空中開會,會議不是乙個人演講的舞台。要注意:

1) 傾聽他們說什麼和怎麼說

2) 觀察參與者的肢體語言,消極的態度通常表現為:

眼珠不停地轉動

極力避免眼神的交流

把胳膊和腿相互交叉

將胳膊摺疊放在腦後,身體後傾

頻頻離開會場

3) 當你注意到乙個問題,仔細聽清它所表達的含義,這樣你才能作完整地回答。運用以下技巧,你可以取得更佳的效果:

複述他們的問題,使你對問題的理解更充分

不要一味反駁

9. 讓開會更輕鬆

如果有輕鬆的會議環境人們可以更好地理解會議精神,也可以從中知悉更多的領導者理念,最起碼開會時與會者可以不打瞌睡。但開會輕鬆並不意味對會議的不重視。管理者可以通過以下方式讓參會者保持輕鬆的心情:

1) 講一些合適的笑話

2) 自我解嘲

3) 用一些奇聞、軼事來解釋枯燥的理論

4) 進行一些簡短、有趣的遊戲

10. 總結回顧

在會議結束時,總結回顧一下開會的主要內容。可以通過如下方式進行:

1) 管理者做乙個簡短的總結。

2) 請參會者代表複述會議要求是什麼。

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