1. 目的
對會務工作程式進行規範，確保會議召開高質量、高效率。
2. 接受會議指令。
負責會務工作的處室在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。
會議方案制定：
根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、主辦單位、協辦單位、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議檔案資料準備、會場布置、安全、供電、典型發言、頒獎、會議經費預算以及其他特殊要求。
會議方案審批。
將擬訂的會議方案報主管領導審定。
會議通知：
a 重要的會議應發書面通知。口頭通知的，應擬定簡明扼要的通知稿進行通知；
b 通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期、注意事項、聯絡**等；
c 通知範圍：參會領導、其他參會人員、列席人員以及相關單位；
d 通知下發後，應掌握人員出席、請假情況並及時向領導匯報。
會議檔案準備：
由相關部門負責會議檔案的準備，會務承辦處室應做好協調催促工作。對需向大會提交的檔案資料，應明確專人負責收集和分發。會議檔案主要有：
a 會議主體檔案，包括主持詞、主題報告、專題報告、決議、領導講話等；
b 會議程式檔案，包括議程檔案、日程安排等；
c 會議管理檔案，包括會議須知、保密規定、作息時間等。
會場布置：
布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。
會場的裝飾
a 背景處布置logo及條幅；
b 主席台的裝飾。根據會議需要在主席台懸掛會標、擺放花卉；
c 會場前景裝飾。根據會議需要懸掛標語、擺放花壇等。
會場座次排列：
a 主席台人員座次的排列。會議主席台座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席台座位為準。如領導對座次安排有特殊交待，則按領導的意見辦；
b 標識座次的方法，可採用在主席台或會議桌上擺放名簽、在與會人員工作證上註明座次等方法；
其他要求：
a 會場要考慮製冷、取暖、通風和消毒等事項；
b 座位牌要統
一、規範、醒目，擺放要整齊；
c 會場內音響、話筒、燈具等裝置應提前2小時除錯，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應付突發情況。
特殊要求：
a 根據會議需要配備倒計時裝置；
b 對表彰人員及單位，可根據需要安排禮儀人員、樂隊等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮；
c 根據需要可安排工作人員宣讀檔案；
d 對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知；
e 涉密會議，應按有關保密規定和通知要求辦理。
住宿、就餐安排：
住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方法，安排賓館值班等。由會務人員提出要求，督促所在賓館落實；
就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜。
會議用品準備：
提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所需物品的名稱和數量詳細列出。主要包括：
a 製作證牌。包括：座位牌、主席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、檔案袋等；
b 印製會務冊。內容包括：議程、日程、參會人員名單、房號、**號、就餐安排、乘車號等。
會議車輛安排：
明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。
會議參觀點勘察。對會議安排有參觀內容的，應提前到參觀點進行現場勘察，全面掌握情況，確定合理的行車路線。
會議經費編制。根據會議需要，編制會議經費，報送有關領導和部門。
會前檢查：
會議召開前，由有關領導對上述會議準備工作進行檢查、排程，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。
會議報道：
會務工作人員應至少提前30分鐘到會場負責簽到。
會議簽到：
要求與會人員本人簽到。報道完畢後，應彙總情況，向會議主持人報告。會務工作人員在會前5分鐘，應對沒有到會人員進行催促。
領取檔案、資料。包括各種會議檔案及出席證、列席證、房證、餐證等。
會議報到後需要召開預備會的，組織參會人員或參會代表召開預備會，布置會議相關工作。
會議開始前，引導與會人員入座，制止無關人員進入會場。
宣布會議紀律。開會時要關閉手機或使其靜音，進入會場不准吸菸，不准隨意走動、不准交談喧嘩，涉密的會議強調有關保密紀律。
會議開始後，會務人員應巡視會場，維持會場秩序，發現不遵守紀律的情況，及時制止，妥善處理突發情況，確保會議順利進行。
會場服務人員應穩重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務。
會議期間應安排專人值班，搞好會中服務。
會後工作:
會議結束後，應疏導與會人員離開會場並檢查會場，檢視有無遺留物品、資料，清退會議室、客房等。
收回會議檔案。對需要收回的會議檔案，在會議結束時及時如數收回。
會議檔案的歸檔。將形成的所有檔案包括會議方案、通知、報告、演示文稿、記錄、簽到表等檔案整理歸檔。
會議經費結算。由負責會務處室與會議有關服務單位進行經費結算。
會務工作總結。會議結束後，負責會務處室應對會議組織過程進行總結。
記錄 《會議方案》。
《會議通知》。
《領導出席表》。
《簽到表》。
《會議總結》。
通用會議制度
為加強部門各項會議的科學管理，確保會議程式規範化和科學化，補充完善公司會議制度，提高會議效率，達成會議目的，特制訂本制度。部門所有定期或不定期的正式座談會議。一 提高部門執行工作達成目標的效率 二 實現有效管理，促進部門上下的溝通與合作 三 集思廣益，提出改進性及建設性的工作方案 四 協調部門內部的...
例會通用流程
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會議流程組織會議
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