如何組織辦公自動化環境下的秘書工作

辦公自動化給秘書工作帶來如此大的衝擊和改革，那麼，秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點及應當注意的事項，是我們應當認真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類，oa 對於秘書工作來說，只是一種技術手段的更新，從管理的內容或物件來說，推行辦公自動化還存在著一些誤解。

如何正確運用好辦公自動化，提高秘書工作水平，實現秘書工作現代化呢？在秘書工作中，應當有計畫有步驟地從長遠發展的角度去組織這項工作：

一、認真實現秘書工作的規範化操作。要科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規範，嚴格規範秘書工作制度和程式。

辦公自動化的實現對日常性的事務處理有極大的幫助；但是，象公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟體，由於這類工作有傳統的規範程式，例如，公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，檔案管理中的鑑定、分類、整理等核心環節，即使在辦公自動化環境下仍要堅持規範處理，使oa 與傳統秘書工作真正相結合。

二、認真分析工作中所需要的資訊處理功能，分清輕重緩急，把有限的辦公自動化裝置與軟體用在刀刃上，切實取得成效和經驗。

三、隨著辦公自動化程序的推進，秘書人員的素質需要不斷提高。

除了在日常工作中不斷完善自己的專業知識，提高自己的業務技能，單位或部門還應組織或培訓秘書人員熟悉常用的現代化辦公裝置以及常用的辦公系統軟體，使秘書真正成為乙個辦公自動化時代的行家裡手，在辦公

自動化環境中從容高效地處理業務工作。

四、重視裝置與軟體的購置，更要重視它們的使用與管理。