前言隨著科學技術的發展，在當前日新月異的社會環境下，辦公自動化是必備的工作條件之一，特別是計算機軟硬體技術、網路通訊技術、多**技術的發展和廣泛應用。而秘書工作的性質更要求秘書工作者在這樣的環境下首當其衝的去適應和使用。這也對秘書工作者提出了新的任務和要求，只有積極主動的去學習並掌握運用辦公自動化，才能適應辦公自動化這種新型環境下的秘書工作。
然而，這並非一朝一夕之事，我們必須從根本上去了解和掌握它，才能更好地去操控和應用。
第一章辦公自動化概述
1.1 辦公自動化的概念及內容
辦公自動化，英文（office automation），簡稱oa，是辦公資訊處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種裝置、各種人機資訊系統來協助完成，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公裝置中，由人與技術裝置構成服務於某種辦公業務目的的人一機資訊處理系統，達到充分利用資訊，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。辦公自動化是將計算機技術、通訊技術、網路技術和軟體學應用於秘書工作之中，使秘書工作實現現代化、自動化、資訊化、從而達到最大限度的提高工作效率，工作質量和改善工作環境的目的。如今的辦公自動化是乙個包含資料處理、文書處理、辦公事務處理、管理資訊系統、決策支援系統和網路資訊系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。
1.2 辦公自動化的特徵
辦公自動化是個新生事物，它涉面廣泛，特徵突出，總結起來有以下幾個方面：
1.2.1 內部通訊簡捷化
建立了單位內部的辦公、通訊和網路系統，可以使單位內部的通訊和資訊交流快捷通暢，無需人為進行傳遞。
1.2.2 資訊發布快速化
在內部建立了乙個有效的資訊發布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞演示文稿、公告事項能能夠在機關內部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發展動態。
1.2.3 工作流程自動化
主要是公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網路實現工作流程的自動化，既規範了各項工作，又提高了工作效率。
1.2.4 文件管理程式化
可使各類文件能夠按許可權進行儲存、共享和使用，並有乙個方便的查詢手段。
1.2.5、輔助辦公規範化
它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，均可以實現這些輔助辦公的進一步規範。
1.2.6、資訊整合高效化
我們每個科室都存在大量的業務系統，一些資訊源往往都在這個業務系統裡，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的整合，使相關的人員能夠有效地獲得整體的資訊，提高整體的反應速度和決策能力。
而隨著當今社會的快速進步，科技的飛速發展，面對競爭日益激烈的社會大環境，辦公自動化的廣泛應用於各行各業，秘書工作本來就是以處理資訊為中心任務的，不可避免的受到這浪潮的衝擊。
然而，這之間還存在乙個時間差，所以對辦公自動化的應用，還存有一些誤區。傳統辦公方式是乙隻筆一疊紙，記憶方式則全部靠的是人腦，是「純手工化」。而現在的「自動化」則是運用計算機網路等高科技。
有的人習慣了傳統辦公，認為自動化辦公不如傳統辦公更得心應手。也有人認為自動化僅僅是一種工具，既然是工具，那麼傳統辦公就可以完成，根本不需要如今所謂的自動化。例如：
計算機只能發揮打字機的功能，傳真機則是充當**機，其他工具則是擺設。更有甚者認為oa是一種潮流時尚，並沒有認真對待。
有鑑於此，本篇接下來就討論一下傳統辦公與自動化辦公之間的關係與區別。
第二章傳統辦公與自動化辦公的比較
辦公自動化與傳統辦公二者之間的共同點是『辦公』二字。具體說來兩者均以「辦公、辦事、辦會」為落足點。那麼，傳統辦公與自動化辦公兩者的區別表現在哪些地方呢？首先得弄清楚下列問題：
2.1 秘書在辦公自動化環境中的主要工作內容
2.1.1 省便的文字撰寫
在秘書工作過程中，不管傳統辦公還是自動化的辦公都要接觸許多文字工作，如有關檔案的撰寫、信函的答覆、數字的報表、資料的統計、政策、規章制度的制訂等。傳統辦公均以秘書的手寫操作，費工費力費時，如果自動化辦公這些只需以機代人，在計算機中加工處理、儲存、查詢 、分析、修改、協助決策活動。省時省工省力。
2.1.2 快速的資訊處理
秘書工作中的資訊管理主要包括採集工作，加工處理工作，資訊傳遞工作。
秘書工作中採集資訊是其起點和基礎。在資訊工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的資訊也會因時過境遷而失去利用價值。在秘書工作中，資訊的採集主要通過語音、文字、圖表、影象等方式，表現在辦公自動化環境中則通過資訊網路來獲取。
而秘書還需要運用計算機技術進行資訊加工和處理，使資訊表現的更易懂和簡潔，傳統辦公的處理方法大多是交於上級直接進行最終的資訊發布階段，自動化辦公有利於資訊的快速處理。相比較以前的資訊傳遞手段來講，自動化環境下的資訊傳遞已經走向快速、方便的「康莊大道」上了。現在可以通過計算機採集國內外的各種新聞熱點資訊，在實現資訊聯網的同時，還可以實現個人與社會，企事業單位與企事業單位之間的資源共享。
如果不實行辦公自動化資訊管理，以來傳統的人工收集、整理的老式辦法，所得到的資訊會少、慢、差、誤。給資訊管理工作帶來很多麻煩。
2.1.3 新型的檔案管理
在辦公自動化環境中，秘書對檔案管理的工作表現在整理，保管和保密上。秘書人員在計算機上製作、接收檔案，電子檔案便應運而生。電子檔案包括磁碟、軟盤和光碟等儲存介質，秘書人員在保管諸如此類的資訊時，首先是將檔案資訊分門別類，建立乙個資料夾，將這些內容儲存在適當的介質上；確定的標識全宗名；劃分全宗群；進行編號和排列。
這樣為日後儲存、查閱提供了依據，既方便了管理，又省事省力省時省工。而如果用
老套的檔案管理方法，只能靠秘書工作人員埋頭手抄整理，這樣費工費力費時，還易出差錯，甚至丟失重要檔案檔案，給國家帶來難以估量的損失。
秘書的檔案保管工作是一項非常重要的工作，在確保檔案完整的基礎上，還要保證檔案的安全。電子檔案在穩定性上不如紙張材料。於是，秘書人員在保管檔案時要做到以下幾點：
掌握好庫房溫度；保持庫房內清潔，無腐蝕性氣體，時刻檢查通風狀況；防止磁場的干擾；防止紫外線的直接照射。在保養和維修方面，秘書人員要保持磁帶機、軟盤驅動器、清洗機的清潔，定期對磁帶、軟盤、光碟進行檢查、複製更新。
2.2 自動化辦公之於傳統辦公的優勢
2.2.1 辦公自動化能夠提高秘書工作效率和質量
秘書工作是一項參謀性、輔助性的工作，其工作內涵具有複雜性和多變性的特徵，內容包括輔助決策、公文辦理、會議組織、資訊處理、調查研究等。傳統的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內容。傳統辦公環境下，秘書工作的開展主要借助紙和筆進行工作，工作質量難以提高，工作效率難以提高。
隨著網路的發展，使秘書工作與網路技術緊密結合在一起，實現辦公自動化後，秘書工作主要借助先進科學裝置進行處理極大地提高了辦公效率和工作質量，並且伴隨著網路時代的來臨，掌握資訊的渠道更多更快更新，從而使檔案處理更加高效。
在秘書工作中引進計算機技術和一系列辦公自動化裝置，所帶來的效果是「革命性」的，它使傳統的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的衝擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。
一、處理情報資訊方面的變化
網路的發展，使資訊和資源由整個機構共享，使眾多人員能夠一起處理專案。網際網路不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關係，給我們開啟了廣闊的思維空間，有利於秘書充分利用網際網路獲取知識，充分發揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加資訊的占有量方面有大量的公共資訊需要秘書去發布，如員工作業分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。
這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現在通過inter*** 之後，這些都可以在inter*** 上發布，提高效率，也節省了成本。資訊被稱為「財富的財富」，往往稱為個人、企業、行業、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網
絡中大量搜尋引擎的使用，適應了大量經濟資訊傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統的手工方法和原始程式處理資訊存在的侷限性。使蒐集資訊慢、傳遞手段落後、資訊資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索複雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網路接觸到了比過去更多的資訊，掌握了大量情況。
秘書人員不必離開工作崗位。即能從計算機檔案中調閱所需情報資料。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種檔案目錄表，接收領導人通過計算機發表的指令並按照需要在計算機上進行必要的文書處理。
真正做到了「眼觀六路，耳聽八方」，思考問題和解決問題的空間進一步擴充套件，這就使得他們有可能做好一般性的資訊處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權範圍之內的決策工作。
二、處理各種統計資料方面的變化
在上報各種統計分析表時，可以直接利用計算機提供的資料，進行有效地科學分析，並利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的。
三、辦理會務工作方面的變化
傳統的辦會往往在乙個特定的地方，如會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所。由於會務工作極其複雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，僅需2—3分鐘就安排好了，秘書能輕易應付大量會議。辦公化自動化系統不僅能科學地分配會議室、交通工具、聲響裝置等，並能進行會議記錄，編輯會議演示文稿等，能自動檢索會議內容，並能及時修改和刪除。
隨著網路的發展，各種通訊技術的運用，使會議不侷限在某一地方，擴大了會議的場所。如網路會議的產生，使與會人員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統，不出差即可召開地區性或更大範圍的會議。使用移動通訊和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領導和工作人員保持聯絡，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。
秘書的工作方式雖然發生了重大的變化，但並不代表一些具體秘書工作中的規範處理程式的變化。由於公文辦理、檔案管理等工作有傳統的規範程式，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，檔案管理中的鑑定、分類、整理等核心環節。即使在辦公自動化環境下仍要保持規範處理，使oa與傳統秘書工作真正相結合。
綜上所述，使秘書人員避免了在領導、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工。
領導是機關或單位中的首腦，處於決策地位，相應的領導的事務也必定會繁多雜亂，網路的發展擴大了領導的需要，比如一些技術性難題，領導沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書及時處理。又如在會務工作中，秘書人員的工作內容不再僅僅是會前準備、會
中服務、會後整理的三大環節，在電視**會議中，還要幫助領導處理各種技術難操作的成分大大降低，秘書工作方式發生了重大變化。
如何組織辦公自動化環境下的秘書工作
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