第十一條總行及省級分行（省、自治區、直轄市分行，計畫單列市分行，下同）辦公室應配備專職檔案工作人員。地（市）分行和縣（市）支行應設立綜合檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員。各級行應保持檔案工作人員的相對穩定。
檔案工作人員調離崗位時應當辦理移交手續。
第十二條各級行在檔案業務上接受上級行的監督與指導，參加地方同級檔案行政管理部門組織的檔案執法檢查、檔案業務培訓和業務協作組活動。
第十三條檔案工作人員應忠於職守，遵守紀律，具備檔案專業知識，熟悉銀行業務。檔案工作人員的崗位職責是：
（一）負責收集、整理、保管、統計本行的檔案；
（二）統一管理本行各門類檔案，編制檢索工具，開展檔案編研，積極提供利用；
（三）參加檔案的鑑定、銷毀和移交工作；
（四）對檔案材料的歸檔及所轄行的檔案工作進行指導、監督和檢查；
（五）收集、整理、保管與本行檔案有關的資料，配合檔案提供利用；
（六）嚴格執行黨和國家的保密規定，不斷完善檔案的保管條件，維護檔案的完整與安全。
第三章檔案材料的收集、歸檔
第十四條對應當歸檔的檔案材料，必須按照規定，定期向本級行檔案室移交，集中管理。任何個人不得據為己有。凡是反映本行工作活動、具有查考利用價值的檔案材料，均屬歸檔範圍（另文制定）。
第十五條國家規定不得歸檔的檔案材料，禁止擅自歸檔（另文制定）。
第十六條各級行應建立年度檔案材料歸檔制度。文書處理部門或業務部門應按時向檔案室移交歸檔範圍內的檔案材料（產生的電子檔案資料和紙載體一同移交）。
第十七條檔案室收集和接收的歸檔檔案材料應符合下列要求：
（一）檔案材料應齊全完整；
（二）印件及定稿應分別標記頁碼；
（三）批量接收整理完畢的專門檔案（會計、基建、審核、監察、技術資料等）應有完整的移交目錄；
（四）**、磁帶、光碟、實物等向檔案室歸檔移交時，應附文字說明，註明時間、地點、人物（或內容）、製作者；
（五）各級行領導和公文經辦人員擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張及字跡材料必須符合歸檔要求。
檔案室接收歸檔檔案材料及檔案應當履行簽字手續。
第四章檔案的整理、保管和利用
第十八條各級行的檔案應當按照其內容和載體的不同進行分類，一般按照年度——保管期限——機構（或問題）分類。特殊門類檔案，按國家有關部門相應的檔案管理辦法執行。分類應當保持前後一致，具有穩定性。
第十九條對本級行經營活動中形成的應歸檔的檔案材料，應先由文書部門或業務部門按要求進行初級整理，在此基礎上由檔案管理人員加工整理和保管。
第二十條各級行應按照總行制定的保管期限表準確劃分檔案材料的保管期限。
第二十一條各級行檔案部門應當建立健全檔案資料的統計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統計，並按照規定向上級行和同級檔案行政管理部門報送檔案基本情況統計表。
第二十二條各級行的檔案室屬機要部門，應當安排必需的檔案專用庫房和框架。庫房應當堅固，並有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。各級檔案部門應當對庫房進行定期或不定期的檢查，發現問題及時解決。
建立檔案庫房管理制度，落實管理責任，防止失竊、失密現象發生。
第二十三條各級行應當建立全宗卷，以積累本單位的歸檔說明、分類方案、交接憑證、鑑定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等。
第二十四條應當建立檔案借閱管理制度，嚴格借閱手續，明確檔案借閱審批許可權。檔案人員應當切實履行責任，按規定借出、催退、登出，確保安全保管，有效利用。
第五章檔案的鑑定、銷毀和移交
第二十五條各級行對已到保管期限的檔案應再次鑑定其是否具有儲存價值。仍具儲存價值的檔案應延期，無儲存價值的檔案應按檔案銷毀辦法進行銷毀。
第二十六條各級行在銷毀確無儲存價值的檔案時，應當寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由、原保管期限、數量和簡要內容，連同編寫的銷毀清冊一起送有關領導審核，經領導批准後方可銷毀，並在原歸檔目錄上登出。在銷毀檔案時，應當指定兩人監銷，並由監銷人員在銷毀清冊上簽字。
第二十七條總行、省級分行應當將永久儲存的檔案在本行儲存20年後，地（市）分行、縣（市）支行應當將永久儲存的檔案在本行儲存10年後，按國家規定，連同歸檔目錄和有關的檢索工具、參考資料，一併向國家檔案館移交。
第二十八條銀行機構撤銷、合併或有重大變化時，必須將全部檔案進行認真整理，請示上級行和國家檔案行政管理部門後，妥善辦理移交或代管手續，不得散失。
第六章罰則
第二十九條銀行各門類檔案受《檔案法》的保護，各級行和員工都享有《檔案法》規定的權利和義務。凡不履行有關法律責任或違反法規的，按《檔案法》的規定，予以追究。
第三十條違反《檔案法》及有下列行為之一且情節嚴重的，對直接負責的主管人員或其他直接責任人員依法給予行政處分；
（一）將公務活動中形成的應當歸檔的檔案、資料據為己有，拒絕交檔案管理部門、檔案工作人員歸檔的；
（二）明知所儲存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的；
（三）檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第三十一條本制度由銀行總行負責解釋、修訂。
第三十二條本制度自2023年7月1日起施行。
XX公司「管理制度類檔案」行文規定
二 適用範圍 xx公司三車間各部門。三 職責 1 各部門負責本部門檔案的起草工作。2 技術部體系員負責檔案資料的行文 排版工作。四 管控說明 1 行文規定 1 所有檔案均使用a4紙。2 檔案須設帶有xx 標誌和檔案型別的頁首，頁首的字型為宋體，字型大小為五號字，左對齊 xx公司人事行政部統一格式下發...
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