隨著領導幹部檔案整理工作的進一步展開，在整理過程中，我發現每份檔案中都有不同程度的缺短材料，我們補充完善了上千份材料，影印好幾百份原件，補做《幹部任免審批表》多份，在製表時查詢相關檔案資料多件，補蓋公章多個……在補充完善了歸檔材料後，通過準確分類、裁剪修補、認真書寫分類號和頁碼，列印目錄、整齊裝訂，使幾百份檔案完美上架。（乙份檔案，不經過10次以上的反覆是上不了架的）我們就利用週末或晚上加班，使工作時間有了保障。在整理過程中發現存在共性的問題有以下七個方面：
1、年齡出現多個版本，隨意更改。
2、姓名隨意更改，多用同音字。
3、《幹部履歷表》多年不填寫，填寫了的缺**，缺本人簽字，缺機關蓋章，不規範。
4、在應審計的崗位上工作過的幹部，沒有審計報告或結論性的審計材料（普遍沒有歸檔）。
5、掛職人員、培訓人員、出國人員所需的鑑定、成績、審查表等普遍缺少歸檔。
6、受獎幹部缺少登記表、審批表，只是提供了獎狀影印件。
7、《幹部任免審批表》缺的程度很嚴重，有的幹部已是副處甚至以上，竟沒有一張任免表，有的離開原來單位十多年了，職位多次變動，任免表還停留在原單位僅有的幾張。
對以上存在的問題我們是這樣解決的：
1、對年齡的確認，我們依據檔案裡最早出現年齡的那份材料（一般是《入團志願書》），再參考本人身份證，如若相差不過2個月，就與其身份證保持一致，盡量不給其以後的生活造成麻煩。對於相差一年或兩年的，嚴格依據最早的那份材料來確認。
2、對姓名中出現多音字的，請其出示「更改姓名證明」，或不曾更改的，只是自己隨意寫，就在檔案目錄前填寫《檔案中存在的問題》。
3、對於《幹部履歷表》短缺的，已無法重新組織填寫的，只能成為遺憾。缺**、本人簽字的，我們盡量找本人索要相近時代的**補貼上去，需補蓋審查機關公章的，去原單位補蓋。並指導規範填寫新的履歷表。
4、對參加過培訓，受過獎勵的人員索要培訓證書、獎狀等原件進行影印，並對影印件加蓋人資部公章，填寫影印人姓名。
5、對《幹部任免審批表》的補做，我們在人資及黨群部門配合下，查詢當年的檔案，依據其文號、時間、任免內容，並查詢出本人的簡歷，重新製作相應的任免表，並補蓋相關部門的公章。
總上所述問題，分析存在的原因有以下幾方面：
①、出生日期的前後不一致，有陰陽曆、採用虛歲等不同習慣造成的，也有筆誤，也有個人為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意所為。
②、姓名出現同音字，是歷史原因造成的，在沒有居民身份證的年代，人們對自己的名字隨意換用與其同音的字，總之，沒有確定名字的觀念和意識。
③、對於《幹部履歷表》的缺失及不規範、審計報告、培訓成績、鑑定表、獎勵人員登記表、出國人員審查表、幹部任免審批表等等材料的缺失，我認為主要原因在於人事檔案管理部門沒有及時組織填寫、收集歸檔所造成的。
為什麼這麼說呢？因為一般員工、幹部不了解人事檔案，沒有歸檔的意識。那麼及時收集歸檔是人事檔案管理人員責無旁貸的工作。
然而目前的現狀是，各單位人事檔案都是兼職，沒有時間精力來分管這塊，而且這塊的制度也不健全，以致造成不能對應歸檔的材料及時、完整歸檔，使人事檔案雜亂無章地塵封在鐵皮櫃裡，多年無人問津。
我們在整理檔案的過程中，感到最費時、費力的就是補充、收集缺的材料，一旦材料齊全，那整理工作就是既快又輕鬆的。
針對存在這麼多的問題及目前人事檔案工作的現狀，我有以下不成熟的想法及建議：
1、首先設崗，設專人負責人事檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度。
2、檔案管理人員組織員工、幹部開展講座，提高大家的歸檔意，變被動為主動。
3、管理人員跟蹤、收集，形成網路管理，比如在人資登記的參加培訓人員，參加資格、職稱考試人員、出國人員、受獎勵人員，檔案人員要首先獲取這些人員的名單，然後跟蹤，一一收集歸檔，這樣就不會有紕漏。（訂制度：參加以上的人員必須及時上交相關資料，且與報銷差旅掛鉤等）。
如果檔案管理部門能按制度及時收集應該歸檔的材料，而且廣大員工、幹部都具備了歸檔的知識及意識，那出現缺失的檔案材料的機率就會大大降低，甚至不會出現這樣的情況。
通過這次檔案整理，以及對各單位檔案人員的培訓，使縣及各下屬單位的檔案整理工作全面展開，把以往塵封多年的檔案進行了審核、補充、整理，使遺留的所有問題得到了全面解決，從中找到了存在的問題，總結經驗教訓，為以後人事檔案工作步入正軌，打下堅實基礎。
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