第五章檔案概述
第一節檔案的概念
一、我國檔案的歷史沿革
(一)檔案的起源和發展
結繩記事：
人類在文字產生之前，常用在繩索上打結來表達意思，傳遞資訊，處理事件。中國、古埃及、秘魯、波斯都有結繩記事的記錄。
《易經·繫辭》記載：「上古結繩而治，後世聖人易之以書契。」
《尚書．序》中說：「古者伏羲氏之王天下也，始畫八卦，造書契，以代結繩之政。」
仰韶期遺址的骨契圖形
西雙版納基諾族的刻木記事
結繩與刻契記事，已經具有備忘、憑證的意義和作用。在一定程度上它記錄和反映了人們的生活和生產活動，也具有一定的儲存價值。從這個意義講，也可以說是我國檔案的萌芽。
文字的產生、社會分工和管理活動的出現是檔案產生的基本條件。
此後依次出現：金石檔案簡牘檔案縑帛檔案紙質檔案現代新型檔案（見課本p97）
金石檔案
「金石」是指金屬和石頭。金文檔案主要在商周；春秋戰國時期，特別是秦漢以後，有些重要的記載和規定，刻在石頭上。
簡牘檔案
簡櫝檔案是指以竹片和木片為載體的檔案，自商周起出現。
縑帛檔案
縑帛為絲織品，秦漢以後漸多
紙質檔案
唐律殘片
（二）檔名稱的沿革
1.檔案在我國有著悠久的歷史,不同時代有不同叫法
冊（商）
中（周）
典籍（秦漢）
文書、文案（魏晉以後）
文捲、案卷、案牘（唐宋以來）
「檔案」一詞，一般認為初見於清代。
「檔案」一詞，一般認為初見於清代
a. 「檔案」一詞最早出現在清初的官府文書《清太宗皇帝實錄》（公元2023年）中， 這裡的「檔案」 指倉庫財務的登記簿。（課本p97）
b.最早對「檔案」這一名詞說明的是楊賓《柳邊紀略》(2023年，康熙四十六年）：「邊外文本，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；儲存年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。
然今文字之書於紙者，亦呼為牌子、檔子矣。」
2 . 「檔案」釋義
檔，《康熙字典》：「橫木框檔」（木架框格）。
案，《說文解字》：「幾屬」（小桌子）。 由此引伸，把處理乙個事件的有關文書作為一案。
檔案就是存入檔架收貯起來的文書案卷。
二、檔案的概念
關於檔案的概念，據不完全統計，目前國內外已有上百種。
有五種型別：法規型辭書型教科書型專著型**型
《法蘭西共和國檔案法》（2023年公布）：
「任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的檔案整體，不管其形成日期、形式和製成材料，都是檔案。」
《蘇聯大百科全書（第三版）》：「檔案是機關、個人、家族在活動中形成的檔案材料的總和。」
美國現代著名檔案學者謝倫伯格在其名著《現代檔案——原則與技術》中說：檔案是「經鑑定值得永久儲存的供查考和研究之用，業已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的檔案。」
《中華人民共和國檔案法》：「本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。」
本教材：「檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中產生的，作為原始記錄儲存下來供人們查考的，利用文字、圖表、**、聲像等方式記載的檔案材料。它是具有清晰、確定的原始記錄作用的固化資訊。
」1.怎樣理解檔案的概念?
以上檔案定義都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性。
(1)產生檔案的主體和**
產生檔案的主體大致可以分為4種型別:
黨政機關
社會團體
企事業單位
個體人(如著名人士、著名家庭和家族)
從法律角度看，檔案主體的**可分為：
法人：依法成立並能以自己的名義行使權利和承擔義務的各種組織。包括各級黨政機關，各種工商業、金融保險業、房地產業、資訊產業、服務業的公司，各類教育、科研、衛生、文藝、體育、社會福利機構，學會、協會、商會等社會團體。
自然人：依法享有權利並承擔義務的個人，包括家庭、家族等。
從產生檔案的**看，它產生於不同主體所從事的不同的社會活動。
政治經濟、文化教育、天文地理、農工商學，無所不包，形成和產生各種形式和內容的檔案，檔案內容十分廣泛。
(2)檔案具有查考價值
檔案有兩種基本價值：
一是歷史憑證價值
二是情報資訊價值或稱參考價值
(3)檔案形式的多樣化
從載體形式看，古今中外檔案的形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、岩石、竹木、布帛、紙張、感光材料、磁性材料等。
小知識：
泥板是至今發現的最早的檔案載體形式。從已經出土的100多萬塊泥板檔案來看，主要形成於古代兩河流域的蘇美爾、巴比倫、亞述等地，在埃及、西臺、波斯以及希臘的克里特島也有發現，最早使用於西元前30世紀。
泥板檔案
從表達方式看，有：文字、圖示、影象、聲音等；
從記錄方式看，有： 刻鑄、書寫、印刷、曬製、攝影、錄音、錄影、錄入、燒錄等
音像檔案
音像檔案是指以**、錄音帶、唱片、錄影帶、電影片等為載體的檔案。它的特點是真實、形象、生動、直觀。
改造前後的信河街（1998，2023年）
從閱讀方式來看，有：直讀的、機讀的；機讀檔案
從檔案的名稱看：古代有詔、誥、題本、奏摺、牌等； 近代有諮、呈等；
現代各單位的行政管理檔案有章程、條例、命令、決定、意見、請示、報告、通知、通報、公告、計畫、總結等；在生產活動中有設計方案、生產圖紙等；在經濟活動中有市場分析報告、市場**報告、產品營銷策劃書、廣告文案、報表、賬簿、合同等。
2.檔案的形成過程
檔案的形成過程是各種形態的具體檔案，從被製作出來到被作為檔案正式儲存並發揮檔案作用的過程。
從製作動機角度可大致劃分為兩種型別：
一是在其被製作時就是檔案，製作者具有明確的檔案意識，其製作目的就是為了日後的查證、使用，留下明確的原始記錄。如：人事檔案、會計憑證、日記、**、錄音等等。
在這種情況下製作出來的檔案，其形成過程較為簡單、直接，只要製作出來後立即妥善儲存即可。
二是在其被製作時並不是「檔案」，製作者也沒有或少有檔案意識，製作目的是為了解決、處理現實生活、工作中的具體問題。如：
絕大多數的公務文書(法律、法規，通知、請示、批覆等)和私人信函。
在這種情況下製作出來的檔案，其形成過程就較為複雜，且往往需要經過必要的技術處理程式（如鑑定、分類、立卷歸檔等），才能完成其形成過程，成為檔案被儲存並發揮作用。
這兩種情況的形成過程，可簡化歸結為公式：
有意、無意地製作+有意的處理儲存
「意」——檔案製作者和儲存管理者的檔案意識。
兩種檔案具有正好相反的「優勢」與「劣勢」 ：
「有意」製作的檔案：
「優勢」——製作材料較好，追求耐久性，格式嚴格、規範，便於長久儲存且留存狀況較齊全、完整。
「劣勢」——內容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實甚至有意作偽，報喜不報憂等內容上的偏差、錯誤。
如：人事檔案各種登記表中「年齡越填越小，工齡越填越長」的現象
「無意」製作的檔案：
「劣勢」——因無檔案意識，所以製作材料的質地、耐久性往往較差、書寫格式等也往往不規範，且留存狀況不好，難以做到齊全、完整，這對檔案的儲存和日常管理使用顯然是不利的。
「優勢」——內容較客觀真實，製作者會在無意中留下真實客觀的記錄。這對於檔案的原始記錄作用顯然是有利的。
三、檔案的屬性
1.原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質屬性，也是檔案區別於其他資訊的主要特徵。
根本原因：
檔案是其形成者在工作活動中形成和使用的原始記錄的轉化物。
首先，檔案是原生的或首次生成的資訊，而不是事後編寫或製作的再生資訊，因而具有原始性的特點。
其次，從內容上看，檔案直接記載著其形成者工作活動的情況，可以客觀地再現當時的情形，因而具有記錄性的特點。
《紅樓夢》第十一回記載：為賈敬慶壽辰寧府擺家宴
尤氏的母親並邢夫人、王夫人、鳳姐兒都吃了飯，漱了口，淨了手。才說要往園子裡去，賈蓉進來向尤氏道：「老爺們並各位叔叔哥哥們都吃了飯了。
大老爺說家裡有事，二老爺是不愛聽戲，又怕人鬧的慌，都去了。別的一家子爺們被璉二叔並薔大爺都讓過去聽戲去了。方才南安郡王、東平郡王、西寧郡王、北靜郡王四家王爺，並鎮國公牛府等六家、忠靖侯史府等八家，都差人持名帖送壽禮來，俱回了我父親，收在帳房裡。
禮單都上了檔子了，領謝名帖都交給各家的來人了，來人也各照例賞過，都讓吃了飯去了。母親該請二位太太、老娘、嬸子都過園子裡去坐著罷。」
「檔子」——在管理財務與人事活動中形成的家庭檔案。
原始性與記錄性的有機結合就構成了檔案所具有的獨一無二的本質特徵。
原始記錄性是檔案具有可靠的憑證作用的原因所在。
直接形成→→原始記錄性→→歷史真實性→→憑證價值
檔案的本質特性——原始記錄性，不僅是檔案區別於其他事物的根本所在，而且從根本上決定著其管理方法的基本取向。
即對檔案的管理方法無論怎樣簡便、有效，均不能以傷害檔案的本質特性為代價，而只能以充分實現其對以往歷史事實的原始記錄價值為軸心。
在我國，檔案的原始記錄性受到國家法律的保護。
《中華人民共和國檔案法》規定：對損毀、塗改、偽造檔案等行為，根據情節輕重，給予行政處分，直至依法追究刑事責任。
2.社會性
社會性也稱社會實踐性，即檔案是人們在社會實踐中直接形成的，其內容就是對社會實踐活動的內容、過程及結論的原始記錄。檔案的形成與積累是人們出於服務社會的目的有意識地挑選與留存下來的。
自然界也存在著大量的對自然現象及其演變過程具有原始記錄作用的東西。如動物的化石，樹的年輪，岩石、山川、河流(河床)、森林、沙漠等，但不是檔案。
社會性，把檔案的原始記錄性與自然界存在的原始記錄區別開來。
3.歷史性（後時性）
檔案管理學
自學指導書及習題集 中原工學院繼續教育學院 檔案管理學 自學大綱 第一部分課程性質與目標 一 課程性質與特點 檔案管理是現代社會公務活動的一項重要工作，是辦公室業務的重要組成部分和檔案工作的核心內容。檔案管理學 是認識和研究檔案的 形成 特徵 作用和我國檔案工作的性質 地位 作用 體制 原則 任務 ...
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檔案管理學列印
第一章檔案實體管理概論 複習要點1 實體的概念和內容 檔案實體管理是指針對處於實體狀態的檔案所進行的一系列管理工作。檔案實體管理的內容主要包括檔案的收集 整理 鑑定 保管和統計。複習要點2 實體管理的原則和方法 原則 把同一機構 組織或個人形成的檔案作為乙個整體加以管理的原則。產生於乙個特定機構或組...