二適應範圍：
適用公司所有質量體系檔案和資料。
三職責：
3.1 檔案體系推行
3.1.1依公司組織系統，各級單位主管為檔案體系的推動責任者。
3.1.2文控中心歸屬於綜合計畫部。
3.2 職務劃分
3.2.1推動責任者
3.2.1.1制訂所負責工作之相關檔案。
3.2.1.2依許可權範圍確實審核相關檔案。
3.2.1.3教育並督導檔案實施。
3.2.1.4檢討並依現況修正檔案。
3.2.2文控中心負責檔案的編號﹑分派﹑**﹑存檔﹑影印以及更改銷毀等控制工作。
3.3檔案和記錄的儲存
3.3.1文控中心負責儲存體系檔案原件，並編寫《質量記錄彙總表》，備案各類記錄的樣本。
3.3.2各部門檔案資料管理員負責對本部門的記錄進行整理、歸檔。
3.3.3品質部負責儲存管理評審報告， 質量審核報告，不合格報告， 糾正措施報告、預防措施報告。
3.3.4客服科負責儲存客戶投訴處理報告。
四定義：
4.1 檔案和資料: 資訊及其承載體，典型的有書寫紙和電子郵件形式(如質量手冊,程式文
件,各種圖表等), 通常統稱為檔案。
4.2 dcc: document control center 檔案控制中心。
4.3 受控檔案: 指質量體系在推導實施中所涉及和形成與產品有關的質量檔案, 當此類檔案用作操作﹑評審﹑計畫﹑行動等活動的依據時需接受控制, 此類檔案稱為受控檔案, 受控檔案須接受更新處理。
4.4 非受控檔案: 當檔案不作活動的依據, 而只作為參考時，不需接受控制，此類檔案為非受控檔案, 亦稱為"管理外檔案"。
4.5 版本: 對檔案作出其最新發布狀態的標識，在檔案上用「版本/ 版次」﹑「生效日期」﹑「發布日期」等表示。
五工作程式：
5.1 擬案提出
5.1.1 相關部門人員依實際需求制定新檔案, 現有檔案有因不適宜而要求修改者, 原責任部門依實際修訂，並填寫「檔案新建/更改申請單」。
5.1.2 凡公司所屬之員工均有權提出與其工作相關檔案之新建/更改建議。
5.1.3 檔案擬案的提出應依規定之標準格式書寫。
5.2審查及批准
檔案擬定好後, 附上檔案封面**, 由責任部門主管審核簽章, 再經相關部門主管會審簽章。 一級檔案最終由總經理批准；二級檔案由管理者代表批准；其它檔案由責任部門主管批准。
5.3批准完成的檔案，由制訂部門送交文控中心，文控中心對檔案編號、版本／版次及生效日期進行確認無誤後按檔案發放規定進行影印並向相關部門蓋章發行，發行時要求檔案接收者在「檔案分發／**履歷表」上簽收及作好記錄。若非規定發放部門有檔案使用需求，可提出檔案申請, 經管理者代表審核同意，文控中心方可蓋章發布並作好記錄。
5.4分發至各部門的檔案，各部門應自行整理，妥善保管。有效受控檔案上應蓋有文控中心受控章，原件應蓋原件章。
5.5 屬修改的檔案於發放新版本或版次的同時, 應收回對應之舊版本(次)檔案, 並做好收﹑發記錄。
5.6 收回之舊版本檔案, 除正本蓋「作廢」字樣，予以適當儲存外, 其餘作廢檔案由文控中心統一銷毀並做好 「檔案銷毀記錄」，其銷毀方式可用碎紙方式，以供**利用，或焚燒處理以防誤用。
5.7 當檔案不作為活動依據，只作參考時，執行單位可向文控中心申請並經管理者代表批准後，影印原稿按管理外檔案發行, 發行同時須加蓋「非受控檔案」章, 管理外檔案不再隨版本或版次更新而更換。
5.8 發往外部的檔案（圖紙或技術資料）需要更改為pdf格式，且防止列印、複製。
5.9 受控檔案及資料種類:
5.9.1 一級檔案: 質量手冊
5.9.2 二級檔案: 程式檔案
5.9.3 **檔案: 品保工作檔案（如︰作業標準書、作業指導書、檢驗規範）
5.9.4 四級檔案: 窗體﹑ 記錄。
5.8.5 圖面及客戶規格資料。
5.10 教育: 各有關部門接到新/修訂檔案後, 部門主管應依檔案內容指導所屬員工於定期內完成該項教育培訓工作，並作好培訓記錄。
5.11 實施
5.11.1 新檔案經培訓後，正式實施, 部門主管應負責督導。
5.11.2 部門主管應依檔案之實施，考核掌握本部門體系執**況。
5.11.3 新檔案應經批准發布後才開始實施, 但於緊急特殊情況下, 可由批准者先行以臨時檔案實施（臨時檔案發行時須蓋「臨時檔案」章，檔案有效期為乙個月）, 正式檔案則依規定程式辦理。
5.12 修訂
檔案與資料出現不適宜需要修訂時, 由相關或制定部門適時提出具體之修訂方案, 並填寫「檔案新建/更改申請單」, 經相關人員審批好後, 交文控中心按規定執行。
5.12.1 一﹑二級檔案之修訂
1) 檔案需修訂時, 由申請部門填寫「檔案新建／更改申請單」，經權責部門主管審核，相關部門主管審議後，再交公司總經理／管理者代表批准後, 送至文控中心控制發行。
2) 檔案的修訂經審核批准後，文控中心應及時作好「檔案更改記錄表」，並作好發放﹑**及銷毀等記錄。
3) 檔案禁止手寫改動, 禁止亂簽名, 刪除, 塗改, 標識。
5.12.2 **檔案之修訂
1) **檔案之更改, 由申請部門填寫「檔案新建/更改申請單」, 經相關部門主管審核，管理者代表批准，交文控中心控制發行。
2) 對於臨時發行的受控檔案，及不便換版本之小更改，**件更改申請和相關部門主管審核後，文控中心可將更改的內容列印後貼於需更改的位置上，並於其右上角加蓋「文控中心更改章」後加以發行。
3）檔案禁止手寫改動, 禁止亂簽名, 刪除, 塗改, 標識。
5.13 公司質量體系檔案及編號原則
5.13.1公司質量體系檔案分四個層次, 即一級檔案(品保手冊), 二級檔案(程式檔案), **檔案(各類指導書﹑檢驗規範等), 四級檔案為窗體﹑ 記錄。
一級檔案質量方針及質量執行原則等活動
公司內統一的動作原則(when, where, who)
具體的動作方法
品保體系執行之證據(record & form)
5.13.2 體系檔案的格式。(如附件)
5.13.3 檔案與資料的編號原則根據《質量體系檔案編號原則及格式的規定》
5.13.3.1檔案編碼的基本組成：
一級檔案： 質量手冊
事業部**+檔案類別
二級檔案： 程式檔案：
事業部**+檔案類別
**檔案：技術標準、工藝標準、檢驗標準、工作指示、作業指導書、控制計畫等檔案。
事業部**+部門**-檔案類別-流水號
四級檔案：質量體系相關**：
事業部**+部門**--流水號
本體系事業部**為：「al」
5.13.3.2部門**規定如下：
部門**由乙個大寫的英文本母
第十四事業部：
綜合計畫部：p 技術工程部：e 品質部：q
模具部：t 生產部：m 市場與客服部：s 總經理室：g
5.13.3.3檔案類別碼
a．質量體系檔案類別編碼
質量手冊：qm （qaulity manual）
程式檔案：qp （qaulity procedure ）
控制計畫：cp （control plan）
設計類檔案：d（design ducuments）
標準類（包括原材料技術標準、工藝技術標準、檢驗標準、裝置引數等）：s （specification）
工作指示：wi （work instruction ）
作業指導書：oi （operation instruction ）
客戶承認圖：k+客戶代號
出貨檢驗標準：s+客戶代號
訂單說明書：以客戶代號為準
工程更改類檔案：ecn
其它類：o （other）
b．流水號
流水號從0001起編，原則上順號編，不可跳號。
c．版本號：以字母a、b、c、d------z
d．修改號：以數字0、1、2、3------，
e．頁碼：封面頁為0，正文用如：1/5、2/5、3/5---形式表示。
5.13.3.3其它原則
a．擬定、審核、批准須相關責任人筆簽。
b．生效日期由批准人準確填寫。
c．修改記錄：準確記錄舊版本檔案的修改原因、修改人、生效日期。
5.14 檔案的管理
5.14.1 除特殊狀況經總經理批准外, 任何人不得擅自修改﹑影印﹑傳真或拿出廠外。
5.14.2 正式檔案上不得加以標記或書寫任何文字元號。
5.14.3 文控中心負責受控檔案的最新有效版本清單「檔案控制一覽表」，將其電子檔案放在公共盤上，以供使用者核對所使用之檔案是否為最新版本。
5.14.4 公司的專利資料儲存在閱覽室內。
閱覽室對專利資料進行統一保管、按專利號登記在《閱覽室專利一覽表》上。閱覽室定期對專利的儲存狀況進行檢查，儲存專利資料的完整性。任何專利資料原則上只能在閱覽室閱讀，不能帶出或影印。
5.14.5電子文件受控檔案的控制
a．公司的檔案受控主要採用紙張形式，對於無法用紙張進行受控的檔案如工程圖紙、軟體等，可採用電子文件檔案（如pdf檔案等）形式進行受控。
b．由檔案制定部門以軟盤或電子郵件的形式將檔案傳送至文控中心，並註明檔名稱、檔案編號、版號、修改號及生效日期等。軟體受控時需提交的檔案包括源程式、編譯後的可執行檔案以及相應軟體的流程圖，其中源程式及可執行檔案為電子文件，流程圖為紙張文件。
文控工作職責
根據公司現執行的管理，現將工作職責明確如下 1 負責本部門的行政檔案 技術文件 工程圖紙 生產資料的收集 整理 鑑定 統一管理 編目 檢索 統計與借閱 儲存期限和監控工作。2 資料檔案電子檔目錄的建立並將檔案統一編號，目錄及時更新。3 負責本部門對外單位的付款及存檔工作。4 負責本部門合同評審和合同...
文控工作交接
一 工作明細 1.文控 1 檔案送簽 到各個部門，給部門負責人簽字 如部門負責人請假，則找他的職務 人簽名，最後是 總 總簽字 2 檔案影印 首先要清楚檔案要發放到哪些部門，便影印多少份，影印好後整理 裝訂 3 檔案受控 分發前必須先蓋章 受控檔案 蓋在實施日期上，要端正 4 檔案分發 首先把檔案分...
文控工作職責
1.對公司質量體系檔案執行全面管理，如編號 標準化檢查 影印 加蓋受控檔案章 發行 變更 作廢處理 登入 分類 歸檔儲存 補發 借閱 定期整理 最新版本管理制等。2.負責相關質量記錄的編制 如 程式檔案清單 受控指引清單 受控檔案一覽表 檔案的分發 記錄表 檔案撤回 廢止申請單 外來檔案一覽表 檔案...