一、 工作明細
1. 文控
1）檔案送簽：到各個部門，給部門負責人簽字(如部門負責人請假，則找他的職務**人簽名，最後是→*總/*總簽字；
2）檔案影印：首先要清楚檔案要發放到哪些部門，便影印多少份，影印好後整理、裝訂；
3）檔案受控：分發前必須先蓋章「受控檔案」，蓋在實施日期上，要端正；
4）檔案分發：首先把檔案分發簽收表打出，再到各部門分發檔案，可由其部門文員簽收；
5）注意：原件是不能蓋章的！把原件分類整理歸檔；
6）如是修訂檔案（b版），必須把舊檔案（a版）統一收回，並蓋「作廢檔案」章。
所有的檔案（電子檔）放在電腦e盤，其中四階檔案已基本更新完畢，但舊的檔案仍需保留。
檔案的書面檔存放在櫃子/桌面的檔案架上。
2. sgs報告（有rohs報告,reach報告等）msds報告
rohs是由歐盟立法制定的一項強制性標準，它的全稱是《關於限制在電子電器裝置中使用某些有害成分的指令》，包括鉛、汞、鎘、六價鉻、多溴聯苯和多溴聯苯醚共6項物質。
reach是歐盟規章《化學品註冊、評估、許可和限制》，共檢測有46項物質。
msds報告指物料安全資料表（合格的報告一定要有cas no以及16項內容）。
電子檔存放在電腦e盤/**商資料/sgs，主要分兩大類（主料與物料），主料一般指的是紙（包括雙膠紙/銅版紙等等），而物料指的是除紙以外的物料（包括膠水，油墨等等）；一般業務要求提供的大部份為rohs報告。
sgs報告的有效期為一年，目錄清單存放在e盤/**商資料/sgs測試報告（rohs）清單，每個月都要檢查，在有效日期的前乙個月整理好快過期的sgs報告清單給採購，並不定時的去口頭追採購員，或在共享/採購部/sgs2011裡看看有沒有最新的報告，因為有時採購放了新的報告而沒有通知到我們，如有就複製到我的e盤/**商資料→並且在sgs測試報告（rohs）清單裡填上相應的資料，（注意：序號是一直往後排的），列印乙份新的報告放到資料夾裡，寫上編號，把過期的書面檔抽出。
電腦裡也要把已過期的（即已有替代的）物料放在〈2023年過期sgs報告〉裡，按月份放。
另：我的電腦e盤/**商資料/物料中有害物質含量調查表_r-pd-071_b1，此份表分為彩盒與說明書，是提供給營業一部王**的，注意把快要過期的rohs報告更新為最新的，物料一樣即可，**商不限，更新後到財務找鍾**蓋章，然後去掃瞄（掃彩色），回來重新命名後存放在e盤/**商資料/sgs表（掃瞄）裡，再複製乙份給王**，最好是放在共享/營業一部/王**，然後再通知他本人。
msds報告的電子檔也是存放在e盤/**商資料裡，但此報告是沒有有效期的；書面檔放櫃子裡的資料夾裡，一般新的物料必須要有rohs報告與msds報告，如有新msds報告，先在msds清單裡編號登記，再列印乙份書面檔存放於資料夾內。
3. 7s檢查
現定於每週一上午10：00為7s檢查，周四為複查，7s檢查前必須先發oa通知到各部門，然後再打**通知其本人，準備好簽到表，便條紙（方便做記錄），檢查中必須跟隨領導/相機，把問題點記錄下來。
完結後回來整理**，先重新命名後再把**調整大小，把問題點用**列出，**內容跟**內容要一致，**上最好用鏈結的方式，便於檢視；最後用oa發給各個部門。資料存放在我的文件/7s現場巡查。
每週四為複查，跟以上一樣先通知檢查人，把問題點的**打出，每人手乙份進行複查，完結後跟以上一樣。7s板報每週更換一次，故周一與周四的**整理出，改善前與改善後的，也是先把**縮小，排好版後列印即可張貼。可參考之前做過的**。
4. 臨時工作
a,體系培訓，每週三，周五晚上19：00在培訓室，培訓當天下午與人事部**先把地面清掃一下，擦擦桌子，把座位擺整齊，擺好座位牌等，檢查好水性筆是否還能寫。晚上18：
30分人事部**便會去開門，我們這邊準備好簽到表，電腦等。簽到表存放在我的文件裡，且要在《體系培訓簽到明細表》裡把每天的培訓出勤一一作記錄。
b,提供sgs報告，業務那邊會時不時要我們提供sgs報告，就找回e/**商資料便可。
5. 審廠資料
業務經常會要求我們這邊填寫調查問卷，之前有填寫過的檔案，電子檔存放在e/調查資料裡，書面檔存放在檔案櫃裡；
另：我司營業執照影印件/稅務登記證影印件等等資料，放在桌面的資料夾裡（客戶審廠資料）
二、 待辦事項
1. a) sgs報告還有幾個3月份已過期的，但採購一直未付到，4月份過期的也要一起追回採購提供；
b)提供給李**總監的sgs報告還欠東洋油墨的rohs報告，之前李**復回4月初，到時記得追回；
c) 現有大興油墨的rohs報告是四色顏色乙份報告的，業務王**復不ok,四個色一定要分開來，已要求**商那邊做，4月初時記得追問採購李**是否有了（四個顏色分開的rohs報告）；
2. 現三階檔案正在修訂當中，電子檔存放我的電腦e盤，新的目錄清單裡有填充顏色的便是已修訂好的，後續如有修改的檔案即為b版，資料夾裡需把a版換掉。
3. 英國客戶審廠的資料，已ok放桌面上.（之前復3月底會來審廠）
三、 辦公用品
四、 其它事項無
文控工作職責
根據公司現執行的管理，現將工作職責明確如下 1 負責本部門的行政檔案 技術文件 工程圖紙 生產資料的收集 整理 鑑定 統一管理 編目 檢索 統計與借閱 儲存期限和監控工作。2 資料檔案電子檔目錄的建立並將檔案統一編號，目錄及時更新。3 負責本部門對外單位的付款及存檔工作。4 負責本部門合同評審和合同...
文控工作職責
1.對公司質量體系檔案執行全面管理，如編號 標準化檢查 影印 加蓋受控檔案章 發行 變更 作廢處理 登入 分類 歸檔儲存 補發 借閱 定期整理 最新版本管理制等。2.負責相關質量記錄的編制 如 程式檔案清單 受控指引清單 受控檔案一覽表 檔案的分發 記錄表 檔案撤回 廢止申請單 外來檔案一覽表 檔案...
文控工作總結
出現以上問題的主要原因是我自身本職工作沒有做到位，對檔案的處理認識不夠深刻，平時工作中發現的問題沒有很好的和各部門主管溝通或交流，各方面的學習也還有待加強。以後我將不斷改進工作方法，爭取在本職崗位上做出更好的成績，現計畫 建議如下 1 繼續努力做好公司檔案和資料的收集 整理 發放 和保管工作 2 對...