有效協調的原則

2023-01-08 18:45:02 字數 3924 閱讀 2778

1、及時性原則--矛盾和問題得以及時解決。一旦出現,若不及時協調,會積少成多、積小變大,甚至無法正常解決,積重難反。有些問題當初只要稍加注意,用很少的時間和精力就可以解決的。

2、關鍵性原則--有兩層含義:

一是要抓住重大和根本的問題:

影響長遠的問題

重大問題

影響全域性的問題

薄弱環節

代表性的典型問題

帶動性(根源性)問題

群眾意見大、反映強烈的問題

二是解決問題要標本兼治:不僅要解決問題本身,還要解決引發問題的原因,只要原因存在,則問題會不斷重複出現。一般引起問題的根本原因如下:

企業方向上的問題--您選擇了錯誤的市場、錯誤的產品,無論您怎麼強化銷售都不會有好的效果

體制上的問題--經營管理體制不合理,無論您怎麼努力,您最多解決的只是區域性的或表面的問題,例如在大鍋飯體制下,您不可能長期調動員工的積極性

制度上的問題--假設您沒有規範的財務制度,違規就不可避免

人員素質問題--員工的素質提高,本身就可以預防問題

管理基礎工作--基礎工作不好,導致經營上諸多不暢重**生

3、激勵性原則--合理使用激勵手段,不僅可以預防問題和矛盾的發生,而且在問題發生以後,又能調動各方協作的意願。

4、溝通情況和資訊傳遞原則--及時溝通情況和傳遞資訊,可以保證配合順暢,反應迅速,也能達成相互的支援和理解,減少誤會;問題發生以後,溝通和資訊又是解決的主要方法之一

5、全域性性原則--企業是個系統,牽一髮而動全身。不能在解決問題的時候挖肉補瘡,拆東牆補西牆。

6、長遠性原則--為了現在能輕鬆解決問題而把可能由此引起的更重大的問題推到以後,這是不明智的。

協調的一般內容和方法

這裡我們僅講述最常見的問題和矛盾及最一般的解決思路

一、企業外部協調

1、垂直方向--企業與上級(主管部門)及下屬單位之間

(1)一般內容:

政策和規劃上的不一致

政企沒有真正分開

行政命令、人事制度、幹部任免等

資訊溝通不暢

利益衝突

領導個人因素(作風、工作方式、工作關係)等引起的問題

(2)一般方法--關鍵在上級,但下級也應主動配合、協調和溝通

切實做到政企分開是解決這一問題的根本措施

重點是要規範**及企業主管部門的職能、真正落實企業經營自主權

健全巨集觀調控和法令條例,避免直接衝突

溝通資訊,增進理解

改善上下級領導的工作方式、工作作風

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2、水平方向--企業與使用者、協作單位、競爭對手、公眾等物件的關係

(1)一般內容

與使用者在產品、服務方面發生糾紛

經濟往來、協作中的經濟糾紛(最常見的是經濟合同、債務等)

同行之間由於競爭產生摩擦

企業在經營過程中觸犯社會利益或公眾利益

(2)協調的一般方法

企業首先應規範自身行為(包括產品、服務質量保證、守法經營等)

利用法律**解決

通過上級主管部門協調

充分協商、溝通資訊、增進理解、互諒互讓

加強企業公共關係活動

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二、企業內部協調

1、垂直方向--處理好上下級關係

(1)協調一般內容

組織授權不合理,上下權責不清

下級不尊重上級職權,有越權行事、不服從行為

上級擅自干涉和干擾下級工作

上下級缺乏有效的溝通和理解

上級的不當指揮

上下級個人因素造成的問題(工作思路、習慣、作風等)

(2)協調的一般方法

組織協調,理順組織關係,合理分工授權,明確上下權責範圍

加強資訊交流,廣泛開展各種形式的交流、訪談、座談

企業形成良好的工作氛圍和團結一致的合作願望

提高上下級的素質

上級的指揮要減少失誤

建立明確的管理制度和責任制度

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2、水平方向--部門之間、崗位之間、生產經營的各個環節之間,是企業協調最大量的工作,也是乙個難點,因為上下級之間的矛盾往往可以通過行政手段解決,上級手中的權力可以起很大的作用,而同級之間的問題要複雜得多。

(1)協調內容(問題和矛盾所在)

機構不健全,職能上存在漏洞--例如「三不管」,往往會引起推踢和爭搶

分工不明、職責不清,好事爭搶、難事推踢

機構臃腫,職位、職能重疊、人浮於事

任務苦樂不均

獎懲不明

部門利益衝突

本位主義

侵犯同級職權

個人因素

缺乏資訊溝通、各行其是

供、產、銷各環節的標準、期量,工序之間的銜接不平衡

(2)一般方法

組織調整

--隊伍精幹、精兵簡政

--健全機構、明確權責

制度協調--健全各項管理制度、落實責任制度

科學計畫--資源調整、任務分配、期量銜接等

加強教育,提高素質

加強資訊溝通

營造團結一致、相互協作的工作氛圍

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協調工作的形式

協調工作的形式多種多樣,擇要介紹如下幾種:

1、會議協調為了保證企業內外各不相同的部門之間,在技術力量、財政力量、**力量等方面達到平衡,保證企業的統一領導和力量的集中,使各部門在統一目標下自覺合作,必須經常開好各類協調會議,這也是發揮集體力量,鼓舞士氣的一種重要方法,會議的型別有以下幾種:

(1)資訊交流會議。這是一種典型的專業人員的會議,通過交流各個不同部門的工作狀況和業務資訊,使大家減少會後在工作之間可能發生的問題。

(2)表明態度會議。這是一種商討、決定問題的會議。與會者對上級決定的政策、方案、規劃和下達的任務,表明態度、感覺和意見,對以往類似問題執行中的經驗、教訓,提出意見,這種會議對於溝通上下級之間感情,密切關係起到重要作用。

(3)解決問題會議。這是會同有關人員共同討論解決某項專題的會議。目的是使與會人員能夠統一思想,共同協商解決問題。

(4)培訓會議。旨在傳達指令並增進了解,從事訓練,並對即將執行的政策、計畫、方案、程式進行解釋。這是動員發動和統一行動的會議。

2.現場協調這是一種快速有效的協調方式。把有關人員帶到問題的現場,請當事人自己講述產生問題的原因和解決問題的辦法,同時允許有關部門提要求。使當事人有一種「壓力感」,感到自己部門確實沒有做好工作。

使其他部門也願意「幫一把」,或出些點子,這樣有利於統一認識,使問題盡快解決。對於一些「扯皮太久」,群眾意見大的問題,就可以採取現場協調方式來解決問題。

3.結構協調就是通過調整組織機構、完善職責分工等辦法,來進行協調。對待那些處於部門與部門之間、單位與單位之間的「結合部」的問題,以及諸如由於分工不清、職責不明所造成的問題,應當採取結構協調的措施。「結合部」的問題可以分為二種,一種是「協同型」問題,這是一種「三不管」的問題,就是有關的各部門都有責任,又都無全部責任,需要有關部門通過分工和協作關係的明確共同努力完成。

另一種是「傳遞型」問題,它需要協調的是上下工序和管理業務流程中的業務銜接問題。可以通過把問題劃給聯絡最密切的部門去解決,並相應擴大其職權範圍。

協調的藝術

1、預防為主,預防與解決問題相結合--有水平的管理者應該有戰略眼光,善於分析和推測未來,對可能發生問題和矛盾的環節,採取先期的預防措施,盡可能避免,或者準備好補救措施。

2、把問題消滅在萌芽狀態--有的問題,一旦出現苗頭,就應該及時解決,防止問題惡化最大限度減少損失。

3、最有效的協調方式應該從根本因素入手--既要治標更要治本,防止乙個不斷引發不同的問題或是重複出現同一問題,例如從組織設計、管理體制、管理制度、員工素質等原因引起的問題。

4、善於彈鋼琴、抓關鍵--細小煩瑣的事情可以不必去理會,或是交給下級解決,自己集中精力抓大事,解決重大問題。一般以下問題應引起足夠重視:影響全域性的問題、危害重大的問題、後果嚴重的問題、單位中代表性的典型問題、根源性的問題、群眾意見大的問題等。

5、協調工作體現乙個領導的工作水平,因此要創造性地開拓新方法,要有魄力。

6、不能忽略職工素質的提高和資訊交流。

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