摘要：闡述了高校人事檔案管理理念，強調了確保人事檔案材料真實性的重要性，提出了利用abc管理法管理人事檔案、建立人事檔案計算機資訊網路系統的新思路。
關鍵詞：高校人事檔案管理；abc管理法；計算機資訊網路系統
1、人事檔案管理理念要與時俱進
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現情況，以人頭為單位集中儲存以備查考的文字、**及其他各種形式的原始記錄［1］。
我國在20世紀50年代初產生人事檔案以來，作為一項常規性的公共管理工具，在中國的信用建設、幹部職工管理、****、福利分配等方面作出過不可磨滅的制度性貢獻。但是，隨著社會主義市場經濟體制的建立，人事檔案制度的身份性和制度性弊端也顯露無遺，出現了一些死檔、棄檔、虛假檔案、人質檔案、轉殖檔案，甚至在人才自由流動中造成了人檔脫節的現象。在高校人事檔案管理上問題也不少，多數高校人事檔案管理技術手段滯後，管理人員配備不足，硬體和軟體都比較差。
一些高校人事檔案室的電腦僅侷限於列印檔案目錄，無法進行人事資訊的查詢和檢索，更無法實現對人事檔案資訊的篩選、排序、分類、彙總，資訊化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造**才資源的極大浪費。有些合併或公升格的高校，人事檔案材料短缺，歸類不準確，用紙規格不統一，立卷不規範，案卷質量不高。造成這種情況的主要原因是學校和有關部門領導檔案意識不強，因此要首先更新觀念。
人事檔案雖然「光輝不在」，但並非是可有可無的「雞肋」。首先，要通過廣泛宣傳，樹立檔案意識；其次，人事檔案工作者要有時代感，堅持以人為本，以民為本，樹立人性化的管理理念。高校檔案館要想真正使自己具有科學與文化性質，就應該在指導觀念上由為少數人服務轉變為面向普通大眾服務，也就是說應該多一些「平民」色彩、「百姓」色彩；要促進人事檔案盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代化管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使傳統的檔案工作者向資訊管理工作者轉變。
2、確保人事檔案材料真實性
人事檔案材料主要由人事、組織、勞資等部門在人事管理活動中形成，它是個人經歷、學歷、社會關係、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。因此，真實性是檔案的生命，任何不真實的檔案都會誤國誤民，貽害無窮。然而，出於檔案當事人自身利益考慮，近些年來人事檔案材料內容失真情況比較普遍，突出的是「三齡一歷」的造假問題，即有些人在自傳和履歷表中，年齡填得越來越小，參加工作時間和入黨時間越填越早，學歷越填越高。
極個別人甚至無中生有，偽造學歷和工作經歷，平步青雲走上高階領導崗位，最典型的莫過於原石家莊市委副書記王亞麗。
高校人事檔案管理應該不同於**幹部檔案的管理，尤其在實行全員聘任制的背景下，高校人員流動加快，人才素質變化較大，所以要強調人事檔案的資訊服務功能，強調檔案的人力資源寫實功能，強調檔案對工作人員合法權益的保護功能。收集材料是人事檔案工作的起點和基礎，要經常地、有計畫地收集和補充人事檔案材料。特別要注重收集反映教工個人素質和業績變化的各種培訓、訪學、留學、訪問研究、學歷提高的證書和證明材料，反映教職工與學校之間關係變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協議以及解聘、辭退、崗位變動等相關材料，反映教職工依法應享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的原始和變動材料。
人事檔案的形成具有一定的規律和特點，如產生的連續性、**的廣泛性、形式的固定性、相互的聯絡性等，因而就有多樣的收集方法。要加強教職工的業績跟蹤，關注各種「活資訊」。不僅要收集文字、**等物質材料，還要注意收集電子資訊、資料庫資訊，在多**、網頁、圖形、**中發現值得入檔的材料，使人事檔案材料既真實豐富，又具有時代特徵，能夠全面反映乙個員工的德、勤、績、能，為正確培養、選拔和使用人才提供翔實的原始材料。
3、利用abc管理法管理人事檔案
隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革。與此同時，相關的人事檔案管理工作若繼續沿用黨政機關管理幹部人事檔案的一種模式來管理所有類別的檔案，已經不能適應當今社會發展的要求。就高校來說，多數高校最近10多年來都進行了合併或公升格，有的強強聯合，有的弱弱聯合，甚至有的本科院校與中等專業學校合併，人員來自不同層次的學校，原來人事檔案管理的水平差異較大。
由於管理模式不統一，尤其是一些原來層次較低的學校普遍存在人事檔案材料收集不全、歸類不準確、整理不規範等問題，急需用新標準來統一。
合併高校人事檔案管理可以嘗試採用abc管理法。abc管理法最早源於巴雷特曲線圖，美國通用公司的狄凱於2023年將其應用於庫存管理，並命名為abc管理法。這種管理法是運用數理統計的分法，對構成事物的影響因素按主次進行分類排列，以抓住事物的主要矛盾進而對它們實行分別控制的一種科學分類管理技術。
它是按照分析的需要，將事物或管理物件的影響因素或所佔比重的大小劃分為a、b、c三部分，並對其分別進行「重點「」次要」和「一般」3種不同程度的控制和管理，以便最經濟、最有效地使用人力、物力、財力獲得最大的經濟效益。正因為如此，半個多世紀以來，該分法被廣泛地應用於企業的各項管理工作中，如今在圖書、檔案等文獻資料管理領域也得到了應用［2］。所以，合併高校人事檔案無論原來隸屬於那所學校，只要按照組織人事部門統一的新要求，根據abc管理法，將在職的幹部教師檔案作為「重點」，將在職的工人檔案作為「次要」，將離休、退休、離職和死亡的職工檔案作為「一般」，進行分類管理，就能收到事半功倍的效果。
根據有關規定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內容豐富，能全面反映員工的情況；副本內容比較概括，是正本材料的備份或複製件，主要在領導幹部檔案中建立，一般人事檔案只建立正本。正本由乙個員工的歷史和現實情況的材料所構成，包括履歷、自傳、鑑定、學歷、職稱、政審、獎勵以及職務、工資等方面的10類材料。
根據abc管理法，應重點加強在職人員材料的收集與鑑定工作；應建立學校各單位、各部門專人負責的收集制度，定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集，並根據事實準確、材料完整、手續完備的要求，對各類人員的材料進行統一的甄別和審核，根據其真偽和價值決定取捨。工人檔案內容應突出評定崗位技能和學歷、勞動合同、工資、保險福利待遇等重點部分，對政審和參加黨團材料可從簡處置。而離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以後根據需要再整理。
4、建立人事檔案計算機資訊網路系統
隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，資訊科技和網際網路的飛速發展改變了人事檔案管理和服務方式，通過計算機網路進行資訊共享和資訊交換，從傳播學的角度講，徹底改變了空間對人的約束。檔案計算機管理網路化、檔案資訊數位化或電子化是高校檔案工作高效發展的必然趨勢。
南京大學檔案館目前已經能夠提供網上資訊檢索「南京大學、院士簡介、中青年專家簡介、南大學籍、中大學籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生**、科研成果」等內容，使人事檔案管理更加社會化，成為乙個透明、適度開放的個人社會公信平台。南京大學檔案館的做法值得學習和推廣。
建立幹部人事檔案多**資訊網路系統是國家資訊化和新時期組織的迫切需要。採用先進的電子資訊科技來構建整個人事檔案資訊網路系統要涉及很多先進的技術，主要包括資料庫技術、多**技術、網路技術等，因此，要採用先進的應用軟體。目前，高校幹部檔案適宜採用**組織部《資訊結構體系》，它是為實現幹部資訊的標準化及大範圍資訊共享、按照人員管理機構及機構管理中科學的資訊流程制定的，不僅具有較高的標準化、規範化程度，而且具有總攬全域性的權威性。
高校在人事檔案資訊計算機檢索系統中採用現代網路通訊技術，可以將檔案資訊檢索方式由離線檢索、聯機檢索發展為智慧型檢索及網路檢索，實現檢索資訊傳遞網路化。人事檔案通過計算機管理，對檔案資訊資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動效率與工作質量，使人事檔案管理更加科學化。並且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易於儲存、查詢和修改，而且可以通過網路快速傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。
當然，由於電子檔案儲存中存在著更新版本的不相容性和不可識讀性，所以，儲存材料及載體的易損問題都不能忽視，處理不當會造成寶貴的人事檔案資訊資源丟失。另外，還要正確運用加密功能，在嚴格界定檔案材料密級的基礎上對通用資料庫的資料根據使用許可權進行系統的分類加密，防止資訊丟失洩密，給單位和個人造成不應有的損失。
5、重視人事檔案資訊資源的開發與利用
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的乙個方面。檔案是人們在各種實踐活動及思維活動中自然形成的歷史記錄，一般說來，其內容比較真實，譽者不過其實，抑者不損其真。正因為如此，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻中居於首位，這是我們應大力開發和利用人事檔案的主要原因。
開發檔案資訊資源的手段很多，最基本的措施是對檔案收集、分類、立卷、排列、編目、鑑定、編制檢索工具以及進行統計等，這是對檔案的「第一次整理」。開展檔案文獻編纂公布則是根據一定的專題，在有關的檔案部門內查選檔案，經過嚴格的編輯加工，以文獻出版物的形式向全社會公布檔案內容，這屬於對檔案的「第二次整理」［3］。當然，開發利用檔案的最高形式是編史修志。
這些年來，許多高校都編寫了校史、校志，其中有不少資料都**於人事檔案。最近幾年，不少高校都很重視開發校友資源，有的學校還建立了優秀校友資料陳列室，如河海大學的「張聞天陳列展」等，這是對人事檔案資料進行的深層次的開發利用。上海交通大學在建立校友錢學森紀念館的同時，還根據有關資料，收集了錢學森先生的文章和手稿，編輯出版了《智慧型的鑰匙———錢學森論系統科學》一書，在我國幹部和青年知識分子中引起極大反響［4］。
現在許多高校正在或準備採用計算機資訊網路技術管理人事檔案，在人事檔案資訊系統建設和應用過程中要重視資訊資料的採集、開發與利用，不能為了購置先進的硬體裝置而忽略資訊資源及系統的應用。要以應用為主線，開發選用一些實用的應用程式，充分利用現有的資訊資源。中國南方人才市場2023年就上網際網路，可蒐集25000條人事檔案資訊，它已向1500個單位提供人才資訊網路的終端，還開發了人才測評軟體系統，為7000多人進行了評估。
當前高校可以將不屬於個人隱私部分的內容材料上網，採用網路化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才資訊交流由單一的途徑變為開放式的交流模式。只有堅持以人為本，適度開放個人社會公信平台，才能保障當事人的知情權，使現有制度的既得利益者在公共平台上實現共贏，為大學研究性學習服務，促進高校教學的改革和發展，促進社會主義和諧社會建設。這是高校人事檔案管理政策的必然趨勢。
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