辦公室所發的一切檔案材料，統稱發文，發文處理包括：
擬稿、會簽、核稿、簽發、編號、列印、校隊、用印、登記、分發、歸檔等環節。
擬稿，就是草擬檔案的初稿，是發文管理的第一道程式。
會簽，各職能部門需以單位名義發文時，
辦公室所發的一切檔案材料，統稱發文，發文處理包括：
擬稿、會簽、核稿、簽發、編號、列印、校隊、用印、登記、分發、歸檔等環節。
一、 擬稿，就是草擬檔案的初稿，是發文管理的第一道程式。
二、 會簽，各職能部門需以單位名義發文時，部門負責人在公文稿紙「核稿」欄簽字；凡涉及其他有關部門事宜的，需事先與有關部門會簽、核稿或會簽後送辦公室。
三、 核稿，即對檔案草稿進行審核，由辦公室分管文字的負責人在草稿未送主任審批之前，依據公文的基本要求，對草稿的體式、內容等進行全面的審核。
四、 簽發，單位相關領導對文稿的最後審批，檔案草稿經領導簽發後即成最後定稿，檔案據此生效。
五、 編號，檔案經簽發後要進行編號登記，防止發文混亂。編號應按照公文格式規定編排，包括發文代字、發文年號和該年度發文序號三部分組成。
六、 列印，列印即對簽發過的文稿進行印製。要注意：1.
必須以簽發後的定稿為依據，不得隨意改動，確需改動的要報簽發人批准。2.排版要整齊大方，便於閱讀。
3.注意保密，禁止他人隨意翻閱，底板、廢頁要保管清理。
七、 校對，堅持三校制度，一校由起草者進行，二校由核稿人員進行，三校由部門負責人進行。校對要以定稿為基準。
八、 用印，在製成的公文上加蓋機關公章。用印要端正、清晰、位置恰當，所謂「上不壓正文，下要騎年蓋月」。
九、 分發，發放檔案時，要建立發文登記簿，嚴格履行收文人簽字手續。
一十、 歸檔，製成的檔案連同文稿一起，按照正文在上草稿在下的順序收集在一起，按文書檔案管理的要求整理歸檔。
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