酒店財務內控制度(doc 28頁)
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財務管理及內部控制制度
第一節財務預算管理
為加強酒店財務預算管理，實行有計畫的目標經營、考核，增收節支，提高經營效益，酒店的一切財務活動，凡以貨幣形態出現的收支一律納入財務收支預算範圍。
一、 預算編製
1、年度預算參照合同第七條，為配合酒店的發展目標，加強管理和內部各部門的協調與合作，合理分配資源，控制開支，增加收入，提高經濟效益，酒店應建立年度財務預算制度，通過預算的編制和執行，實行計畫、協調、監督和管理的目的。
2、編制預算應依據本酒店的業務經營範圍，長期發展目標，經營能力，經營實績情況以及對市場行業**、經營風險等綜合因素，本著全面、穩健、不誇大、不保守、實事求是的原則，經過自下而上、自上而下反覆討論，編制年度預算及中長期財務計畫。
3、 預算編製分工：
1) 營業收入預算：銷售部、前廳部編制客房經營收入、入住率、平均房價預算及商務中心、迷你吧等其他服務收入預算，餐飲部編制餐飲經營收入、客流量、人均消費預算、及宴會廳、會議場租等服務收入預算，其他服務部門編制其他收入預算。
2) 裝置物資購置、資產改造預算：人事行政部、工程部編制酒店裝置更新購置、資產改造預算，房務、餐飲部等經營部門編制家具更新、價值較高的客用品、用具的更換或新增預算，採購、倉庫編制物料用品、食品、酒水等材料儲備預算。
3) 成本費用支出預算：經營部門根據本部經營收入預算相應編制經營成本、成本率預算、客用品、物料消耗、清潔用品、低耗品等經營費用預算，辦公室編制行政開支費用預算，工程部編制水、電、煤氣、燃氣能源及維修材料預算，銷售部編制廣告宣傳費用預算，人事行政部編制工資及福利、員工培訓、活動、後勤生活保障等預算，保安部編制安全消防費用預算，財務部編制企業折舊、攤銷、財務費用、稅金等其他費用預算。
4) 財務狀況預算：財務部根據各項目標經營預算，彙總編制年度預算資產負債表、損益表、現金流量表以及各部門經營情況預算表，經營彙總預算表等，編制年度資金使用計畫及現金淨流量計畫。
二、預算審批
每年度財務收支預算，由財務部組織負責彙總審核編報，經總經理審批後，作為酒店年度收支預算，報管理委員會、上級主管公司審批。
三、預算控制
預算批准後，財務部根據預算目標，按計畫嚴格掌握控制，各部門根據各部預算情況，完成或超超額完成預算經營收入；各項成本費用嚴格控制在計畫指標範圍內。特殊情況超出預算的費用開支，必需提出書面報告報總經理審批。
第二節信貸管理規定：
為了保證營業收入的完整，加速資金周轉，保證酒店資金安全，共同防範、控制經營風險和財務風險，杜絕壞帳損失，特制定本規定：
一、財務部設立信貸專管員，對信貸管理負責。
二、商戶信譽評估：
1，酒店業務部門對外推銷酒店產品，須充分了解消費客戶之資信，所有申請掛帳的機構都要求填寫其詳細情況的「客戶簽單掛帳申請表」（application form），並和其他必須提供的檔案資料一起交財務部審核。
(1)申請機構的註冊檔案副本影印件（營業執照、稅務登記證）並加蓋公章
(2)信用/銀行證明
2，銷售部經理提供掛賬機構情況分析報告，為掛賬提供原始依據，以下資訊將為取得信用提供便利，內容為：
(1)登記名稱和位址
(2)公司規模和經營範圍或內容
(3)業務量
(4)公司歷史
(5)其他相關資料（掛賬公司授權書等）
3，銷售部和信貸專管員可從其他渠道檢查申請書上的內容：
(1)**部門、銀行、資訊機構；
(2)其他以前有過商業往來的公司、酒店、旅行社；
(3)該單位過去在行業中的付款情況參考資訊或其他關於信用狀況的資訊。
4，在得出任何結論前，銷售部和信貸專管員應提出具體意見供決策參考。
(1)申請機構的信用狀況;
(2)經營規模(如:投資總額、註冊資本、業務量等)；
(3)與本酒店的關係。
5，財務信貸專管員負責在申請書中註明以下內容：
(1)建議信用限額
(2)意見
(3)特別條件
(4)客戶編碼
6，將申請書和其他相關檔案資料提交給財務部審核，報財務總監、總經理審批。
7，建立信用賬戶後，要嚴密注視該機構的掛帳情況，保證到期款項的收回。
8，每年末對所有掛帳客戶的資信進行年度評估，據此調整對各客戶來年信貸政策。
9，當客戶滯付款或拒付時，財務部應及時書面知會相關部門，共同制定對策防範信貸風險。
三、信用限額：
1、信用限額是指某客戶可掛帳的最高限額，即指客戶未到期欠款及應收款總和之最高極限。20萬元以下（不含20萬元）的信用限額由業務部門經理、財務總監核准，報總經理審批；超過20萬元（含20萬元）另報管理委員會核批。（按酒店授權掛帳額度的10％建立預警機制）。
2、酒店在經營活動中，根據經營需要對部分客戶往來單位要求在酒店消費辦理簽單掛帳、定期結算手續，原則上實行預繳保證金制度，對部分**機構、金融單位以及長期合作的商務客戶未繳保證金的，必須嚴格加以限制，並充分了解客戶的資信情況，嚴格履行客戶掛帳辦理簽約審批手續。
3、根據銷售部總監建議、財務部審核、財務總監、總經理簽批，部分關聯企業、**機構可免予繳納保證金。
4、在以上所提到的程式外，對旅行社或旅遊機構建議每次預訂先付全部或一定比例的費用。如：
(1)預先繳付一定數額的資金，作為掛帳保證金，當消費額達到保證金的90%時必須結算，掛帳金額不得超過保證金；
(2)每次預訂時付費，在客人抵店前到帳；
(3)客人入住時前台付現。
四、信用帳的擔保：
1、銷售部總監/經理、餐飲總監/經理、前廳經理等可對所熟悉的單位和個人作臨時掛帳擔保，財務部掛簽批人私人帳，最高擔保金額1萬元，特殊情況需超標時須書面呈請總經理批准；擔保期限乙個月，自簽批日起30天內未收回的，從簽批人月工資中逐月扣除。事後信貸專管員須跟進做好結帳工作。
2、因特殊原因，營業部門經理**通知擔保的。由接通知人註明情況暫時擔保，並及時跟進通知人簽名確認。在通知人未簽名確認前，追收責任由接通知人負責。簽名後，追收責任轉通知人。
3、屬於合約到期未續約的簽單客戶的信用帳，需由市場銷售部客戶聯絡人擔保。
五、信貸會議：
1、財務信貸專管員每月於月中及月末兩次向酒店產品銷售或管理部門，財務總監，分管副總經理，總經理提供帳齡分析表，對90天以上的欠款責任到人，跟蹤落實，隨時向上司報告，並提示各應注意事項。
2、酒店每月召開兩次由財務總監主持，由總經理，副總經理，各業務部門經理及相關人員參加的信貸會議，共同核查應收款項和有爭議的帳目，及時解決信貸中發生的問題。
六、責任：
1、信貸專管員對酒店日常信貸工作負責，加強與酒店各業務部門，各賒銷商戶的聯絡和溝通，保證各類帳款如期**。
2、應收帳款的追收與各相關業務部門的績效考核及其獎懲掛鉤，當責任事故或過失發生時，視情形給予責任人以相應處罰。
3、信用帳追收嚴格按「誰擔保，誰追收」的原則執行，擔保人為第一責任人，負責所擔保信用帳的追收。擔保人所屬領導有責任監督，督促擔保人加緊追收。（擔保人在當班時間追收時一律按事假計）
4、財務部負責人，各業務部門負責人，總經理對超期欠款、呆帳、壞帳負責。
七、應收帳款年度清查：
1、每年年終，酒店組織專人全面清查各項應收款項，並與債務人核對清楚，做到債權明確，帳實相符，帳帳相符。
2、酒店在清查應收帳款時，相對應的應付款項應當一併清查。對既有債權又有債務的同一債務人，應付該債務人的款項，應當從應收款項中抵扣，以確認應收款項的真實數額。
3、酒店對於債權人沒有追索並超過訴訟時效的逾期應付款項，應當一併清查。
4、酒店財務部門對掛賬款項要及時催收、定期分析。及時將逾期情況通知經辦業務人員，並定期將逾期應收款項清單報送分管業務領導和總經理。酒店部門經理（經辦人）對經營業務發生的應收款項必需及時跟進追收，明確經濟責任，對尚未結清、處理完畢的經濟款項，經辦人不得辦理調職離任手續。
八、壞帳核銷管理：
酒店在清查核實的基礎上，對確實不能收回的各種應收款項，應當作為壞帳損失，經酒店管委會及酒店管理公司核批後，及時進行處理。處理後依據稅法的有關規定向主管稅務機關申報。
九、壞帳核銷處理程式：
1、酒店內部有關責任部門經過取證，提出報告，闡明壞帳損失的原因和事實。
2、酒店財務部經過審核後，對確認的壞帳損失提出財務處理意見，報財務總監、總經理審批後上報酒店管委會及酒店管理公司批示。
3、酒店處理的壞帳損失屬於逾期3年應收款項的，應當實行帳銷案存，繼續保留追索權。
第三節保證金收支管理
1、保證金的收取
客人入住酒店時，應交納一定數額的保證金，散客需交現金或銀行卡，有信譽的長住戶、商務客戶、**機構、金融單位可用支票結算，但必須有本酒店相關人員簽字認可。
a) 收取標準：按房價及住宿天數收取，即：（實際房價+雜項）* 天數，並按整數收取。如客人要求開通長話則另加長話費押金，國內長話加收100元，國際長話加收200元。
b) 若客人的保證金不足以清償在酒店的消費時，應由前台收銀員及時向客人追收保證金。如催收有困難，由大堂副理協助催收。
c) 客人在餐廳消費時，應根據客人的需要分別結算，商務散客以現金結算或信用卡結算（住店客人可由前台統一取預授權，餐廳收銀與前台確認轉房帳處理），協議商戶、關聯企業等信譽高的客人可用支票（同城結算）或現金、信用卡結算。
2、保證金的退出：
a) 辦理退付客人保證金手續時，收銀員應填寫退付款憑證（現金支出單），註明退款的日期、房號、金額、並請客人簽字，同時收回所押保證金收據，按實際消費額開據正式發票，如遇收據丟失，必需請客人（繳款人）在退款憑證上（現金支出單）簽名註明，並由收銀主管/領班簽字確認。
b) 退款金額的審批許可權：
低於1000元，財務部經理、前廳部經理審批
低於2000元，財務總監
超過2000元，財務總監/總經理
3、定金的收取：
a) 客人按規定在預訂時支付的預定金，在客人按時到店時，將視同收取保證金。若客人未按酒店規定期限提前取消預定而不能按時到店時，則交納的預定金作為酒店取消預訂手續費處理。
b) 對於酒店特殊商務客戶、學校重要領導或系統內重要客人，應由總經理批准或授權免收或減收預訂金、保證金。
酒店財務制度
四 經濟業務摘要輸入簡明扼要 準確規範。五 記帳型別輸入準確，憑證編號 日期正確。六 事項金額應與記帳憑證上的借方金額合計數相等，遇貸方紅字，要增加借方數同時 也增加事項金額總數。七 銀行憑證 現金憑證收付業務摘要應按憑證摘要輸入 提取現金經濟業務發生時，必須在憑證摘要後輸入現金支票編號。八 正確輸...
酒店財務制度
2 辦公用具 3 工器具 4 勞防用具 5 儀器儀表 6 金屬餐具 7 擺設掛飾 8 玻璃 陶瓷器皿 9 其他。3 原則上以單位價值在二百元以下的物品為物料用品，但要同時結合物品的性質由各 企業自行具體制定低值易耗品明細目錄。二 低值易耗品的核算 1 在庫低值易耗品 對庫存的低值易耗品要設立明細帳 ...
財務內控制度
第一章總則 第一條為了加強財務內部控制，有效規避和防範公司經營風險，促進公司的可持續發展，根據公司相關財務管理規定制定本制度。第二條本制度適用於公司各級機構。公司各級機構財務人員均應當遵守本制度。第三條財務部是公司財務內控管理制度的主管部門，負責財務系列具體內控管理工作。第二章財務內控管理的總體目標...