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a/0會議室\培訓室使用管理辦法
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a/02010.06.30
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a/0會議室\培訓室使用管理辦法
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目錄1、目的32、範圍33、職責34、工作內容35、應用表單3
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a/0會議室\培訓室使用管理辦法
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為進一步加強會議室管理，充分發揮其作用，提高使用效率，更好的為會議接待提供服務，特制定本規定2範圍：
本制度適用於申鷺達股份****會議室、培訓室的管理。3職責：3.1管理部
3.1.1負責公司會議室的歸口管理；
3.1.2負責公司各部門及關聯公司申請使用本公司會議室的協調安排；3.1.3負責公司級會議(活動)的現場布置、相關裝置的除錯及現場服務；3.2各部門
3.2.1負責向辦公室提出公司會議室的借用申請；
3.2.2負責遵循會議室管理規定，在使用期間現場維護會議室的裝置設施，確保會議室的財產安全4工作內容
4.1會議室的使用範圍
4.1.1會議：集團視屏會議、各部門組織的會議、專案組組織的會議；4.1.2培訓：各部門組織的培訓、外部培訓。
4.1.3接待：公司客戶的接待、**部門的接待、考察商的接待等；4.1.4活動：各種適合在會議室舉辦小型活動、慶典、競賽活動。4.2會議室的借用申請
4.2.1公司會議室由辦公室統一安排，各部門有需求時要提前一天向辦公室提出申請，並填寫《會議室及相關裝置借用申請單》（附件1），註明會議型別、時間及人數，報辦公室主任批准後開始借用。
需要使用**裝置或音響、投影裝置及需要提供茶水、水果安排的會議必須在申請單中註明，以便辦公室能提前準備；4.2.2會議室借用的原則
4.2.2.
1會議室借用遵循「先全域性性會議後部門性會議、先緊急性會議後一般性會議」的基本原則，臨時召開的緊急會議要及時向辦公室提出申請，由辦公室根據實際情況協調安排，遇需求衝突時由辦公室進行統一協調安排；
4.2.2.2會議室借用部門要嚴格按申請單上填寫的時間組織會議，合理控制會議時間，以利
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a/0於其他場次會議的安排。
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4.2.2.3多個部門在同一時間提出會議室需求的，應先滿足業務部門需求，後滿足其他職能部門需求，如果同是一類部門按照「先預定先使用」的原則進行安排；
4.2.2.4對於生產部例會（周一生產會、晨會），營銷部不必填寫申請單，但如果會議時間及地點發生變更，需提前通知辦公室。4.3會議室的使用
4.3.1對於公司級會議、接待活動、大型活動，由辦公室全權負責會場的布置、裝置的除錯及現場的服務；集團級視屏會議、培訓由組織部門負責現場服務，辦公室提供支援；公司各類培訓、業務會及部門級會議的現場服務由各部門自行安排，辦公室根據各部門的申請提供必要的支援。
4.3.2對於部門級會議，會議使用部門提前半小時到辦公室領取鑰匙，需要使用會議裝置的要與會議室管理人員進行溝通，提前將裝置除錯完好；已申領膝上型電腦的部門或個人，辦公室原則上不再提供膝上型電腦；
4.3.3遇氣溫超出公司空調管理辦法所規定的範圍，辦公室要提前半小時將空調開啟，如屬部門級會議，由會議組織部門自行開啟；
4.3.4會議期間，會議組織部門要監督與會人員維護室內衛生，並愛護會議室公物和裝置設施。
4.3.5未經辦公室同意，會議組織部門不得私自將會議室物品及設施帶出，不得隨意破壞各類設施，如有違者，均照價賠償。
4.3.6會議期間，遇裝置故障問題，會議組織部門不得私自操作，必須報告辦公室進行處理。
4.3.7會議結束，會議組織部門要對會議室進行及時清理，將所借用的會議裝置及設施及時歸還辦公室，並將桌椅還原，關閉電器，關閉門窗，將鑰匙還回辦公室；
4.3.8每次會議結束，辦公室對會議室進行檢查，具體檢查專案包括電器裝置是否關閉、桌椅是否還原、裝置設施是否完好、衛生是否整潔、門窗是否關閉等。
4.3.9對於裝置設施的損壞，辦公室將查詢原因，確定責任部門，並將維修費用計入該部門費用專案。6記錄與存檔
6.1本辦法產生以下記錄：《會議室及相關裝置借用申請單》、《會議簽到表》,由辦公室負責存檔。
6.2存檔期限參照《檔案管理辦法》。9應用表單
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a/09.1《會議室及相關裝置借用申請單》
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會議室及相關裝置借用申請單
申請部門
借用事由
申請人會議時間參加人數
1、是否需要會場布置（橫幅、主席台布置、宣傳畫等）
會務需要
2、是否需要提供水果、飲料、茶水？
3、其他特殊要求。
借用裝置借用時間
裝置需要
借用用途是否歸還
辦公室意見備註
歸還時間
簽收注：需要部門若僅需要借用會議室可只填寫「會議需求」欄，若僅需要借用裝置只填寫「裝置需求」欄，若兩者皆需要就全部填寫。
會議室使用管理辦法
為進一步加強會議室管理，充分發揮作用，提高使用率，明確各部門使用會議室的規定及申請使用流程，現對會議室的使用作如下規定。會議室用途 行內會議 部門會議 員工培訓 員工工作面談 客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動 競賽活動等的場所，不做其它用途。1 會議室由辦公室統一管理，統籌協調安排使用，並負責...
會議室使用管理辦法
一目的 為進一步加強會議室管理，充分發揮其作用，提高使用率，明確各部門 使用公司會議室的規定及申請使用流程，現對會議室的使用作如下規定。二定義 會議室指的是三層1間大會議室 多功能廳 及1間小會議室。三會議室使用規定 會議室用途 公司會議 部門會議 員工培訓 員工工作面談 招聘 試 客戶接待以及適合...
會議室使用管理辦法
為進一步加強會議室管理，充分發揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程，現對會議室的使用作如下規定 會議室用途 公司會議 部門會議 員工培訓 員工工作面談 招聘面試以及適合在會議室舉辦的小型活動 競賽活動等的場所，不做其它用途。1 會議室均由辦公室統一管理，統籌協調安排使用。...