1.0 目的
對公司環境、質量管理體系以及管理標準、工作標準中的各類檔案進行管理，確保各部門使用檔案的適宜性及充分性, 防止誤用作廢檔案。
2.0 範圍
適用於本公司所有環境、質量管理體系檔案以及管理標準、工作標準的（電子檔）的編制、審核、批准、發放、評審和變更。
3.0 職責
3.1 內部檔案的編制、審核及批准權責表（1）
3.2 文控中心
對公司環境、質量管理系統中各階檔案的合理管控以及檔案的分類、編號、保管、發放、**、銷毀及審查等工作。
3.3 相關單位
3.3.1 各部門須遵守本程式，並配合文控中心一同做好檔案的更新及維護；其部門主管需對檔案資料進行審簽，對所發行的檔案負責保管與執行之責。
3.3.2 各部門需負責檔案的使用和保管，確保檔案的整潔、完整，不得在受控的檔案上隨意書寫塗改，也不得丟失。版本更新時，配合文控中心及舊版資料及時**作業，防止誤用。
4.0 定義
4.1 檔案與資料
公司環境和質量檔案所包含有：手冊、程式、作業規範/指導書、表單；技術類檔案、測試檢驗資料報告、各種變更檔案以及公司各類經營管理標準、工作標準等。
4.2 第一階檔案－—手冊
環境管理手冊：環境管理系統最高指導原則，規定其核心內容的整體方向、結構和相互作用。
質量管理手冊：質量管理系統最高指導原則，規定其核心內容的整體方向、結構和相互作用。
4.3 二階檔案－—程式
4.3.1 環境、質量管理程式：環境、質量作業運作過程的整體流程。
4.4 三階檔案－—作業規範、指導書、管理標準及工作標準。
4.4.1作業指導書: 指不涉及具體型號產品技術細節的作業指導書。如技術檔案編號方法、作業指導書，裝置操作維護規程等。
4.4.2 技術性作業指導書:指涉及具體型號產品技術細節的作業指導書, 如技術圖紙/bom、工藝檔案、產品檢驗檔案等。
4.4.3管理標準：指各類管理規定、管理制度、管理辦法等用於規範管理及人員行為的法規性檔案。
4.4.4工作標準：指各類崗位職責及職務說明書等檔案。
4.5 四階檔案－—表單
使用固定格式的單據，有表單編號及版本管控，用以質量、環境及環境的資料收集、傳遞資訊，控制作業流程或證明作業已符合要求的資料記錄。
4.6 外來檔案與資料。
各單位因業務需求所使用的各類法律法規、國家標準、行業標準、地方標準及行業各類技術資料等。
4.7 檔案標準用紙
各單位送至文控中心所有需要發行的檔案標準型一般為a4紙張，禁止用「二手紙」。
5.0 工作程式
5.1 檔案的編制
5.1.1 書寫規定
5.1.1.1 二、三階檔案需依照（1）目的（2）範圍（3）權責（4）定義[無定義時填寫「無」]（5）工作程式（6）相關檔案（7）相關表單（8）附錄（必要時）。
注：二階檔案需另製作封面，由相關人員簽核，三階檔案不需要封面，相關人員簽核欄在頁尾處。
5.1.1.2 檔案頁次格式：第*頁，共*頁代表，以此類推。
5.1.1.3 各標題內的小標題順序如下格式：
1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此類推。
2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此類推。
5.1.2 檔案經3.1權責主管核准後方可制訂，以確保檔案的充分、完整並適用。
5.2 檔案編碼原則
5.2.1檔案型別**
5.2.1.1質量管理體系檔案
qm ——質量手冊qp ——程式檔案
w i ——三階檔案qr ——四階檔案
wl ——外來檔案sop——作業指導書
5.2.1.2環境管理體系檔案
jm —— 環境手冊jp ——程式檔案
jwi ——三階檔案jr ——四階檔案
jwl ——外來檔案
5.2.1.3共用檔案
gp ——程式檔案gr ——四階檔案
ms ——管理標準ws——工作標準
5.2.2部門**
mp ——生產部qa ——品質部pm ——pmc部
af ——售後部sd ——營銷中心 hr ——人力中心
rd ——研發中心 mc ——管理者代表 dc ——標準辦
ac ——財務中心 it ——資訊部2f——殼部
erp ——erp系統 el ——電子商務部
5.2.3檔案編號
手冊/程式檔案編號用二位阿拉伯數字表示，三階檔案/四階表單/行政管理/sop檔案編號用三位阿拉伯數字表示。檔案編號表達檔案歸檔的順序，方便檔案的登記和查詢，如：01代表該檔案編號為第一號。
5.3 版本/版次管理
5.3.1版本管理：
手冊/程式/三階檔案/管理標準及工作標準的版本以01表示初版，換版時變更為02，……以此類推。四階表單只有版本，新版時用rev.01表示，修訂時用rev.
02，以此類推。
5.3.2 版次管理：
手冊/程式/三階檔案/管理標準及工作標準的版次修訂次數規定為5次及一次性修訂內容超出檔案總量的30%須公升級版本，各頁版次可不同，但能於首頁看出各修訂頁之情況，00為初版發行的版次；如：檔案為01版,此次是第2次修訂，此檔案版本與版次是版本01/版次02，依次類推。
5.4各型別檔案編碼規則：
5.4.1質量手冊：qm-01；環境手冊：jm-01
5.4.2程式檔案：
5.4.3三階檔案（標準）
5.4.4四階表單：
5.4.5管理標準：
5.4.6工作標準：
5.4.7外來檔案：
5.4.8作業指導書：
5.4.9共用檔案
5.4.10技術檔案：
技術檔案編碼詳見《技術檔案編號方法》
5.5檔案的修訂
5.5.1 各部門對體系檔案如質量手冊、程式檔案、管理性作業指導書認為需更改時，填寫《檔案申請單》並註明更改內容經管理代表確認後，按3.
1的規定進行修改並重新審批後發放。其他檔案需更改時由權責部門直接按需要進行修改，並將修改後的檔案重新審批後交文控中心按本程式相關規定重新發放，質量/環境手冊採用換頁修改。
5.5.2 檔案更改時應將更改的主要內容記錄於修訂頁的「修訂記錄」欄，檔案更改的版本和版次按本程式5.3的規定執行。
5.5.3質量/環境手冊修訂時其修訂情況、日期、頁次及版次等記錄於「修訂頁」中；二、三階檔案修訂時應在首頁的修訂欄裡反映修訂情況、日期、頁次及版次。
5.5.4 檔案編制或修訂完成後由文控中心對檔案編號及版本核對確認無誤後登入於《檔案總表》上，使檔案的所有版本處於最新狀態，便於檔案管理。
5.6檔案的會審
5.6.1檔案制/修訂後，由檔案編制部門將檔案連同《檔案會審意見表》送相關部門進行會審，以確保檔案的適用性、有效性。
5.6.2各部門將對檔案的會審意見填寫與《檔案會審意見表》內，連同檔案一併返還給檔案編制部門彙總與進一步修改。
5.7 檔案的收、發、廢流程
5.7.1檔案的發放與**
5.7.1.
1手冊和程式檔案的文字檔案分發到營銷中心、研發中心、人力中心與製造中心各乙份。各類作業指導書、規範、規定、制度、辦法以及技術圖紙等三階檔案只將文字檔案分發給需要使用的部門。
5.7.1.
2 發行到各相關部門使用的檔案由文控中心影印所需份數，並於影印件的每頁正面右上角位置上蓋紅色 「受控檔案」章並編出分發號，在檔案原稿的背面蓋上《檔案分發記錄》統一分發，接收人在《檔案分發記錄》處簽收。檔案分發後應及時登記或更新《檔案總表》。
5.7.1.3 檔案原件由文控中心在檔案的背面加蓋紅色「檔案原稿」印章後歸檔儲存。
5.7.1.
4 各部門收到新版檔案後應在乙個工作日內將舊版檔案交回文控中心，文控中心應在需要**的舊版檔案原稿背面加蓋《檔案**記錄》並對**到的檔案進行簽收, 對未能**舊版檔案的部門，按《文控管理制度》5.1.4執行處罰。
5.7.2 檔案的申請與作廢
5.7.2.
1 如所使用的檔案不慎丟失或破損而影響使用時，應由部門負責人員以《檔案申請單》提出，並說明原因與用途，經部門主管核准後補發，發放時也應參照5.5.1的要求簽收。
5.7.2.
2 對於發放數量不夠及增加工作台或生產設施時，生用部門負責人根據需要，評估申請增發之檔案型別、數量之適合性，提出申請交至文控中心，文控中心應在2個工作日內，重新製備相應數量的新受控副本給申請部門，發放時也應參照5.5.1的要求簽收。
5.7.2.
3各部門因任何原因決定取消或廢止某檔案時應填寫《檔案申請單》經部門負責人審核，體系檔案經管理代表批准、其他檔案經總經理批准後,交文控中心通知相關部門收回被取消的檔案並取出其原稿在正面蓋紅色「作廢檔案」章後另行儲存。
5.7.2.
4 需向公司以外的組織提供體系檔案時, 應填寫《檔案申請單》經管理代表審批後交文控中心發放，發放時檔案正面應蓋「非受控檔案」印章。其他檔案按《文控管理制度》執行。
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...
檔案控制程式
公司 檔案制訂 修訂 作廢 申請單 no 編碼 qr qp01 01 a 1 目的 對公司的管理體系檔案進行控制，確保相關部門 人員及時得到並使用有效的版本。2 適用範圍 適用於本公司的質量管理體系檔案的控制和管理。3 職責 3.1 管理者代表 品質部 負責組織質量手冊與本部門程式檔案的設計。3.2...
檔案控制程式
1 主題內容和適用範圍 本程式規定了對質量管理體系檔案的控制方法和職責。本程式適用於與質量管理體系有關的檔案控制。2 引用檔案 gb t 19001 2008 idt iso9001 2008 質量管理體系 要求 中的4.2.3條款的要求。質量手冊 3 目的和原則 3.1確保與質量管理體系有關的所有...