1 目的
對與學校質量、環境和職業健康安全管理體系有關的檔案和資料進行控制，確保各相關部門使用的檔案為有效版本。
2 適用範圍
適用於學校質量、環境和職業健康安全管理體系檔案及資料（包括印刷版本和電子版本）的控制。
3 職責
3.1檔案控制程式
1 目的
對與學校質量、環境和職業健康安全管理體系有關的檔案和資料進行控制，確保各相關部門使用的檔案為有效版本。
2 適用範圍
適用於學校質量、環境和職業健康安全管理體系檔案及資料（包括印刷版本和電子版本）的控制。
3 職責
3.1 校辦為本程式的主控部門，負責本程式的編制、修正並監督實施。
3.2 黨委書記兼校長職責
黨委書記兼校長負責批准、發布《管理手冊》。
3.3 管理者代表職責
管理者代表負責審核《管理手冊》，批准、發布程式檔案。
3.4 分管校領導職責
分管校領導負責審核相關程式檔案，批准相關作業指導書。
3.5 校辦職責
負責本校一體化管理體系檔案的控制包括登記、發放與管理。負責管理與學校質量、環境和職業健康安全相關的法律、法規檔案。
3.6 規劃部職責
負責組織《管理手冊》、程式檔案的編制。
3.7 各部門職責
各部門負責本部門與一體化管理體系有關檔案包括作業檔案的編制（含修改）、整理、收集和歸檔等；各部門貫標工作小組組長負責審核本部門作業指導書。
4 工作程式
4.1 檔案分類及管理
4.1.1 《管理手冊》和程式檔案由校辦管理。
4.1.2 作業指導書中的規章制度、崗位說明書、操作規程，由各相關部門自行保管。
4.1.3 外來檔案，包括與一體化管理體系有關的政策、法規檔案等，由校辦統一發放和**控制。
各類檔案之間的關係見《管理手冊》4.2。
4.2 檔案的編號規則（標識方法）
4.2.1 《管理手冊》編號
cqwu/sc—2003
4.2.2 程式檔案編號
由規劃部（貫標辦）在編制《管理手冊》時，統一編號，詳見《管理手冊》附錄一：《程式檔案清單》。檔案編號格式如下：
cqwu/cx□□-2003
程式檔案序號
4.2.3 作業指導書編號
cqwu/×××/zy□□□
部門**作業指導書序號
4.2.4 記錄編號
4.2.4.1 程式檔案產生的記錄編號詳見《記錄控制程式》。
4.2.4.2 作業指導書產生的記錄編號詳見《記錄控制程式》。
4.2.5 其他檔案編號
其他檔案編號，如公文按國家公文管理有關規定執行。
4.3 檔案的編寫、審核、批准
檔案發布前須得到批准，以確保檔案是適宜的。
4.3.1 《管理手冊》由規劃部（貫標辦）組織編寫，管理者代表審核，校長批准後由校辦負責登記、發放。
4.3.2 程式檔案由規劃部（貫標辦）組織相關部門編寫，分管校領導審核，管理者代表批准後由校辦負責登記、發放。
4.3.3 作業指導書由各部門組織編寫，各部門貫標工作小組組長審核，分管校領導批准後由各部門登記、發放。
4.3.4 要確保使用檔案的各部門都得到相關檔案的有效版本，檔案的發放要填寫《發文登記表》。
4.3.5 學校公文的擬定、審批、標識和發放管理均按***《國家行政機關公文處理辦法》進行控制。對承載**不是紙質檔案的控制也應參照上述規定執行。
4.4 檔案的受控狀態
4.4.1 檔案分為受控和非受控兩大類，凡與一體化管理體系執行密切相關，並正在實施的檔案均為受控檔案，由各部門按規定執行。
4.4.2 所有受控檔案必須在該檔案封面加蓋「受控」章，並註明發放編號。
4.4.3 非受控檔案經管理者代表批准後不再跟蹤修改，發放時不填寫發放編號。
4.5 檔案的更改與版號
4.5.1 《管理手冊》及程式檔案由規劃部（貫標辦）組織更改，並填寫《檔案更改審批表》，經管理者代表批准後，須在《手冊修改頁》或《檔案修改控制頁》中記錄。
4.5.2 作業指導書由各部門組織更改，經分管校領導批准後，須在《檔案修改控制頁》中記錄。
4.5.3 所有被修改的原有檔案必須由相應主管部門收回、銷毀，以確保有效檔案的唯一性。
4.5.4 檔案的版本
4.5.4.
1 版本採用大寫英文本母a、b、c……表示，a表示第一版，b表示第二版，c表示第三版……；修改狀態則用阿拉伯數字0、1、2……表示，0表示未修改，1表示第一次修改，2表示第二次修改……。
4.5.4.2 版本與修改狀態之間的關係為：每版每個檔案可允許修改10次，否則檔案須換版，即由a版公升為b版（依此類推）。特殊情況下需要換版，由管理評審決定。
4.6 檔案的接收與轉移
4.6.1 所有進入本部門的檔案首先交給本部門秘書，由秘書將檔案按4.1進行分類，並建立相應清單，並按照《收文登記表》逐項填寫。
4.6.2 秘書建立《檔案借閱登記表》，對被借閱的檔案在《檔案借閱登記表》上進行登記。
4.6.3 檔案的轉移
4.6.3.1 調離學校的人員所持有的學校檔案應由校辦收回；
4.6.3.2 在本校範圍內調動的人員，所持有的檔案應辦理相應移交和轉移手續。具體按以下辦理：
a)在原部門借閱的檔案應歸還，原部門秘書在相應的《檔案借閱記錄表》上予以註明；
b)由原部門發放的檔案，如需要歸還，原部門秘書在相應的收、發文臺帳上註明歸還原因及歸還日期；
c)原部門發放的檔案，在本校部門間調動時，被調出人員如需保留檔案，原部門秘書在相應的發放臺帳上註明檔案去向及轉移時間，接收部門秘書應在相應的收文臺帳上進行登記，並註明時間和由來，檔案編號和受控編號不變。
4.7 檔案的儲存、作廢與銷毀
4.7.1 檔案的儲存
4.7.1.1 所有儲存檔案按《渝西學院綜合檔案管理實施辦法》的規定執行。
a)「受控」檔案原版由校辦負責統一歸檔儲存，副本則由持有者負責保管;
b)與質量、環境和職業健康安全管理體系相關的檔案都必須分類存放在乾燥通風、安全的地方;
c)各部門「受控」檔案系學校保密檔案，由本部門專人保管，學校綜合檔案室每學期對各部門檔案保管情況進行檢查;
d)任何人不得在「受控」檔案上亂塗畫改，不准私自外借，應確保檔案的清晰;
e)檔案的儲存期限應根據有關檔案法規予以確定，由學校綜合檔案室統一指導。
4.7.1.2 各部門檔案由本部門秘書保管，並建立《檔案控制清單》，易於識別和檢索。
4.7.2 檔案的作廢與銷毀
4.7.2.1 「受控」檔案的作廢與銷毀
a)所有失效或作廢的「受控」檔案由校辦及時從所有發放或使用場所撤出，並加蓋「作廢」印章，以防止作廢檔案的非預期使用；
b)對需銷毀的作廢「受控」檔案，由該檔案持有部門填寫《檔案銷毀申請審批表》，經管理者代表批准後，由校辦授權相關部門予以銷毀。同時填寫本部門《檔案銷毀登記表》，並從《收文登記表》、《檔案控制清單》中將所銷毀檔案加蓋「登出」章予以登出，執行人簽字；
c)確因某種原因需保留的任何已作廢檔案，都應進行適當的標識；如有儲存價值，應由校辦記錄在《作廢檔案保留登記表》中統一集中保管存檔，並在相應檔案上加蓋「作廢保留」印章。
4.7.2.2 「非受控」檔案的作廢與銷毀
「非受控」檔案按儲存期或由校辦通知收回，按4.7.2.1辦法執行。
4.8 學校公文的擬定、審批、標識和發放管理均按***《國家行政機關公文處理辦法》進行控制。對承載**不是紙質的檔案的控制也應參照上述規定執行。
4.9 作為記錄的檔案應執行《記錄控制程式》。
4.10 檔案的借閱與複製
4.10.1 檔案的借閱
各部門秘書對被借閱的檔案在《檔案借閱登記表》上進行登記並及時收回。
4.10.2 檔案的複製
a)一體化管理體系的《管理手冊》和程式檔案不准複製；
b)其他檔案和資料在複製前要對照《檔案複製登記表》的要求逐項填寫，由原儲存部門負責人審批後，方可複製。所有複製檔案的受控按照本程式4.4有關規定執行，要註明複製字樣及「序號/份數」式樣。
4.11 外來檔案（法律、法規和其他要求）的控制
4.11.1 校辦對適用的外來政策性檔案編制《外來檔案清單》並及時傳達到有關部門。
4.11.2 收到外來檔案的相關部門，對其適用性識別後將正本轉交校辦進行統一處理。
4.11.3 各部門秘書接收上述外來檔案時應填寫本部門《收文登記表》、《檔案控制清單》。
5 相關檔案
5.1 ***《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）；
質量管理體系檔案
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