檔案管理規程

一、檔案管理規定

（一）檔案管理規定

1、為加強檔案管理，確保檔案、記錄資料收集、整理、歸檔、保管、借閱、借閱、銷毀管理規範，制訂本規定。

2、各部門在工作中形成的具有儲存價值的檔案資料都應收集整理歸檔。

3、檔案資料的形成和收集應納入工作計畫中，在專（兼）檔案管理員崗位職責中予以明確。

4、檔案資料的收集應從多方面積累，形成內部和外來料資料收集累積的網路系統。

5、檔案資料按資料形成的先後排序進行分類、編制類目、分冊、裝訂歸檔。

6、歸檔資料按類別按年份擺進檔案櫃,並按形成時間自上而下，自左至右順序排列。

7、歸檔資料要求字跡工整、完整、準確、真實，紙張及檔案格式應符合要求，禁止將用鉛筆等材料書寫及傳真檔案未經影印處理的資料歸檔。

8、歸檔資料原則上使用原件歸檔，如確要用影印件歸檔時，應在歸檔影印件上加蓋「歸檔件」專用印章。

9、資料歸檔時間一般在某一專案工作完成後或在年度工作完成後，建設專案、改造專案工程的資料在竣工後乙個月內歸檔。新購裝置（包括引進裝置或技術改造）於完工後連同除錯記錄等檔案材料一齊整理歸檔。各類管理執行記錄及相關資料必須在年度完成後於次年第一季度整理歸檔。

10、歸檔份數一般要求一式乙份，主要的或使用頻繁的檔案材料可根據需要增加備份。

11、檔案必須嚴格按規定要求保管，檔案儲存的地方要嚴格做到「七防」（防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防塵、防腐蝕）工作；檔案管理人員嚴格遵守檔案保管保密制度，借閱必須有借閱登記手續。

（二）檔案借閱制度

1、重視檔案的保護，借閱檔案必須辦理借閱登記手續。重要檔案只閱不借。一般檔案借出後15天內歸還，如需延長借用期，需歸還後辦理續借手續。

2、借閱者要愛護檔案，不得丟失、損壞。所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案資料隨意更改、塗寫。

3、檔案資料只允許在借閱範圍內借閱，僅供閱覽的檔案只能在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。

4、在確保檔案資料不洩密的前提下，可對內對外交流檔案目錄。

5、檔案借出和歸還時，應辦理清點和簽名登記手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

6、檔案如有丟失、損壞或洩密，檔案管理員須立即寫出書面報告，請示上司按情節輕重追究當事人的有關責任。

7、員工調職、離職時，必須清理移交、歸還所借閱的檔案資料，移交清楚後方可辦理調離手續。

8、外單位人員查閱檔案須持所在單位介紹信和本人有效證件，經主管檔案的領導批准，辦理有關查閱手續後，方可查閱。

9、非財務人員查閱財務檔案須經財務部門主管或所在管理處經理批准，辦理查閱手續後，方可查閱

（三）檔案銷毀制度

1、檔案必須經鑑定認為可銷毀後才進行銷毀。鑑定該銷毀的檔案應列出檔案銷毀清單，報主管領導審批准後方可進行銷毀處理，銷毀清單和銷毀報告由檔案室儲存。

2、檔案銷毀時，要由二人以上監銷並在銷毀清冊上簽名。

3、銷毀檔案時要嚴格執行檔案保密規定。對在銷毀檔案過程**現失密或對公司造成損失，將按公司的有關規定進行處理。

（四）檔案保管期限規定

1、物業規劃建設基礎資料（包括規劃報建、測量、施工監理、竣工驗收、移交接管）等圖紙資料永久儲存；

2、業主權屬資料，公眾管理制度、來往文書等記錄資料永久儲存。

3、物業管理內部運作資料，人事勞資檔案永久儲存；財務經營檔案長期儲存；裝置設施維修和技術改造資料長久儲存；一般日常工作記錄儲存5年。

二、檔案類目編制方法

（一）檔案類目編制方法

1、形成的資料應按年份、按檔案性質進行分類，公司檔案類目以英文本母加阿拉伯數字混合編制。

2、總分類表由公司統一編制，給出每大類的固定**，細分類表由各部門依據總分類表的分類基礎上，根據自身的實際情況編制。如果總分類表列出的分類不符自身檔案的要求，可根據實際編寫分類，但需將分類表報辦公室備案。

3、年份應在檔案盒封面及冊內封面目錄示出。

（二）檔案類目編碼表

1、檔案總類目編碼表

a．行政文書

b．人力資源管

c．財務經營管理

d．管理制度

e．合同管理

f．採購管理

g．計畫管理

h．裝置管理

i．房屋管理

j．環境管理

k．綠化管理

l．治安管理

m．消防管理

n．車場管理

o．服務管理

p．社群文化

q．物業接管資料

r．住戶資料

s．業主委員會資料

t．檔案管理

u．智慧型化管理

v．圖書管理

2、檔案分類目編碼表

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技術檔案管理規程

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