出差管理辦法

第一條實施目的

一、為規範員工出差流程、出差審批和差旅費報銷，特制定本辦法。二、本辦法參照公司《財務管理制度》和《費用管理制度》的規定制定。

第二條適用物件

本集團所有員工。

第三條出差申請審批規定

公司員工出差，必須遵照流程申請，批准後方可外出，否則以曠工論處。部門主管依實際工作需要安排員工出差，出差工作需及時納入工作考核，出差員工須每天向主管報告工作情況和完成進度。

一、出差申請流程:

1、員工出差前需填寫《出差申請單》，經權責主管審批後，送人力資源部備查。因緊急任務需立即出差者，則由職務**人代為申請。

2、員工需將《出差申請單》中的出差預定行程填寫詳細，內容必須涵蓋日期、城市（地點）、行程起迄點、交通工具、接洽物件、工作事項、聯絡**等。3、員工需在出差當日前3個工作日完成《出差申請單》審批，以確保行程不致延誤。

4、出差期間須寫《出差工作日誌》，作為出差人工作考核、考勤補記和報銷參照。

5、經核准的行程，若發生改變而尚未成行，則撤銷原《出差申請單》，重新填寫送呈審批。若已成行，在行程中因臨時工作狀況須改變行程者，應以**或e-mail向其主管報備說明，報銷審批時另附書面說明。

二、出差申請審批權責

1、公司各職能部門主管、業務/工程系統主管負責所屬員工出差和出差費用的審批。

2、集團總裁負責對副總（副院長）、總監出差和出差費用的審批。3、員工出差國外或港澳台地區，一律由集團總裁審批。

第四條出差借支審批規定

一、出差借支說明：

1、出差人員經主管核准後出差，可按規定向財務部辦理差旅費借支。2、差旅費借支金額由出差核准人審核，但最終由財務部根據實際情況核批。3、借支原則：

前款不清，後款不借。即員工出差的借支，若有欠款未結清的,

或經常未按規定辦理或使用的，則視情況取消其有關借支的權利。

4、如需長期出差，又不適用外派辦法者，則其借支另行申請，呈總裁與董事長核准。

5、如個人因素造成下列事項，員工需自行承擔：（1）遺失差旅費用，則不得重複借支申領差旅費用。

（2）出差之後未返回公司而離職者，公司可從其薪資中扣除差額。（3）未將上期出差借支費用完成報帳者，不得再向公司借支。

二、出差借支審批權責

1、出差人員憑已核准的《出差申請單》辦理差旅費借支審批手續。2、根據《借支單》申請金額和審批許可權，送呈各級主管審核簽字後，交財務部審批。金額超過5000元的借支，須經總裁簽字核准。

3、財務部負責差旅費借支申請的審核，根據實際情況，確定最終金額核批。

第五條出差報銷審批規定

一、出差報銷說明：

1、報銷週期計算：實行每月一報原則，部門主管3天內審批核准。2、出差天數計算：以自然日進行計算，3-6小時內為半天，超過6小時為1天，以當日車票為準。

3、出差補助說明：因業務出差的個人補助為20元/天，連同工資於次月工資日一起發放。公司組織的會議、培訓、參觀考察、學術活動等集體性外出，提

供用餐的，無補助，不提供用餐的，補助5元/人/天。

4、交通、住宿如已由公司或他人提供時，不得重複申請該項費用。5、在接到財務部銷賬通知一周內仍不銷賬的，財務部可扣發借款人的工資，待報賬時補齊。

6、員工出差期間擅作私人旅行/探親/訪友，或藉機處理私人事務，由此產生的超支增支部分，不得報銷；若從事違法犯罪事情，經查證屬實者，除依法究辦外，須賠償公司全部出差費用及一切相關損失。

7、員工出差期間，無論時間提前、延遲或出差時間逢休假日，均不以加班論。8、所有費用相關的單據或收據皆須保留，若無則不得報銷。9、員工差旅費如報銷不實，若經查證屬實，視情節輕重處理。

二、出差報銷審批權責

1、出差返回後，於7日內將《差旅費報銷單》並附《出差申請單》、《出差工作日誌》和相關費用票據，呈部門主管審批。部門主管的《差旅費報銷單》須呈總裁審批。

2、財務部收到《差旅費報銷單》與《出差工作日誌》，由財務經辦人核對該員工的《出差申請單》後，送呈財務主管審批簽字後報銷實際出差費用。

第六條交通費報銷審核

交通工具選乘規定：出差人員必須按照高效、經濟、安全、便捷原則選擇交通工具、路線和時間，反對浪費行為。選乘的交通工具應按公司的標準規定

等級執行，並憑出差時間、地點、路線一致的有效票據報銷。

一、客車：限短途，任何班次；憑車票原票或購票證明報銷。

二、火車：短途硬座，長途硬臥（10小時以上），任何班次；憑火車票原票報銷。三、公司商務車：按規定向行政部提交派車申請，實報實銷。

四、計程車：市（縣、區）內提倡乘坐公交車和地鐵，如任務緊急等特殊情況下打車需提前向主管申請或臨時**申請，並在報銷時書面說明打車原因，經主管副總（副院長）簽字確認後憑票報銷，原因不符合公司規定，不予報銷。打車費僅限由一人持票代為報銷，同行其他人員不得重複報銷。

五、私車公用：在無公車派用且為緊急事件情況下，經報備同意後可使用私車。補貼標準：

1.4元/公里（市內無補貼）；停車費、過路（橋）費依與出差時間、地點一致的收據報銷，隨車人員不得重複報銷相關交通費。駕車違規罰款則自行負責，如出差中特殊情況則視情申請。

六、飛機航班：在因特殊情況需趕辦緊急且重要的公務時，或交通中斷不搭乘飛機無法到達目的地時，可申請乘坐飛機並須呈總裁核准。飛機票價以經濟艙票為原則，但副總（副院長）及以上人員出差飛行時間超過5小時以上時，可選購商務艙票。

公司員工應於出差後將已使用機票票根上註明部門、姓名貼上於《差旅費報銷單》上，一併交財務部審核報銷。七、出差期間有下列情況之一者，不予報銷交通費：1、未經同意，擅自超標準乘坐而發生的超支部分；

2、借出差之際探親、訪友和旅遊等而發生的交通費增支部分；3、出差時乘坐公司商務車、客戶提供的車輛、公司同事車輛的；4、未經批准，自帶私車發生費用超過乘坐公共交通工具費用的部分。

第七條住宿費報銷審核

出差人員應按公司的住宿標準規定等級執行，並憑有效票據報銷，超標自付，欠標不補。住宿以過夜為標準，白天鐘點房費用不予報銷。

一、住宿費審核以實際過夜天數和限額標準確定，並附與出差時間、地點一致的有效住宿報銷憑證，超過限額標準的部分自理。

二、因外事或重要業務，需要招待賓客住宿或需要提高賓客及隨同人員住宿費標準的，應事先向主管領導報告，經審核同意後執行，報銷時須附註事由說明。三、副總（副院長）及以上管理人員出差，可住單人間。同性員工一起出差的，應兩人同住一間雙人房，報銷額以公司規定的住宿費標準來確定。

四、不同級別的人員為同一件事出差，同行同住的，可按出行級別中最高端別的住宿標準享受補助。

五、如出差地就近有公司簽約折扣酒店，應優先安排；如出差地設有公司宿舍，應住公司宿舍為優先選擇；出差同一地點二個月以上，則以租用公司附近房屋為優先考慮。

六、出差期間有下列情況之一者，不予報銷住宿費：

1、由集團下屬公司、各運營站點、客戶等免費接待安排的；

2、參加會議、培訓、參觀考察、學術活動時，公司支付的綜合性費用中已包括了住宿費的。

第八條其他費用報銷審核

一、業務招待費：因外事或重要業務，需要招待賓客用餐、住宿等交際而須支出招待費的，應事先向主管領導報告，經批准同意的，可按公司招待費借支和報銷規定進行申請借支和報銷，須提供相關憑證並說明用途和內容。

二、出差期間因工作業務所發生的列印/影印/傳真費、郵遞費、公物托運費等，憑有效票據按實報銷。**費報銷依公司通訊費報銷規定執行。三、員工因工作地點調動，隨行行李托運費，憑有效票據按實報銷。

第九條附則

一、本辦法由集團人力資源部負責擬定、修改、解釋。二、本辦法經總裁、董事長核准後，公布實施，修改時亦同。三、本辦法自頒布之日起實施。

表單附件:1、《出差申請單》2、《出差工作日誌》

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