4.缺乏電算化內部審計監督。
內部審計是內部控制的重要措施。內部審計人員應對電算化會計系統的管理及控制制度進行研究和評價,指出其薄弱環節,提出改善意見,促使被審單位(部門)加強電算化會計系統的管理和控制。但是,該學院對於電算化會計系統缺乏有效的內部審計監督制度。
二、完善企業會計電算化管理內部控制的措施
1.提高電算化會計人員素質水平。
會計電算化內部控制能否起到應有的作用,很大程度上取決於會計人員的質素。會計電算化給會計工作增添了新內容,從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構。
2.加強軟體使用與管理。
(1)建立電算化操作控制制度。
明確規定上機操作人員對會計軟體的操作工作內容和許可權,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟體;預防已輸入計算機的憑證和記賬憑證等會計資料未經審核而登記機內賬簿;操作人員離開機房前,應執行相應命令退出會計軟體;根據本單位實際情況,由專人儲存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
(2)建立計算機管理制度。
保證機房裝置安全和計算機正常執行是進行電算化會計的前提條件,要經常對有關裝置進行保養,保持機房和裝置的整潔,防止意外事故的發生;確保會計資料和會計軟體的安全保密,防止對資料和軟體的非法修改和刪除;對磁性介質存放的資料要儲存雙備份;對正在使用的會計軟體進行修改,對通過用會計軟體進行公升版和計算機硬體裝置進行更換等工作,要有一定的審批手續;在軟體修改、公升版和硬體更換過程中,要保證實際會計資料的連續和安全,並由有關人員進行監督;健全計算機硬體和軟體出現故障時進行排除的管理措施,保證會計資料的完整性。
3.重視會計軟體的選擇。
在電算化會計條件下,會計核算和管理的質量取決於會計軟體質量。因此,為了建立健全電算化內部控制系統的內部控制,就必須要重視會計軟體的選擇工作,要從運用、通用、安全、易用等多角度選擇軟體。
4.完善內部控制基礎工作。
(1)崗位設定。
防範和杜絕經過電算化會計軟體舞弊方式的最佳方法就是設計合理、有效的管理制度並嚴格執行。根據電算化會計系統的業務要求,電算化後的會計崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、審核、會計檔案管理等;電算化會計崗位包括電算化主管、系統管理員、系統操作員、系統維護員、審核員、檔案管理員等。
(2)許可權管理。
許可權管理包括許可權分配和使用者名稱/密碼管理兩個方面,前者決定相應使用者對會計資料具有哪些操作權,而後者則保證了使用者和許可權的對應關係。在分工時,應做到相互牽制、相互制約,職權分離,有效地限制和及時發現錯誤違法行為,從而防止出現舞弊和欺詐。在許可權等級管理中,口令密碼必須不定期地更換,特別是電算主管必須有強烈的保密意識,對整個電算系統的安全有不可推卸的責任。
只有這樣才能更好地發揮互相牽制約束的作用,才能防止非法侵入。
(3)崗位輪換制。
對設定的各個崗位,我們還應建立許可權控制制度,用密碼加以控制,防止非法操作和越權操作,防止財務機密外流,確保會計資料的安全、準確、可靠。密碼應由電算化主管統一管理。在實施電算化會計過程中,根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要,參照對電算化會計崗位的描述設立必要的工作崗位基本會計崗位和電算會計崗位,在保證會計資料安全的前提下交叉設定,各崗位人員要保持相對穩定。
(4)電算化檔案管理。
電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、複製和修改應由專人負責,以全面及時反映資產、負債和經營成效的動態情況。應主要完善三類檔案:第一種是以原材料形式存在的原始資料資料。
原始憑證的採集、儲存、整理和傳送過程中,都應與其處理程式及說明書相聯絡歸檔入案。這些資料在歸類入檔之前必須經審核批覆並作好維修。第二種是以輔助材料形式存在的,以診斷系統、修改維護及擴充系統功能不可缺少的技術檔案,諸如可行性研究報告,診斷、測試及修改報告,技術操作指南。
第三種是以磁碟等軟體形式存在的資料檔案資料,因其是隱性的資訊,其保管、防改與防盜的技術性特別強。應加以細心保護和嚴格控制,對磁碟的轉移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內容的檔案,並作適時檢查。
5.加強內部審計監督。
(1)強化內部審計的作用。
①系統開發過程中需內部審計人員參加;②對會計資料定期進行審計;③審查結構內資料與書面資料的一致性;④監督資料儲存方式的安全性、合法性,避免非法修改歷史資料的現象。
(2)採用多種內部審計方法。
①計算機外部審計法。計算機外部審計法是把計算機視為一種記賬工具,審計人員根據原始資料,通過手工操作或借助於計算機進行運算,將處理結果與計算機資料處理系統的輸出對比,檢驗其是否正確的方法。②程式設計驗證法。
內部審計部門根據賬務處理的流程按照審計要求設計、編制適於本單位計算機賬務處理過程檢驗的樣本資料磁碟,審計人員只要將檢測磁碟插入財務部門使用的計算機中進行檢測執行,並將結果列印或顯示出來,經過分析,推斷出該計算機賬務處理程式是否準確與合法。③計算機聯網審計法。聯網審計法是利用計算機網路傳輸進行審計,這一方法在運作時需要在審計部門安裝檢測機,並採用專用審計程式隨時檢測,審計人員只需通過操作本部門與財務部門相聯網的計算機便可對日、月、季及年度的各賬簿實施審計,這種方法具有不受時間限制,效率高的特點,並保證了審計的質量。
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