在會計電算化中,內部控制由人工控制變為人和計算機共同控制,原有的內部控制已無法適應會計電算化資訊系統的要求。可以說,任何一家實現電算化的企業、事業單位或其他經濟組織,不論其規模大小和業務性質,不論其採取何種會計工作組織程式,在其會計業務處理中,總是不同程度、不同方面地存在著一定的內部控制問題。
一、當前企業電算化管理中內部控制存在問題
1.會計電算化人員素質有待提高。
目前,普遍存在的較低的人員素質,使會計軟體的許多功能得不到充分利用,更談不上根據實際工作情況進行二次開發,從而使會計軟體中固有的一些內部控制措施得不到落實。
2.通用會計軟體安全控制功能不完善。
(1)軟體安全性與保密性差。
作為財務軟體的加密,目前主要是對軟體系統而言,財務軟體公司只考慮自身的經濟利益,防止盜版,但對使用者會計資料保密性、安全性涉及不多。另外,資料庫缺少必要的加密措施,可以很方便的從外部開啟修改。
(2)各核算模組缺乏銜接致使內部控制難度大。
總賬、固定資產、工資等模組間資料不能順利地相互傳遞,以實現自動轉賬、相關查詢等功能,不能做到「無縫連線」,因此也就無法充分發揮計算機在資料處理上的先進性。由於電算化會計資訊系統的一體化系統模式尚未建立,各子系統間會計資料不能完全實現系統內部自動轉換資料,多數子系統仍然建立在直接使用基礎資料的基礎上。這不僅增加了資料輸入的工作量,而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素,增加了出錯機率,也加大了內部控制的難度。
(3)已有的功能不符合內部控制的要求。
在電算化會計資訊系統中,存貯在磁性介質中的會計資訊有被篡改而不留下痕跡的特點。同時,商品化會計軟體設定了一些不應有的功能,使不少必要的程式控制失效。這不僅會誤導會計人員的思想認識,甚至會造成一些不應有的依賴習慣。
更為嚴重的是,軟體的不規範之處還給不法之徒提供作案機會。
(4)軟體的實用性不足。
企業在選購財務軟體時缺乏前瞻性,隨著經濟與企業的發展,原有的財務軟體在功能上已不能適應新形勢的要求,而企業又沒有及時對原有系統給予改進,從而使相關的內部控制得不到保障。
3.電算化會計基礎管理工作薄弱。
(1)職責分離執行不力。
實施電算化會計後,企業財務處工作人員的職責分工仍與手工模式下相同,只是增加了系統維護人員崗位,沒有制定新的崗位責任制度。雖然通過設定密碼的方式實現了操作許可權控制,但由於職責不明確,從而使越權操作成為可能。如系統維護人員可以隨時接觸系統,甚至頂班操作,增加其利用對程式的了解及程式設計技術作案的機會。
(2)操作過程中存在風險。
由於沒有制訂相應的控制措施和缺少監督,沒有嚴格限制未經授權的人接觸電算化系統,對於玩忽職守的情況,難以明確追究相應的責任。
(3)維護過程中存在風險。
系統日常維護主要解決在日常操作中計算機硬體、軟體一些簡單故障。企業在對系統日常維護過程中,常常是出了問題就由工作人員直接通知維護人員進行維護,沒有嚴格的申報和測試驗收制度,維護過程也不做相應記錄。
(4)檔案保管中存在的問題。
第一是對電算化檔案重要性的認識不到位,造成檔案管理內容不全;第二是會計檔案沒有嚴格執行分人分地保管,存在較大的隱患;第三是資料備份存在偏差。雖然對資料進行備份,但不能堅持定期備份。如果出現計算機故障就可能導致資料的丟失。
對資料沒有定期檢查,缺乏針對突發問題而採取的補救措施。另外,軟體目前只支援軟盤備份,難以克服磁碟容量小、壽命短、穩定性差等缺陷;第四是沒有建立和執行計算機病毒的防範管理制度,多次出現由於軟盤使用不當使系統資料被病毒破壞的情況。
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