第一章公文處理實施辦法
第一節行文規則
第一條分公司科室除辦公室外不得對外正式行文。確因工作需要，經分公司領導批准後，方可行文。
第二條除上級領導直接交辦的事項外，下級機關不得以公司名義和公司負責人名義直接向上級領導報送、請示、意見和報告；如屬上級領導交辦事項，應在正文開頭部分予以說明。
第三條請示應當一文一事；一般只寫乙個主送單位，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其他下級機關。
第四條報告不得夾帶請示事項，公文文種不得用請示報告一類混合文種。對報告中夾帶請示事項的公文，收文機關可按報告處理，不予答覆。
第五條向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。
第六條為減少重複性行文，凡上級公文已有明確規定，本級無需再作具體要求的，可以不行文，而將原文翻印下發。凡能面對面協商解決的問題以及可口頭、**請示、報告的問題，可以不行文。
第二節發文辦理
第七條發文辦理指本單位名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、登記、繕印、用印、分發等程式。
第八條用印。機關印章及機關負責人用於公文的名章，由辦公室專人掌管，並負責用印監印。用印前，要檢查簽發人與使用的印章許可權是否相符；發文機關標識與印章名稱是否一致。
用印要求上不壓正文，下騎年蓋月。
第三節收文辦理
第九條收文辦理指收到公文的全部辦理過程。主要程式有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。
第十條簽收。公文一律由辦公室簽收，按程式辦理，一般檔案應在一日內分辦完畢，急件應隨時辦理。機關負責人一般不受理未經辦公室簽收的公文。
收發員簽收檔案時，要逐號逐件核對，急件要註明簽收的具體時間。
第十一條登記。公文簽收後，由辦公室逐件拆封核查，分類登記。登記中要將辦件、閱件和演示文稿等分開，避免該辦的檔案漏辦。
第十二條審核。受到下級機關上報需要辦理的公文，辦公室應當進行審核。審核的重點是：
是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；設涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規範。
第十三條承辦。有關業務處室或部門接到交辦的公文和領導批示轉辦單後，應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。
對不屬於辦公室職權範圍或不適宜辦公室辦理的，應及時退回交辦部門並說明理由。
第十四條發文辦理結束後，應將兩份公文正本連同領導簽批的底稿、公文形式過程中的附件整理；收文辦結後應當及時整理。
第四節日常事務辦理
第十五條對外開具分公司介紹信，必須經辦公室主任簽字許可後，由辦公室簽章證明，重大事情的介紹信需到總公司辦公室開具。
第十六條對外的各種公函（含各種合同或協議），需各對口部門起草，由部門負責人和分管經理審查簽字，經經理審閱後，送辦公室主任擬名、編號並交文印員統一列印。
第十七條對上級機關的各種報表需用印時，須有主管經理在報表原件上簽章，在辦公室登記後蓋章，蓋章後原件留辦公室。
第十八條對外合同（協議）需用印時，必須經主管經理審查、經經理在合同（協議）上簽章後，方可到辦公室蓋章，蓋章後原件留辦公室。
第十九條出差或其它事由需開具證明時，需由各部門領導、分管經理簽字後方可在辦公室登記蓋章。
第二十條空白介紹信及內容無結尾的介紹信、證明信一律不得用印，用印手續不全的待用印人補全後方可用印。
第二十一條所有公文、往來公函落款均不書寫單位名稱，只在書寫的時間（年、月、日）上加蓋公章。
第二章會議種類及會議紀要的有關規定
第二十二條分公司生產例會
1、每週一上午9時準時召開，原則上由經理主持，出席會議人員必須按時到會，遇有特殊情況另行通知。
2、出席人員為站長以上人員或相關人員。
3、會議內容及議定事項為分公司的工程建設、生產、經營、
行政管理等方面的工作，會議組織安排及會議紀要由辦公室負責，會議議定事項的落實由各部門科室長負責。
第二十三條業務專題會
1、根據需要召開，會議由經理委託分管經理批准和主持。
2、出席人員為分公司有關領導、部門領導及相關人員。
3、會議內容及議定事項為具體的業務工作，會議組織安排及會議紀要由相關科室負責，會議議定事項的督促檢查由分管經理負責。
第二十四條支委會
1、根據規定每月至少召開一次，會議由支部書記主持。
2、出席人員為支部委員。
3、會議內容主要研究黨務工作，會議的組織。
第二十五條中層幹部會議
1、根據需要召開，會議由經理或書記主持。
2、出席人員為各部門負責人。
3、會議內容主要為各種重大事項的動員，重大工作的部署等，會議的組織安排及會議紀要由辦公室負責。
第二十六條各種會議紀要，需經辦公室、部門草擬或審核後交會議主持人審定，並於會後次日印發給出席人員。
第三章各種檔案材料傳遞的規定
第二十七條請示、報告的傳遞
1、請示與報告要分開，兩種問題不得混用。提出問題、請求批准的事項用「請示」，報告情況、報告工作，需要領導知道、了解的事項用「報告」。
2、向上級機關、領導請示與報告須用請示報告卡片，請示與報告均需分公司經理審查簽字並加蓋單位印鑑，向總公司有關處室報送。
第二十八條上級發文的傳遞：收到上級公文要及時分類、編號進行登記，然後送有關領導閱示。
第二十九條檔案整理歸檔：需清退的檔案，必須在批頁上註明辦理情況，屬只閱不批的檔案，必須有閱文人簽字，逐月對所有檔案進行分類整理、歸檔。
第三十條外來函件的傳遞：外單位對分公司的來函，屬公司決策範圍的，由辦公室送經理、書記批註意見，屬專業性或各部門承辦的，由辦公室轉有關領導和部門處理，處理結果要以書面形式反饋辦公室，需正式行文的按上述有關規定辦理。
第四章文印管理
第三十一條各部門凡需列印、影印的資料均需部門負責人、辦公室主任簽字後，交文印員進行列印、影印，未經許可任何人不得隨意動用列印、影印裝置。
第三十二條各部門自擬檔案、公函須經分公司領導審查後，由部門領導審核,送辦公室統一編號、安排列印。
第三十三條打字員接到需列印的材料時，應檢查其審批手續是否完備，行文是否規範，符合規定的方予列印。
第三十四條打出的資料初稿由打字員通知擬稿人進行校對，無誤後正式出稿。
第三十五條打字員要嚴守機密，不得把列印、影印的資料交無關人員翻閱,不得向他人宣講列印、影印內容,不得在打字室會客。
第三十六條列印、影印裝置使用完畢後，必須關斷電源，以防漏電或燒壞裝置。
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