辦公經費申請管理辦法

為規範公司借支及報銷流程，更好地控制費用成本，健全財務監控制度，維護公司的合法權益，特制訂以下「辦公經費申請管理辦法」供各部門從2023年6月1日起執行。

一、辦公經費預算

各部門於每月25日前根據各部門的實際情況編制部門下月預算（一式二份），並提交總經理審批，部門、財務部門各留存乙份。

二、借支及報銷程式

所有開支首先必須在辦公經費預算內，需根據先借支，後報銷的原則處理，杜絕預算外開支。

1.借支：

專案成本開支及日常費用開支借支申請，需填寫借款審批單，與專案有關的支出，要列明專案名稱，由經手人簽名，經部門經理簽名，財務部簽字（根據各部門編制的資金計畫審核後批准）、總經理簽字後交由出納列支。

2.報銷：

日常開支報銷，需附上原批准手續齊備的借款審批單及取得的相關正規發票/收據，由財務對單據審核後，交由出納登帳並作借支消帳處理。對所有不符合規定的發票/收據，財務有權不給予承認。上述所有借支必須在借支後7天內，如借支是省外、國外出差的，必須在回來後2天內，辦理報銷沖帳手續。

3.經辦人或相關部門經理有責任取得正規合法及對應專案內容的增值稅發票報帳，以維護公司的根本利益。

三、關於費用的監控

1、購買辦公裝置，日常用品的借支申請：需說明各項費用的詳細名稱，各項費用的預算金額，至少三家**商提供的辦公裝置的**及其名稱，**，由總經理助理即時比較核實**後交由財務根據部門資金計畫審批後，報總經理簽字後交出納取款。

2、對所有超支的專案，費用開支，除總經理批准外，一律由專案及部門負責人承擔，於當月工資中扣除。

四、關於報銷原則

1、嚴格財務收支審批制度，出納必須根據上述手續辦理完備的單據方可付款。

2、加強報銷管理，當月帳，當月了，每月30日以後申請借支的，最遲不得超過下月開始後的第3天辦理報銷銷帳手續。

3、為了分清責任，進行部門核算，不同人員支出的業務費用不得混淆在一張報銷單上。

4、相關部門審核

對所有報銷內容，相關部門經理必須就其合理性及必要性先進行審核，財務對所有報銷票據，依據相關財經法規及內部財務制度對其合法性進行審核，所有不符合財務制度及法規的發票，收據，財務有權不給予報銷處理，以維護公司的利益。

5、報銷單據的規定

所有業務費用票據原則上須開具發票，經手人須在票據背面簽字。各部門應本著勤儉節約的原則申請使用費用，任何人不得用於除業務需要以外的個人消費。招待費須有兩人以上簽字並註明時間及招待客戶名稱；交通費須註明起始、地點及原因；禮品費須註明所送人名及禮品名稱、數量；快遞費單據上請註明客戶名稱。

所有費用均計入部門成本。未按規定填寫說明或簽字的，財務人員將不給予報銷。

恆元辦公室

2015-5-25