酒店辦公用品主要分為酒店內部和客用辦公、印刷兩類，在物資的驗收、保管、發放及跟蹤各方面都必須嚴格把關，對此作了如下標準規定：
一、物資的申購程式：
1、常用辦公用品由庫房申購，寫明所申購物資的數量、規格型號、庫存量、月耗量及使用日期等。
2、印刷用品需使用部門簽字確認是否改版，並將相關依據留下存底，作為驗貨時的標準；再按照採購提供的印刷週期提前填寫申購單傳與採購部，根據使用量將申購數盡量控制在1年內。
3、不常用品由使用部門自行申購，由採購組織樣品與使用部門確認，及時會知庫房跟進，作好記錄，並將簽字樣品等留底，做驗收依據；如需將之作為庫房常備物品，根據使用量來確定。
二、物資驗收、入庫程式
1、物資到貨後，庫房首先嚴格對照到貨數量、單價與申購單上的數量、單價是否相符。
2、若到貨物資與申購物資不符，及時反饋，待確認後方可入庫；對於完全符合要求的物資須立即辦理入庫手續，及時通知使用部門。
3、印刷品應認真核對樣稿，必須按照樣稿標準嚴格收貨；新進物資按照部門申購單或合同上的標準嚴格驗收，確認後再及時通知使用部門領用。
三、物資的管理程式：
1、嚴格按照「先進先出「的原則發放物資，若印刷品有改動需將以前存貨發完再發新印產品。
2、大件物品及新進產品需隨時跟進使用情況，並做好記錄及時反饋。
3、定期盤點庫存及翻新堆碼，檢查有無殘損情況，及時反映，再作處理。。
4、定期上報積壓物資及其原因，保證庫存隨時有貨可發。
四、注意事項：
1、 熟悉印刷用品的採購週期及各種規格的**。
2、 熟悉各個部門的使用品種。
3、 合理控制庫存量，但不造成物資的積壓。
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