辦公用品制度

辦公用品管理辦法

1 編制目的

1.1 為了降低辦公用品消耗，減少損失和浪費，提高工作效率，使辦公用品管理規範化，特制訂本管理辦法；

2 辦公用品申請

2.1 辦公用品申請時間為每月15日和30日，由各部門辦公用品管理員統計本部門員工所需辦公用品的名稱和數量，填寫《辦公用品申請單》（見附件一），經部門負責人審核簽字後送到辦公室。

2.2 日常辦公用品申請只限於《辦公用品申請單》內規定的辦公用品類別、規格型號。

2.3 對於《辦公用品申請單》以外的辦公用品的申請，需要在《辦公用品申請單》的空白處填寫物品名稱及數量，請盡量明確其名稱、大小、顏色及型號等，並需要註明用途，經部門領導審核簽字後一併送到辦公室。

2.4 各類辦公用品申報時，需要在《辦公用品申請單》中註明使用人。如出現沒有註明使用人或部門負責人未簽字的情況，辦公室均視為無效。

2.5 購買硒鼓、墨盒等公用性辦公用品時，使用人可填寫相應部門負責人。

2.6 為了達到節約用紙的目的，《辦公用品申請單》列印時非採購項可以直接刪除，保留需要採購項即可。

2.7 辦公用品每月採購二次，各部門在提交申請前務必認真考慮下次所需物品，以免遺漏。如有特殊情況需臨時採購辦公用品的，請填寫《辦公用品臨時申請表》（見附件二）並註明事由，由部門負責人和辦公室主任簽字後方可採購，金額超過200元的需要相關負責此費用的領導批准。

2.8 部門領導對本部門的辦公用品的消耗量負有直接責任，審批前需嚴格控制申請的數量，不要超了本部門的費用預算數，杜絕浪費，減少本部門辦公用品的開支。

3 辦公用品的採購

3.1 辦公用品由**部負責統一採購，每月17日和次月3日為統一採購日，**部根據辦公室提交的各部門《辦公用品申請單》及彙總列出的清單進行統一採購。

3.2 各部門未經辦公室批准擅自採購辦公用品的，公司不予報賬。

3.3 所有的辦公用品均在指定的供貨商處訂購，辦公室定期對辦公用品**商進行評估，以保證辦公用品的性價好。

3.4 自採購日期起到送貨時間，一般需要兩個工作日，部分缺貨現象除外。

4 辦公用品的發放

4.1 辦公用品的分發由辦公室人員負責，根據各部門《辦公用品申請單》所列的辦公用品目錄，分發到各部門辦公用品管理員，開出庫票據並簽字確認；

4.2 各部門根據《辦公用品申請單》內註明的使用人，分發到每乙個需用員工，辦公用品分發時，各部門辦公用品管理員根據《辦公用品領用表》（見附件三）做好登記，寫明分發日期、品名與數量等；並由領取辦公用品人確認簽字。

4.3 關於硒鼓、色帶等耗材類辦公用品，在領取時需要填寫《耗材使用記錄單》（見附件四）。

4.4 凡屬耐用品類物品，因其自然損耗造成損壞，需要更換時，一律以舊換新；耐用品類物品為《辦公用品申請單》內「每崗一套、以舊換新」類。

4.5 辦公用品傳送完畢後，辦公室按照各部門的領用情況，編制《辦公用品費用明細》（見附件五），隨時跟進費用進度，超支的部門不再受理採購申請及領用業務，有特殊原因的找相關負責領導批示。

5 辦公用品的使用

5.1 各部門應本著節約的原則使用辦公用品，員工在妥善保管辦公用品的同時，節約使用，杜絕浪費。

5.2 使用影印紙與列印紙類辦公用品時，盡量節約用紙，在不影響正常辦公的前提下，充分使用紙張，提高紙的背面的利用率。

5.3 對於顏色種模擬較多的辦公用品，在沒有特殊的辦公環境下，盡量選擇一種使用，避免申請兩種以上顏色的辦公用品，造成閒置與浪費。

5.4 新筆的使用週期為三個月，期間可更換筆芯。如果無法使用時，需要以舊換新。

5.5 嚴禁員工將辦公用品帶回家私用。

5.6 凡屬人為原因致使辦公用品損壞或者有意損壞辦公用品者，將追究其責任。

6 離職員工辦公用品**

6.1 員工離職時，需要在辦公室辦理辦公用品**手續，應對照部門《辦公用品申請單》註明的使用人，將其辦公用品全部收回，尤其注意耐用類物品**；

6.2 **後，凡能夠再次使用的辦公用品可以直接轉給新員工，或者本部門內使用。

6.3 對於**時已損壞的辦公用品，根據損壞程度的不同，視具體情況可按照原價或者折價進行賠償。

6.4 對丟失的辦公用品，按照當前物價進行賠償。

7 辦公用品丟失的處理

7.1 原子筆、簽字筆的更新週期為3個月。正常使用情況下，原子筆、簽字筆只領用筆芯，如果原使用的筆已經破損，而且還未到領用新筆的日期，員工應持原筆以舊換新，如果丟失，公司在未到下次發放前不再補發；

7.2 其他類非耐用品的丟失，公司不再補發；耐用品類物品的丟失，公司將按原值雙倍處罰。

以上管理辦法自2023年1月1日開始實施，財務部享有最終解釋權。