管理資訊系統的結構

管理資訊系統的結構是指系統中各個組成部分之間相互關係的總和。由於人們對管理資訊系統的部件存在著不同的理解，因此管理資訊系統也有著不同的結構方式，其中最重要的結構包括基本結構、層次結構和職能結構等三種。

基本結構

從概念上來看，管理資訊系統的基本組成部件有四個：即資訊源、資訊處理器、資訊使用者和資訊管理者，如圖所示。

資訊源是指原始資料的產生地。資訊處理器的功能是對原始資料進行收集、加工、整理和儲存，再把它轉化為有用的資訊並傳輸給資訊使用者。資訊使用者是資訊的使用者，不同層次的資訊使用者依據收到的資訊進行決策。

資訊管理者負責管理資訊系統的設計和維護工作，在管理資訊系統實現以後。他還要負責協調資訊系統的各個組成部分，保證資訊系統的正常執行和使用。資訊系統越複雜，資訊管理者的作用就越重要。

我們還可以將這些部件進一步細化。例如，根據原始資料的產生地不同，可以把資訊源分為內資訊源和外資訊源。內資訊源主要是指企業內部生產經營活動所產生的資料，包括生產、財務、銷售和人事等方面；外資訊源則是指來自企業外部環境的資料，如國家的政策、經濟形勢等。

資訊處理器可以細分為資料採集、資料變換、資料傳輸和資料儲存等裝置。在實際的管理資訊系統中，各個企業具有不同的組織形式和資訊處理規律，因此結構也不盡相同，但是最終都可以歸併為如圖所示的基本結構模型。

層次結構

有些管理資訊系統的規模比較大，必然會顯現出某種層次結構，每個層次具備一種資訊處理的功能。層次結構將給管理資訊系統帶來兩個新的問題。首先，要解決應該怎樣合理劃分層次的問題；其次，還要考慮各個層次之間怎樣進行功能分配。

在實際應用中，一般根據處理的內容及決策的層次由上到下把企業管理活動分為三個不同的層次：戰略計畫層、管理控制層和執行控制層。一般來說，下層系統的處理量比較大，上層系統的處理量相對較小，所以就形成了乙個金字塔式的結構，如圖所示。

(一)戰略計畫層管理資訊系統

戰略計畫層的管理活動所涉及的是企業的總體目標和長遠發展規劃，因此，為戰略計畫層管理活動服務的資訊系統需要比較廣泛的資料**。其中，除了內部資料外，還需要相當數量的外部資料。此外，由於戰略計畫層管理資訊系統所提供的資訊是為企業制訂戰略計畫服務的，因此該資訊要有高度的概括性和綜合性。

（二)管理控制層管理資訊系統

管理控制層的管理活動屬於企業的中層管理，它的主要工作是根據高層管理所確定的總目標，對組織內所擁有的各種資源，制訂出資源分配計畫及實施進度表，並組織基層單位來實現總目標。這個層次的管理活動包括各個部門工作計畫的制訂、監控和各項計畫完成情況的評價等。因此，可以說管理控制層管理資訊系統的職能主要是面向各個部門的負責人，為他們提供所需要的資訊，以支援他們能在管理控制活動中正確地制訂各項計畫和了解計畫的完成情況。

它所需要的資料**可以有三個渠道：一是控制企業活動的預算、標準和計畫等；二是作業處理所提供的資料；三是其他資料。管理控制層管理資訊系統所提供的資訊主要包括決策所需要的模型、對各部門的工作計畫和**、對計畫執**況的定期和不定期的偏差報告、對問題的分析評價，以及對各項查詢的響應等。

(三)執行控制層管理資訊系統

執行控制層的管理活動是為有效利用現有資源和裝置所展開的各項活動，屬於企業的基層管理，基層管理活動包括作業控制和業務處理。它按照中層管理所制訂的計畫與進度表，具體組織人力、物力去完成上級指定的任務。因此，執行控制層管理資訊系統的處理過程都是比較穩定的，可以按預先設計好的程式和規則進行相應的資訊處理。

在這一層次上的管理資訊系統職能一般由三種處理方式組成，即事務處理、報告處理和查詢處理。這三種處理方式的工作過程十分相似，將處理請求輸入處理系統中一系統自動從檔案中搜尋相關的資訊，進行分析處理一輸出處理結果或報告。

職能結構

管理資訊系統的職能結構通常可以用職能系統一管理層次矩陣來表示，如圖所示。圖中，每一列代表乙個子系統，對應著一種管理功能，顯而易見，圖所示的企業管理資訊系統按照職能分成了七個子系統；行代表戰略計畫、管理控制、執行控制和業務處理等不同的管理層次；行與列相交的地方代表適用於不同管理層次的職能子系統。各個職能子系統的主要職能如下所述。

(一)生產子系統

生產子系統的功能主要包括產品設計、工藝改進、生產計畫安排、生產裝置排程和執行、生產人員雇用和訓練以及質量控制和檢查等。其在戰略計畫的工作主要是對改進工藝過程的各種方案進行評價，選定最優的加工和自動化生產方法。管理控制對生產過程的總進度、單位成本、單位工時消耗以及各類物資的消耗情況進行分析比較。

執行控制把實際生產進度與計畫相比較，及時發現生產的瓶頸環節，並且予以解決。生產子系統的典型業務處理是對生產訂貨(即訂購生產成品時節，並且予以解決。生產子系統的典型業務處理是對生產訂貨(即訂購生產成品時所需要的部件)單、裝配訂貨單、成品票、廢品票和工時票等原始資料的處理。

(二)市場銷售子系統

市場銷售子系統的職能包括企業進行銷售和推銷的全部管理活動。其在戰略計畫的工作是根據人口、購買力和技術發展等因素，使用顧客分析、競爭者分析、顧客評價、收入**、人口**和技術**等方法獲取資訊，從而對開發新市場和新市場銷售的戰略進行分析和研究。在管理控制方面，根據顧客、競爭者、競爭產品和銷售能力要求等資訊，對總的銷售成果、銷售市場和競爭對手等方面的情況進行分析和評價，確保銷售計畫的完成。

在執行控制方面，要雇用和訓練銷售人員，進行日常銷售和推銷活動的排程和安排，還要按區域、產品、顧客對銷售數量情況進行定期分析。業務處理則主要是指對銷售訂單的處理。

(三）財會子系統

從原理上來說，財務和會計有著本質的區別，二者的目標不同。財務的目標是保證企業在資金使用方面的財務要求，並盡可能地減少其花費；會計的目標則是把財務方面的業務進行分類、總結，然後填入標準的財務報告，並制訂預算，對成本資料進行核算分析與分類等。在戰略計畫方面，人們關心的是財務保證的長遠計畫、資金籌措計畫、減少稅收影響的長期計畫以及成本會計和預算系統的計畫，並且還要制定財會政策。

在管理控制的工作主要是對預算和成本資料的計畫執**況進行分析和比較，處理會計資料的成本和差錯率等。執行控制和業務處理的工作主要是分類、彙總每天的單據，提出差錯和異常情況的報告，以及延遲處理的報告和要是分類、彙總每天的單據，提出差錯和異常情況的報告，以及延遲處理的報告和未處理業務的報告等。

(四)資訊處理子系統

資訊處理子系統主要負責與其他子系統的溝通，保證企業對各種資訊的需求。它的戰略計畫關心的是組織功能的集散度、資訊系統的總體規劃、硬體一軟體系統的總體結構等內容。在管理控制方面，它主要將計畫和實際執**況進行分析比較，如裝置成本、開發人員水平、新專案的進度和計畫的對比等。

執行控制的內容包括日常工作任務的排程，分析差錯率、裝置利用率和裝置故障以及控制新專案的開發進度和除錯時間。業務處理的任務是處理請求、收集並整理資料、對資料和程式的修改變動提出申請、對硬體和軟體的故障提出報告以及規劃建議等。

(五)人事子系統

人事子系統的主要工作包括對人員的雇用、培訓、考核記錄、工資和解雇等方面的管理。戰略計畫方面主要包括對招聘、工資、培訓、福利以及留用人員的戰略和方案的評價分析。管理控制關心的是人員的錄用和解雇、招募費用、培訓費用以及工資率的變動等情況。

執行控制主要涉及對錄用人員數量、應支付的工資和培訓費用等情況的分析處理。典型的業務處理包括雇用標準說明、工作崗位責任說明、培訓和考核記錄、人員情況檔案處理、工資變化情況處理以及工作時間和離職說明等。

(六)後勤子系統

後勤子系統包括採購、收貨、庫存控制和分發。典型的業務包括採購的徵收、採購訂貨、製造訂貨、收貨報告、庫存票、運輸票和裝貨票、脫庫專案、超庫專案、庫營業額報告、賣主效能總結、運輸單位效能分析等。管理控制包括每一後勤工作的實際與計畫的比較，如庫存水平、採購成本、出庫專案和庫存營業額等。

戰略分析包括新的分配戰略分析，對賣主的新政策、新技術資訊、分配方案等的分析。

(七)高層管理子系統

每個組織均有乙個最高領導層，如公司總經理和各職能域的副總經理組成的委員會。高層管理子系統主要為最高領導層服務。其業務包括查詢資訊和支援決策、編寫檔案和信件便箋、向公司其他部門傳送指令。

執行控制的內容包括會議進度、控制檔案、聯絡檔案。管理控制方面，則負責各功能子系統執行計畫的總結和計畫的比較等。戰略計畫關心公司的發展方向和必要的資源計畫。

高層戰略計畫要求廣泛、綜合的外部資訊和內部資訊，這裡可能包括資料檢索和分析，以及決策支援系統。它所需要的外部資訊可能包括競爭者的資訊、區域經濟指數、顧客喜好、提供的服務質量。

管理資訊系統的結構

管理資訊系統

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