1 目的
為了規範機械設計圖紙在公司生產活動中各個環節的使用，明確設計圖紙的傳送、使用、更改、作廢及借閱等管理程式，防止設計圖紙的錯用和誤用，使外協加工單位和其他使用部門能及時得到設計圖紙的有效版本，特制定本管理辦法。
2 範圍
本管理辦法中涉及的機械設計圖紙包括公司設計開發的所有機械設計類圖紙。
3 職責
3.1 總師辦是機械設計圖紙的存檔管理部門。
3.2 採購部是機械設計圖紙的主要使用部門，負責及時向外協單位提供最新發放的圖紙及設計更改的圖紙。
3.3 相關部門負責本管理辦法在本部門的執行，並對所有機械設計圖紙具有保密的義務。
4 工作程式
4.1 總則
未經樣機評審、驗證和確認，設計不定型的機械設計圖紙，資料室不得歸檔、保管、傳送和使用等。
4.2 機械設計圖紙傳送管理
4.2.1採購部是使用機械設計圖紙的主要部門，要嚴格按照本管理辦法執行領用機械設計圖紙。
4.2.2 根據生產計畫人員下達的產品生產計畫，採購部擬訂所需投產產品的目錄清單，明確所需的機械圖紙的圖號、名稱、份數及時間，提前4～5天書面通知總師辦，以便提前準備。
4.2.3例外採購或特需的機械設計圖紙，必須由申領人書面申請並經分管領導批准後，方可向總師辦領取。
4.2.4總師辦資料員負責將所需的機械圖紙原件備齊，按照申領人提供的需求圖紙目錄清單及所需的機械圖紙份數進行影印。
4.2.5影印的機械圖紙由總師辦資料員負責將其整理好，認真核對，並按照圖號從小到大的順序在《設計圖紙使用記錄單》上登記，記錄的內容包括圖號、名稱、圖幅、份數、張數、傳送部門、傳送日期、傳送人等。
4.2.6影印整理好的圖紙由總師辦資料員負責在其每頁的右下角蓋上資料室的紅色印章,藍色日期章及資料員本人簽章。每次發放的圖紙蓋當日的傳送日期。
4.2.7由申領人向資料室按規定時間索取圖紙，並在索取圖紙前，由領用人按照資料目錄清單認真核對所需的圖紙圖號、份數等。
核對無誤後在《設計圖紙使用記錄單》上簽屬領用人姓名及領用日期後領出。
4.2.8採購部負責及時向外協加工單位投放資料室最新發放的機械圖紙，作為外協加工的依據。
零件加工完，由採購部負責將加工單位投放的圖紙在加工單位集中銷毀。如下批再投產加工，則由採購部向總師辦重新申請領取圖紙向外協加工單位投放加工。
4.3 機械設計圖紙更改管理
4.3.1設計定型的機械圖紙經採購部加工成產品後，在裝配過程中如發現裝配問題時，可以書面形式向相關技術部門提出更改申請，由相關設計人員到現場核查。
如確需更改，則在申請單上註明更改方法交至主管設計人員審核，並經分管副總批准後執行更改。如無需更改的，主管設計人員則在申請單上註明意見後退回申請人。
4.3.2 設計定型的機械圖紙在外協加工過程中，如加工單位反映有圖紙問題或按圖紙要求加工時其能力達不到，需要更改圖紙時，採購部必須以書面形式通知相關技術部門並作為設計更改的依據，經主管設計人員同意後執行更改。
4.3.3 機械圖紙更改時，應確保更改後的機械圖紙與原圖有明顯不同的標識加以區別，並註明更改期限（批次）。
更改圖紙審批手續齊全後，方可交資料室歸檔，否則資料室拒絕接收，原圖由資料室按4.6執行。對於本批需更改且已傳送的機械圖紙，總師辦應立即通知採購部及相關部門更換圖紙（包括例外採購的），更換的份數與原圖傳送份數相同，且應使原圖的使用部門都能及時得到更改後的最新版本圖紙。
4.3.4採購部負責將本批更改後的圖紙立即發放至外協加工單位，並同時將原圖在加工單位銷毀。
4.3.5 特需的機械圖紙（非採購部外協加工或檢驗，另作他用的），該圖紙按非受控處理，由申領人負責保管備用。
4.4 機械設計圖紙借閱管理
4.4.1 公司相關部門的人員確需在資料室查閱機械圖紙的，可由資料員代其查閱圖紙，查閱後及時歸還原處。
查閱過程中，圖紙要輕拿輕放，避免其破損和玷汙，且不允許將圖紙拿出資料室。未經許可，嚴禁進入資料室私自查閱機械圖紙！
4.4.2如相關部門需要借閱圖紙時，必須經資料員同意後，按規定辦理借閱手續，然後借出資料室。
4.4.3辦理借閱手續時，要嚴格登記，將圖紙的圖號、名稱、圖幅、受控狀態、份數、借期、還期、借閱人等逐一登記在《檔案資料借閱登記表》上，對登記不全者，禁止將圖紙借出資料室。
4.4.4為方便他人借閱，借閱人應及時歸還借閱的圖紙。如時間較長仍不能返還，應及時向資料員說明。
4.4.5圖紙歸還時，資料員要嚴格按照《檔案資料借閱登記表》上的內容逐一核對，對由於借閱過程中造成的圖紙破損、汙漬、缺頁等，必要時進行處罰。
4.5 試製機械設計圖紙管理
4.5.1由於試製機械設計圖紙未進行設計驗證、確認等活動，所以資料室不得對此類圖紙建檔、保管，但可以對其複製、整理至採購部作產品試製加工。
4.5.2資料室在對試製機械設計圖紙複製後，必須在其影印件的右下角加蓋藍色日期章及 「試製」字樣紅色印章。
4.5.3傳送的試製圖紙只作一次性使用。產品試製加工完，該圖紙自行作廢。
4.5.4若試製圖紙在外協加工過程中，需作設計更改的，按4.3中相關規定執行。
4.5.5 待試製產品加工完成，經試裝及產品的評審、驗證、確認等相關工作完成後，由主管設計人員將試製圖紙歸整移交，總師辦資料室負責將全套試製定型的圖紙建檔、保管。
4.6 作廢機械設計圖紙管理
4.6.1作廢的機械設計圖紙由資料室統一處理。處理的方法分：作廢保留、作廢銷毀兩種。
4.6.2相關部門返還的廢、舊圖紙由資料室統一加蓋「作廢」章，並在《作廢檔案/記錄清單》上記錄，交總師辦負責人審批後統一銷毀。
4.6.3每一張圖紙設計更改時，原存檔圖紙由資料室加蓋「作廢保留」章，統一歸檔、保留、備查，存檔保留的期限不少於該產品的使用壽命期限。
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