制度名稱：
制度編號：
xdbjdq- gzjb-c01-（第一版ⅰ）-2012
2023年12月9日發布
簽發人：楊廣明
西電寶雞電器有限責任公司
ⅰ、ⅱ類採購產品供方管理辦法
第一章目的
第一條為了對ⅰ、ⅱ類採購產品供方進行有效控制和管理，確保採購產品符合規定要求，特制訂本辦法。
第二章主題內容與適用範圍
第一條主題內容
本辦法規定了ⅰ、ⅱ類採購產品供方的選擇、控制、複審以及因供方原因造成損失的索賠等管理內容。
第二條適用範圍
本辦法適用於ⅰ、ⅱ類採購產品供方的管理。
定義：（一）、合格供方
所提供的產品品質優良（符合或高於國家及行業標準），並能做到供貨及時、服務周到，相對較低的**水平。
（二）、ⅰ類採購產品
對產品效能起關鍵作用的真空斷路器導電系統零部件、絕緣系統、真空滅弧室、固封極柱、操作機構等零部件、元件、絕緣氣體；
（三）、ⅱ類採購產品
對產品效能起重要作用的鋼板類原材料、電器元器件、電線電纜、鈑金零部件、標準件類等。
（四）、ⅲ類採購產品
與產品效能無關一般性的輔助材料、包裝箱等。
第三條一般規定：
（一）、同型別採購產品的ⅰ（ⅱ）類合格供方數一般不應少於3家；
當同型別採購產品供方數不能滿足上述要求時，由生產部提出，技術質量部負責補充。
（二）、批試鑑定後批量生產的產品，不得採用非合格供方的產品。
第三章職責
第一條技術質量部
（一）、負責組織開發和確定ⅰ、ⅱ類供方。
（二）、負責組織對ⅰ、ⅱ類採購產品供方的評、複審。
（三）、負責編制、發布《ⅰ、ⅱ類採購產品合格供方名單》。
（四）、負責對ⅰ、ⅱ供方產品質量問題的統計，並建立相應的質量記錄。
（五）、負責與供方進行技術問題的溝通並在必要時簽訂技術協議。
（六）、負責對供方質量責任的判定和處罰。
（七）、負責不合格供方的淘汰工作。
第二條生產部
（一）、負責ⅰ、ⅱ類採購產品合格供方的月度採購彙總，每月25日前報技術質量部。
（二）、負責與供方進行商務談判。
（三）、參與ⅰ、ⅱ類採購產品合格供方的評、複審。
（四）、負責組織對ⅲ類採購產品候選供方名單的評審，編制《ⅲ類採購產品合格供方名單》，負責ⅲ類採購產品的入廠驗證工作，建立相應的質量記錄和管理制度。
第三條公司主管領導負責採購產品合格供方的審批。
第四章工作程式
第一條各部門、車間在廣泛收集市場資訊的基礎上，根據產品的價效比和廠家的產能、信譽等向技術質量部書面提出供方推薦名單。
第二條技術質量部進行供方資質檔案的符合性審查：
供方應具備以下檔案：
（一）、企業、產品介紹
（二）、企業營業執照
（三）、質量管理體系認證證書；
（四）、產品試驗報告；
（五）、人員資格、裝置能力及交貨能力；。
（六）、以往銷售合同及記錄
（七）、**適宜性報告。
對檔案不齊備的廠家，不得進入供方名單。
第三條樣品檢測
（一）、技術質量部對初步選定的企業索採樣品，編制《樣品送檢單》（附件2），由檢驗員進行樣品檢測，並出具《樣品檢測報告單》（附件3）。
（二）、經入廠驗收合格和裝配後整機效能測試合格，由技術質量部發文確認其為初選供方，通知生產部進行小批量試用。
（三）、需要第三方檢測部門檢測、試驗的外購件由供方提供檢測和試驗報告；
（四）、工藝性試驗
需要進行工藝試驗時，技術質量部出具《工藝性試驗（申請）報告》（附件4），生產部安排工藝性試驗,並填寫驗證結果。
（五）、技術質量部組織相關人員到供方廠家進行實地考察,並以報告形式向公司主管領導匯報。
第四條小批量試用
技術質量部填寫《ⅰ類、ⅱ類供方（小批量試用）評審表》（附件5），經生產部評審、公司主管領導批准後，以檔案形式下發小批量使用通知。
（一）、生產部按照小批量使用通知採購。小批量試用過程中，採購產品批次不小於5批,單批數量不大於10臺，時間一般在半年以內。
（二）、小批量試用期滿，由生產部填寫《批量採購申請表》（附件7），技術質量部組織相關單位對供方進行評審，經公司主管領導批准後，並將該供方列入「ⅰ（ⅱ）類採購產品合格供方名單」，生產部進行批量採購。
（三）、技術質量部彙總工藝性試驗記錄、入廠驗證記錄、質量體系和交貨能力評審記錄及採購記錄，填寫《i/ⅱ類採購產品供方評審表》，經技術質量部部長審核、公司主管領導批准後，發相關部門，有關資料整理歸檔，納入供方管理系統。
第五條合格供方的控制
（一）、為確保供方能長期、穩定、保質、保量地提供所需採購產品，技術質量部應制定複審計畫，每半年組織對ⅰ類採購產品的供方進行複審，每年組織對ⅱ類採購產品的供方進行複審；
（二）、技術質量部每季度填報一次「採購產品進廠驗證彙總表」分送生產部和公司主管領導。
（三）、生產部每季度對供方的供貨及時性、售後服務情況及**是否適宜做出分析，作為對供方業績評價的依據，並排列出各供方在同類採購產品中的供貨順序報技術質量部；
（四）、在生產環節，發現供方所提供的產品出現大面積的質量問題，車間應該暫停生產並通知技術質量部、生產部，由技術質量部召集各部門，會商解決。技術質量部通知供方限期改進，對到期仍未改進的應暫停其供貨，對我公司造成損失的，應按第5條規定進行索賠並進行降低處理。問題較多且多次重犯的，應從合格供方中剔除。
（五）、取消供貨資格的程式
技術質量部組織生產部、相關車間對出現問題的廠家進行評審，拿出評審意見報公司主管領導批准後，以正式檔案的形式取消其供方資格。出現以下情況按程式可取消其供貨資格
1.ⅰ類採購產品連續2個月或連續2批出現批交驗不合格，ⅱ類採購產品連續2個月或連續3批出現批交驗不合格，技術質量部通知供方限期整改，對到期仍無改進暫停供貨，情況嚴重的按程式取消供方資格。
2.ⅰ類採購產品供方質量體系證書或其它認證證書被吊銷的。
3.隱瞞產品質量弄虛作假的。
4.供方資質發生變化無質量保證能力的。
第六條 ⅰ、ⅱ類供方的複審:
ⅰ類採購產品合格供方半年複審一次，每年1月底和7月底前完成複審工作。ⅱ類採購產品合格供方每年複審一次，次年1月底前完成複審工作，複審週期資料統計較複審日期向前推移4個季度，資料統計作為供方過程質量評價的考核專案。
（一）、生產部每季度第乙個月的5號前，對上季度供方的採購**、墊資比例、售後服務、交貨情況進行綜合評價，形成「供貨質量報告」，並提交技術質量部以便供方複審工作的順利進行。
（二）、技術質量部每季度第乙個月的15號前，對上季度供方的「採購產品進廠交驗合格率」、供方產品在「過程出現的質量問題」和使用者「現場出現的質量問題」、「供貨質量報告」進行統計並形成 「採購產品綜合質量報告」發生產部使其及時了解供方產品質量狀況。
（三）、技術質量部根據《ⅰ、ⅱ類採購產品合格供方名單》、「採購產品質量報告」、「供貨質量報告」進行合格供方複審的策劃，供方名單中未涉及到的產品型別不在複審的範圍內。
（四）、合格供方的複審的前提是在保證供方質資檔案齊全前提下進行。
（五）、技術質量部根據供方複審週期內的交驗批次合格率，確定供方複審形式分為「產品質量綜合評價」、「現場複審形式」、「信函形式」三種方法。
（六）、供方複審由技術質量部牽頭成立複審小組，原則上覆審小組成員由技術質量部、生產部、相關車間共同組成。
（七）、複審小組通過綜合評價意見重新確定供方名單，技術質量部負責編制《ⅰ、ⅱ採購產品合格供方質量綜合評價複審報告》（附件8），並附新調整的《ⅰ、ⅱ類採購產品合格供方名單》、《ⅰ、ⅱ類複審不合格供方名單》、《ⅰ類小批量試用採購產品合格供方名單》、《ⅰ類外包產品合格供方名單》，經本部門部長、公司主管領導批准後下發。
（八）、對於在一年內沒有供貨的合格供方，複審時按暫停供貨資格處置,對暫停供方不再進行複審。
（九）、採購產品ⅰ、ⅱ類供方複審流程圖見附件1。
第七條供方恢復進貨資格的複評條件
（一）、被取消供方資格的供方，原則上半年內不能列入供方名單。若在考核期內其產品被使用者指定，由技術質量部負責將本規定通知使用者，在取得使用者書面承諾後，方可允許訂貨。
（二）、被取消資格的供方，半年後，供方可以提出書面申請供貨，技術質量部要求供方再次提供樣品進行檢驗，樣品檢驗合格後，才能視為合格供方。
第五章優秀供方的評選獎勵與處罰：
第一條技術質量部組織各有關單位建立供方評選制度，每年12月底前進行一次優秀供方的評選活動，按照30%的比例評選出優秀供方，上報公司申請獎勵，並頒發優秀**商證書；
第二條對產品質量、服務等出現問題的供方，通報批評。
第六章因供方原因對我公司造成損失的，應對供方提出索賠，程式如下：
第一條生產部與供方簽訂供貨協議，明確對供方違約情況的索賠要求，並將該協議送技術質量部、財務部。
第二條各部門每月統計彙總供方違約情況（包括質量、供貨及時性、服務等），上報技術質量部，違約造成損失大於500元時，由技術質量部聯絡供方確認後，將索賠處置單送財務部。
第三條財務部按照索賠處置單中的金額向供方索賠（可用扣除貨款方式）。索賠完成後，財務部將索賠的記賬憑證返回乙份給索賠的提出單位，提出單位將其與索賠處置單一並存檔。
第七章附則
第一條本辦法由技術質量部負責解釋。
第二條本辦法中的條款如果與公司的檔案、規定內容相牴觸，以公司的檔案、規定為準。
第三條本辦法從批准之日起實施。
附件第一條採購產品ⅰ、ⅱ類供方複審流程圖
第二條樣品送檢單
第三條樣品檢測報告單
第四條工藝性試驗（申請）報告
第五條 ⅰ類供方（小批量試用）評審表
第六條批量採購申請表
第七條ⅰ/ⅱ類採購產品供方評審表
第八條 ⅰ、ⅱ採購產品合格供方質量綜合評價複審報告
附加說明
提出單位：綜合管理部
起草單位：技術質量部
起草人：辛全旗王偉娟
審定單位：生產部、綜合管理部、財務部、銷售部、技術質量部
批准人：
修改狀態： 2023年10月起草。
附件1類供方複審流程圖
附件2 樣品送檢單
附件3樣品檢測報告單
供方評定及管理辦法
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