虎都（中國）******
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2023年11月19日
採購管理辦法
編制:審核:批准:
目錄1.目的 4
2. 適用範圍 4
3. 職責 4
4. 引用檔案 5
5. 採購途徑及條件 5
6. 採購管理原則 6
7. 採購管理要求 6
8. 採購申審要求 10
9. 採購督查要求 10
10. 招投標管理制度 10
11. 付款要求 11
12. 附則 11
採購管理辦法
為了規範採購行為，提高採購效率，降低採購成本，確保採購有序進行，特制定本管理辦法。
本管理辦法適用於公司所有物品採購行為（包括面、輔料、成衣、辦公用品、機台裝置、技術引進、品牌策劃等）。
3.1財務事務部公共科負責辦公用品、辦公裝置、建築材料、交通工具及生產裝置等公司及各部門需求物品採購；
3.2 各廠負責採購本廠生產所需物料；
3.3外協部負責採購成衣；
3.4品牌推廣組負責公司廣告、各種畫冊設計以及有關品牌推廣的其他設計專案的採購；
3.5市場部負責採購各種畫冊製作以及與市場維護有關的其他專案的採購；
3.6經營部負責採購產品外包裝物品以及與物流有關的其他專案的採購；
3.6會展部負責訂貨會產品推廣有關的專案採購；
3.7企管部負責員工招聘、名片製作及與員工活動有關的其他專案的採購；
3.8財務事務部申審科負責審查超過入展價的成衣申購以及各廠/部申購物品的**；
3.9經營部商品計畫科負責審查成衣的申購**；
3.10企管部督查科負責監督各部門執行以及**抽查；
3.11財務事務部副總負責審核成衣申購以及審批其他各種申購；
3.12總經理負責成衣申購的批准及特殊物品的審批；
4.1《申審及採購督查管理制度》
4.2《招投標管理辦法》
4.3《財務管理制度》
4.4《**商管理辦法》
公司只允許通過以下三個途徑執行採購
5.1申購：由需求部門根據實際情況填報「申購單」，經財務事務部審核、副總或總經理審批後執行採購；
5.1.1申購條件：
物品申購前，須嚴格執行詢議價，必須有三家以上**商提供**，在權衡質量、**、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與**商進一步議定最終**，才能填報「申購單」；
5.2招投標：符合招投標條件的由需求部門負責製作標書，招標委員會組織招標、評樣、競標，企管部督查科及財務事務部申審科負責監督整個招投標過程；
5.2.1招投標條件
a、預計採購金額須超過十萬元；
b、採購物品（或工程、或專案）有可比性，可採取競標形式的；
5.3總經理特批：屬於臨時需求且非常急用的物品，可通過特批途徑經總經理批准後執行採購。
5.3.1總經理特批條件
具備突發性、緊急性、必要性的採購意向可向總經理申請特批。
6.1所有採購應遵從保證**、降低成本、公開公平公正透明的原則；
6.2採購的物品或服務必須與申購單或合同上約定的所有內容一致（包括要求、質量、規格、成分、型號、數量、品牌、產地、付款方式、售後服務等）；
6.3所有採購人員須自覺維護企業利益，努力提高採購質量，降低採購成本，廉潔自律，不能向**商伸手，嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督，廣泛掌握與採購業務相關的新裝置及市場資訊；
6.4 確保**渠道的暢通，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上**商作為後備**商或在其間進行互動採購。
7.1 採購時效及申審時效要求
7.1.1各種物品採購時效及申審時效一覽表
7.1.2採購總時效（指需求部門下單到物品入庫的時間）為採購時效及申審時效的總和，由採購人員把控總時效。
7.1.3 若採購超時總時效，則根據採購人員與申購人員的單據交接時間認定責任，申審時效超過的對申審科問責，採購時效超過的對公共科問責。
7.1.4採購及申審人員須嚴格按照以上時效規定進行採購及審價工作，採購時間超過時效規定的按30元/天對採購責任人進行處罰，公共科科長則按處罰金額的50%承擔連帶責任；審價時間超過申審時效規定的按《申審及採購督查管理制度》規定執行。
7.2 **商管理要求（具體詳見《**商管理辦法》）
7.2.1對於經常使用的商品或服務，採購人員應較全面地了解掌握合作**商的管理狀況、質量控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立**商檔案，做好記錄，會同申審部門、經營部等相關部門做好對**商資質評估。
7.2.2新的**商都須經過資質評估，符合資質的**商才能與其合作，每年度最少對所有**商重新進行一次資質評估，具體按《**商管理辦法》執行。
7.2.3嚴格執行《**商管理辦法》。
7.3採購合同簽訂要求
7.3.1原則上，公司所有經常性採購合同都須按合同範本簽定，並經過公司法務審核、財務事務部部長審批；
7.3.2非經常性的採購合同由需求部門擬定，但同樣須經公司法務審核、財務事務部部長審批；
7.3.3合同簽訂代表由各需求部門的負責人簽署。
7.4驗收要求
7.4.1申購的物品入庫驗收必須兩人以上，具體按《採購管理實施細則》相關規定執行；
7.4.2通過招投標的物品首次入庫驗收由業主及招投標委員會指定專業人員共同驗收，後期入庫則由招投標委員會指定專業人員隨機抽檢；
7.4.3所有驗收人員須秉承實事求是的原則認真驗收物品，如發現物品質量、外觀與原樣不符或以次充好的需拒絕入庫並向上級報告。
8.1財務事務部申審科負責所有申購單的審查工作，成衣採購申購**未超過入展價的由經營部商品計畫科負責申審，超過入展價的則報送財務事務部申審科審核；
8.2除成衣採購類（未超過入展價的）外的申購單都須報送申審科，經申審科對採購必要性認真審核並查價核實**合理後、由財務事務部部長審批後才能執行採購。如所申購的物品急需待用，需求部門可申請「先購後審」（詳見《申審及採購督查管理制度》）；
8.3申審科或經營部商品計畫科審核發現違規的都適用《申審及採購督查管理制度》。
9.1企管部督查科負責監督各廠/部的執行；
9.2督察科有權抽查申購單，審查申購**；
9.3督察科有權監督各廠、部的採購行為；
9.4督察科有權抽查各採購物品的驗收情況；
9.5督察科有權監督申審科或經營部採購科的審價行為；
9.6督察科發現採購、驗收、申審違規情況的將按《申審及採購督查管理制度》執行問責。
10.1公司在財務事務部設立招投標委員會，由執行委員、評樣委員及監督委員組成，委員會主任由財務事務部部長擔任；
10.2具體詳見《招投標管理制度》。
11.1付款程式須嚴格按《財務管理制度》執行；
11.2付款方式須嚴格按合同規定執行。
本管理辦法自總經理簽批之日起執行。
採購管理辦法
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