大學主要有三大功能，即人才培養、科學研究、服務社會。科學研究是大學的重要職能，也是人才培養的重要載體。隨著我國知識經濟的不斷發展，高校逐漸成為科學技術研究的主力軍，科研管理工作量急劇上公升，因此許多高校都實行了科研工作校、院兩級的管理模式，二級學院科研秘書管理崗位由此而生。
一、 科研秘書崗位職能定位
科研秘書的工作職責是在科技處、院系直接領導下，依據一定的科研管理政策、管理原則，運用科學有效的管理手段，組織協調各種科研活動，順利完成科研管理。主要負責院系各類科研專案的通知、申報、管理、審核、協調專案實施，處理各種科研日常事務。
科研秘書協助分管科研院長進行常規科研管理工作，並按照學校和科技處的規章制度及檔案精神，執行和科研相關的各項任務。具體工作有：隨時關注各級部委**通知，及時落實科技處等部門下發的通知、檔案；負責專案申報與結題、課題開發等資料整理工作；負責科研資料的建檔、歸檔工作；負責草擬科研工作相關的計畫、總結、辦法和制度；負責各類學術活動的組織安排和服務工作；為校、院相關申報結題提供科研佐證支援；完成年終科研工作量的統計、計算工作。
二、科研秘書應具備的素質
1.強烈的事業心與飽滿的工作熱情。作為二級學院的科研服務視窗，科研秘書應具有良好的道德修養、負責的工作態度與良好的敬業精神。
在工作過程中，時刻遵循「以人為本」的管理理念，熱情服務、平等待人。工作中保持實事求是、謙虛謹慎的辦事作風。
2.較強的組織協調與人際交往能力。二級學院的科研秘書作為校院行政部門與科研工作者的紐帶，隨時啟到「上令下達、下情上奏、協調左右」 的作用。
3.紮實的專業知識與良好的業務技能。科研秘書的服務物件多為各學科領域中學歷層次高、知識範圍廣的科研人員。
只有不斷充實與完善自身管理領域的學科專業知識，才能夠與他們進行深入溝通。此外，由於科研秘書的崗位特點，決定了科研秘書不僅要熟悉科研管理過程中的各個環節，同時也應加強對現代化管理工具和服務手段的學習，並具有一定的文學功底和文書處理能力。
4.遵守保密原則和高超檔案管理能力。科研秘書在管理當中，時常會接觸到一些內部資訊與保密檔案，其中涉及到課題的前沿領域與科研當中的機密，需要其能嚴守保密資訊。
科研檔案是科研工作內容、方法和效果的真實體現，也是科研狀況的原始記錄。對此，科研秘書應在日常工作中注重檔案資訊的收集、歸類與整理。
三、二級學院科研秘書管理的現狀
在高校科研活動中，二級學院科研秘書隊伍作為高校科研管理的乙個重要環節，直接影響到高校科研水平的高低。然而，高校二級學院現有的科研秘書隊伍現狀在隊伍穩定性、人員專業素質等方面仍存在問題。
1.對科研秘書工作的重要性認識不足。部分學院領導及科研人員對於科研秘書工作重要性認識不足，認為科研秘書只是傳達學校科研管理部門通知、統計學院科研資訊的跑腿打雜角色，長此以往，會影響科研秘書的工作熱情。
同時，科研秘書自身也容易有「為他人做嫁衣裳」而引起心理不平衡，導致缺乏工作積極性和主觀參與意識，甚至易產生對科研工作產生牴觸心理等等。
2.二級學院科研秘書專業素質不高。二級學院科研秘書的**渠道不一，有些學院由於編制有限甚至是由臨時招聘的臨時工擔任。
科研秘書的專業背景、學歷層次及知識結構差異較大，素質良莠不齊，有些非學科方向的科研秘書，缺乏對各種資訊的準確收集、分析和處理能力。
3. 二級學院科研秘書隊伍穩定性差，變動大。長期以來，高校科研活動的核心都是科研人員，而科研秘書的工作卻常常被忽略。
因此，各二級學院在科研秘書崗位的設定和人員配備上就相對比較隨意，有安排即將退休的老同志兼任的、有新分配卻又由於個人問題很快調離的，這種科研秘書頻繁更換的現象，勢必導致學院科研工作的脫節，從而影響學院科研工作的正常執行。
四、 科研秘書的管理方法探析
學院的科研管理工作涉及的面很廣，事情繁雜。科研秘書除了提高自身素質和具備一定的奉獻精神外，還必須通過制度和有效的管理方法提高科研管理能力。
1.健全管理制度，營造積極向上的工作氛圍。學校在充分了解基層學院科研秘書工作現狀的基礎上，逐步健全科研管理制度，理順管理方法，完善激勵競爭機制，為其提供乙個良好的工作環境。
強化他們的主動性與創造力，提高工作效率，營造積極向上的工作氛圍。
2.建立科學的培訓制度，提高管理水平。學校可採取短期培訓班、工作座談會、研討會或報告會等途徑對科研秘書開展有計畫和系統性的培訓，使其逐漸適應崗位要求。
也可聘請有科研管理經驗的專家介紹管理方法，不定期組織院際、校際間科研秘書的工作交流，
3.設立專職崗位，實現科研秘書工作的專職化與專業化。從長遠角度上看，科研秘書工作效果的好壞將會對二級學院的科研管理水平和外部形象產生不可估量的影響。
因此，只有讓科研秘書從各種繁瑣的雜務中理清出來，完善對科研管理工作的認識，專心搞好科研服務工作，實現工作的專職化與專業化，促進科研水平的穩步提高。
4.建立科研秘書隊伍的長效管理機制，完善激勵措施。要擁有一支穩定的科研管理隊伍，只有建立起長效的管理機制，有計畫的培養後備人才隊伍。
健全考核和獎懲措施，對工作業績突出的科研秘書委以重任，提高自我效能感，真正實現自我價值。
總之，隨著高等教育事業的不斷發展與校院二級管理體制改革的不斷深入，高校的科研管理工作會碰到許多新情況、新問題。這就要求基層科研秘書從自身角度出發，加強對服務意識、專業知識、業務技能、管理與創新能力等方面的學習與培養。
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