1、目的
為了加強會議室、會客室的管理，規範會議接待行為，統一服務標準，持續、穩定的為客戶提供良好會議接待服務，保證各部門會議的順利召開。
2.職責
2.1 行政部為執行與落實此規定的第一責任部門。
2.2 行政部接待專員為執行與落實此規定的第一責任人，行政部門經理培訓、督查。
3. 會議室、會客室清潔標準
3.1 會議室、會客室內不允許隨意放置雜物。
3.2 會議室、會客室必須在8:30之前打掃乾淨，保證桌面、地面清潔無汙，菸灰缸無菸頭汙漬，桌椅排列整齊。
3.3 會議室、會客室沒有客戶接待時，行政部接待專員須在上午、下午各進行一次檢視巡視，保證會議室清潔，以備隨時使用。
3.4 會議結束後，行政部應即刻安排清潔工作，確保下一場會議的順利進行。
3.5 會議室、接待室無人時，行政部要保證空調、照明、投影裝置的斷電狀態。
3.6 會議室、接待室內的資料架及架上資料不能有灰塵，手拿時給客人的感覺必須是非常乾淨的。
4． 會議室、接待室資料擺放的規則
4.1 每個會議室的資料架上需整齊、按套擺放公司中英文全套資料。
4.2 接待專員必須在客戶到達之前，按雙方參會人數、國籍，接待部門的要求，擺放好所需資料，擺放的同時須檢查資料的合格性。提供資料的同時必須提供筆和信紙，資料和信紙按照大小順序（小的在上）擺放。
4.3資料和物品是可以重複被使用一兩次的，但一旦有皺摺、窩圈、圖畫就需要更換為新的物品，行政部負責將舊的集中儲存另做使用。
5. 會議室、接待室接待規定
5.1會議室、會客室由行政部統一管理，實行提前預約制度。接待部門人員需提前填寫《會議室、會客室使用申請單》交行政部接待專員，確保會議室能夠如期使用。
任何部門和個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多**裝置和桌椅等物品。
5.2 行政部接待專員因休班、請假等原因不能在現場接待客戶的，應及時向部門經理說明情況，並提前協商其他同事予以幫助，避免出現工作交接不善導致客戶無人接待的狀況。
5.3 行政部接待專員必須注意自己的儀表，穿好工作服，紮起頭髮，微笑待客。
5.4 行政部接待人員負責對會議室按照要求進行布置，保證會議室乾淨、整潔舒適。
5.5 客人落座後五分鐘內必須端上礦泉水和熱茶及特殊交待的待客物品，之後每十五分鐘加一次水，並詢問客人是否需要咖啡。
5.6 行政部接待員負責在會議進行期間巡查，及時處理突發事件。在加茶水過程中，接待員應及時更換菸灰盅、留意會議室內裝置執行是否正常、空調溫度是否舒適。
服務工作要細緻周到，服務中要做到三輕（走路輕、講話輕、動作輕），確保會議順利進行。
附件：《會議室、會客室使用申請單》
公司會客室管理規定
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29會客室管理辦法
1.目的 為使會客室保持清潔乾淨,樹立良好公司形象,特制定此辦法.2.範圍 限於華容國際公司會客室使用.3.權責 無 4.名詞定義 無 5.相關檔案 無 6.內容 6 1.會客室是為來訪客人,廠商洽談業務而設定的場所,非業務需要,禁止使用.6 2.會客室歸屬於總機小姐負責管理.各部門需要使用,需向總...
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