一、制定目的
了規範公司的會議召開程式，確保會議的高質量、高效率，幫助各部門集思廣益、促進溝通、統一思想、實現科學決策，特制定本制度。
2、適用範圍
太陽能事業本部所屬各中心、子公司全體幹部員工。
3、會議分類
本辦法所指的會議括以下會議種類：
（一）部門例會：指每週一上午9：00開始的各部門周工作匯報會。
（二）交流會：指各類交流，如裝置商會議、材料商會議等，由各中心協調安排。
（三）商務會：指各中心進行的商務談判的會議。
（四）專題會：指針對某個專題進行研討的會議。
（五）臨時會議：包括上級組織安排和因工作需要臨時召開的會議，如現場會、報告會等。
三、會議紀要
（一）會議紀要
1、紀要內容
（1）要包括會議名稱、會議時間、會議地點、參加人員、會議主持和會議內容等；
（2）根據情況，包含各類決定、問題點、任務解決的負責人和完成時間等；
（3）應註明雙方所提供得資料（如電子版資料、產品介紹冊、方案等）或我方要求提供的資料。
2、格式
格式參見會議紀要模板。
3、簽字
（1）重要會議：必要時，必須雙方或與會負責人員簽字，影印後各自留檔備案；
（2）部門例會會議紀要完成後，報送會議主持人審核，再發給各中心總經理及以上領導傳閱；
（3）交流會時，當場進行會議記錄，本部內與會人員簽字後交文件管理員處存檔。
4、存檔
（1）電子版會議紀要，由文件管理員按本部內部標準命名、分類及存檔；
（2）按本部保密級別規定及文件管理規定，由會議發起人或指定人員傳送給相關與會人員。
5、完成時間
原則上會議結束後1個工作日內，完成紀要的整理、簽字、歸檔及相關資料的歸檔工作；與會人員對會議紀要有異議時應盡快通知，並核實、修改。
4、會議規定
（1）會前準備
1、參加人員：需要通知參加會議的人員，主要包括四類。
（1）對會議目標負有主要或直接責任者。
（2）對會議議題有絕對決定權力者。
（3）會後行動的直接執行者。
（4）對會議議題有專門知識或經驗者。
如有外方人員參加，應有相關人員接、領外方人員至會議室，並負責照看。
應參加會議人員因特殊原因不能到會，須經會議主持人批准，並由主持人決定是否由相關人員代為參加，嚴禁無故曠會、代會，嚴禁無故早退；
會議期間如有特殊情況確需早退者，須經主持人批准。
2、會議議程安排：議程由主辦單位擬定，主要包括會議內容、討論事項、達到目的、其他要求等。
（1）重要議題安排在會議前布置，保證與會者有備而來。
（2）明確或控制會議中各議題的時長，防止時間失控。
（3）控制議題數量，保證議而有決；注意引導、歸納、提公升會議議題。
（4）需發放的資料應提早分發，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內容、準備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱。
3、會場布置：會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅、音響、投影、照明、通風等安排和布置，具體要求如下。
（1）會場空間應便於與會人員進出。
（2）座位應有利於主要與會人員的視野通暢、便於相互交流、便於記錄和閱讀。
（3）會議必須的裝置應有質量保證，並應進行會前檢查。
4、會議通知
（1）通知的擬定和要素：參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準備的事項及要求等。
（2）無記名參加的人員，對範圍、物件、職務要通知清楚。
（3）為保證與會人員按時到會，可採用預先通知和正式通知兩步進行；對參會的關鍵人員應當面通知並核實能否按時到會。
（4）對於重要會議進行預先通知後，應監督準備情況，保證開會時各方面均準備到位。
5、會議紀律
（1）與會人員進入會場後，按順序就座，遵守紀律，不得喧嘩，不得吸菸。
（2）會議期間，與會人員佩帶的手機應關閉或調至靜音、震動檔位，並盡量不接聽**，若不可避免時，應起身表示歉意後到會議室外接聽。
（3）注意保守機密，嚴禁隨意宣揚會議內容和決議內容，若需要傳達會議決定事項，有會議紀要應以會議紀要為準，並按規定範圍傳達。
（二）會中管理
1、人員簽到
（1）會議主辦部門應提前在會場入口處準備好《會議簽到登記表》，與會人員進入會場時應簽到。
（2）簽到完成後，會議記錄人員應盡快統計出應到、實到人數和未到人員，並及時通知會議主持人。
2、會場服務
（1）入座：按事前安排的座位，與會人員應盡快就坐，特別要注意主要領導人員和主席台就座人員的座次位置。
（2）分發會議檔案、材料：重要檔案可發到個人或主要負責人手裡，可事先認領簽收，也可會場提前認領簽收。
（3）維護會場秩序：保證會場內外的肅靜，注意周圍警戒和保衛，嚴防各種事故發生，減少會議中的走動。
（4）處理會中臨時事項：承辦主要領導或重要與會人員交辦的急事。
（5）其他：對會中一般需用物品應有餘量準備，以應付個別需求，保持會場通風、採光和衛生。
3、會議程序管理
（1）主持人應熟悉會議議程、議題、目的和會議精神等。
（2）尤其主持人和主講人應按時到位，在開會前10分鐘由主持人清點人數，按時開會。
（3）主持人應集中與會者的意見後做總結，引導圍繞中心暢所欲言，避免爭執和人身攻擊。
（4）討論前應明確討論的議題，要及時糾偏和引導；一般情況下不改變議程安排。
（5）主要研討的議題一般應放在大會前半部分時間；當議論達到預期目的時，應及時小結並引導轉換議題。
（6）對會議議題有疑問時，應當場提出並共同努力在會議中達成共識，會議結束後，原則上不予修訂。
（7）科學安排議程，注意中間休息和節奏安排；連續2～3小時以上的會議應安排中間休息。
（四）會後工作
1、督促參會行政人員及時整理會議記錄，形成會議紀要、決議等結論性檔案，並進行存檔。
2、按會議紀要和決議內容，督促相關部門和人員逐項落實會議決策，以期達到召開會議的預期目的。
3、凡會議議定事項涉及到的部門，部門負責人要認真組織落實，承擔相應責任，並注意向主管領導匯報落實情況。
4、會議結束後，發起人要清點、歸還借用物品，關閉投影、空調等裝置設施，會議結束、離開會議室前，將椅子歸位，帶好自己的資料離開，發起人負責擦除白板記錄。
5、會議主持人員應及時對會議的主持情況進行總結，不斷提高主持會議的能力。
會議管理辦法
附件 公司 第一章總則 第一條為了加強 公司 以下簡稱 公司 各種會議的管理，規範會議行為，提高會議質量和效率，完善會議的落實工作，按照上級單位有關要求，結合公司實際，特制定本辦法。第二條會議的有效組織和管理是改善辦公秩序，及時傳遞 執行和儲存辦公資訊，提高辦公效率的一種重要手段，公司各單位應重視對...
會議管理辦法
x x 發布 1 目的 為規範公司的會議管理，使會議能促進溝通 達成共識和持續改善，更好地貫徹 落實並及時執行公司經營決策和各項工作而制訂本辦法。2 適用範圍 適用集團各子公司 含本部和異地 中心的所有會議的管理。3 權責 3.1 集團公司總裁辦為公司會議的歸口管理部門，負責集團會議的統籌協調安排及...
會議管理辦法
浙江xx鞋業 總則 第一條為使公司的會議管理規範化和有序，提高會議形式的行政決策效率，特制定本辦法。第二條公司會議制度本著精減 有效 節儉原則執行。會議種類 第三條公司設立四級例會制度 一 公司常務會議。二 總經辦工作會議 碰頭會 三 部門工作會議。四 全體員工會議。第四條會議設立其他的會議制度 一...