會議室管理及會議服務工作規程

1 目的

規範公司會議服務操作，確保樹立公司良好形象。

2 適用範圍

適用於會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。

3 職責

3．1 辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監督管理。

3．2 辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求，並負責會場布置，安排會議服務人員。

3．3 裝置部負責會議室照明、空調、音響等裝置、設施的執行、維護工作。

3．4 業務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的**，協助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3．5 工程部負責會議室牆面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。

4 工作程式

4．1 會議室管理

4．1．1 使用會議室業務受理

a 辦公室人員接到使用者的《會議申報單》後，根據《會議申報單》的要求（申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數、會議安排意見等）填寫《會議受理服務單》。

b 根據《會議申報單》內容，辦公室人員應立即**聯絡會議申報部門及顧客，詳細了解會議使用情況及其他要求。

c 辦公室以《會議申報單》和**聯絡的會議使用情況為準，填寫《會議受理服務單》，詳細寫明會議使用部門、聯絡人、**、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經辦人、送會議服務單時間、執行部門音響、裝置的執行是否需要監護等內容後，立即將《會議受理服務單》送至業務部、裝置部。

d 業務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。

e 裝置部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。

4．1．2 會場布置及安排

a 接使用者會議室會場布置要求後，辦公室立即聯絡相關單位、部門，按顧客要求布置會議桌椅；檢查會議室清潔、供水是否完備；照明、空調、音響是否能正常執行；及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

b 辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢，並通知使用會議室的顧客檢視會場，按使用者要求對會場作出調整以便滿足使用者要求。

4．2 會議室服務工作

4．2．1 會議服務

大會議室應提前開門，會議開始前20分鐘再次確認；小會議室提前30分鐘開門，會議開始前10分鐘再次確認。

4．2．2 裝置部人員必須提前30分鐘到達大會議室，開啟音響、空調、並保證其正常執行。

4．2．3 會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現場；在會議使用中，必須每15分鐘倒1次茶水，大會議室召開會議，會務人員不能擅自離開，對會議室出現的緊急情況能做好相應處理，並及時向辦公室負責人匯報。

4．2．4 會議使用完畢後，會議服務人員應**通知業務部、裝置部負責人對會議室進行清理，並向辦公室匯報會議室使用情況，重要會議應向總經理室通報。

4．3 辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作，檢查會議室使用是否正常，如有異常，及時更改、整頓，以利於為業主提供更加完善的服務。