摘要：機關公務活動形成了大量的機關檔案，它是機關工作的真實記錄，對機關工作起了重要的憑證和參考作用。隨著經濟和社會的發展進步，機關檔案建設成呈現了前所未有的良好發展勢頭，各級領導對檔案和檔案工作愈加重視，不斷增加對檔案建設的投入，使檔案工作得到全面發展。
本文主要就如何推進機關檔案工作規範化、科學化展開分析。
關鍵詞：
正文：檔案是國家機構和其他社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，儲存備查的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。機關檔案工作是整個檔案事業的基礎和重要組成部分，泛指所有國家機構、社會組織的檔案工作。
近年來，各級領導對檔案和檔案工作愈加重視，不斷增加對檔案建設的投入，使檔案工作得以全面發展。但是，由於檔案的滯後性和利用的單一性，檔案工作中還存在著一些問題。
一、 存在的主要問題
1. 領導對檔案工作重視程度上的差異，導致了檔案工作水平的差距。在一些領導檔案意識薄弱的單位，仍沒有將檔案工作納入本部門工作發展規劃，使其滯後於其他工作的發展；有些單位對檔案工作人員更換頻繁；還有的單位不按檔案法規執行歸檔、整理，不符合檔案管理要求，以至於檔案丟失現象時有發生。
2. 檔案保管條件較差，達不到檔案管理的要求。少數單位的綜合檔案室表成了雜物時，有些設施裝置不齊全，比較凌亂；個別單位綜合檔案室設防意識不強，裝置不完善，管理體制不到位，使得部分檔案受到損害。
檔案保管條件差的根本原因是，對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。
3. 檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業技術很強的工作，檔案工作人員要有較好的專業素質才能勝任這項工作。而有些單位檔案人員業務素質相對薄弱，對檔案法規學習不深，基本業務知識和技能掌握不牢，直接影響檔案工作的有效性。
4. 檔案材料的歸檔不齊全，例如有的檔案只有主件沒有附件，有的檔案只有輕視沒有批覆之類，這樣一來檔案失去完整性，價值也就無法體現。
二、 推進檔案工作規範化、科學化
1. 加強機關檔案管理的對策
加強機關檔案管理，有助於推進檔案工作的進展。
第一， 要加強組織領導，創新機關檔案工作機制。首先，領導必須牢固樹立法制觀念。其次，要建立健全檔案工作機制（制定全面的工作制度、不斷總結檔案管理經驗提高管理水平）。
再有，檔案人員要發揮好參謀助手的作用，及時反饋資訊。
第二， 加快思想解放，拓寬機關檔案工作思路。機關各部門有計畫地主動交接，不斷豐富檔案館的資源，發揮館藏優勢，挖掘檔案資訊資源，通過深層次加工，拓展服務內容，使機關檔案工作既紮實高效，又形式多樣。
第三， 加強教育培訓，提高檔案人員的素質，加強對檔案工作人員的思想意識教育、基礎業務教育和現代科技教育，真正使傳統的檔案管理模式與現代管理理念和技術手段有機結合，探索出適應當前形勢的檔案管理新方法。
2. 推進檔案工作規範化、科學化
檔案工作規範化、科學化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好部門硬體建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規範化、科學化的重要基礎工作。
公文製發是推進方案工作規範化、科學化的基礎性前提，在公文製發中必須注意規範問題，以提高檔案實體質量。公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要同意，符合國家有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。
注意檢查公文是否符合審批許可權，落款是否與公文一致，有無日期等。公文本跡要牢固清晰，不應試用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利於日後長久保管利用。行文不能濫用簡稱和使用不規範字，以利於日後標準化、現代化檢索手段的實施應用。
實施「以我為主」的立卷歸檔是推進檔案工作規範化、科學化的關鍵環節。「以我為主」的立卷歸檔原則，即歸檔的檔案要以本單位形成的檔案為主的原則。在實際工作中，要注意解決好三個問題：
一是要準確把握檔案立卷歸檔的時效性，完成現行檔案階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在「以我為主」原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分檔案與資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重複度和資訊冗餘度，提高檔案利用的效率和效果。
三是在堅持貫徹「以我為主」歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔檔案不致混入，同時，又要注意防止應歸檔檔案的散失。
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規範化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規範化、標準化的工作程序中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規範化管理。
三、 總結
要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，衝破原有思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案館年，才能適應檔案事業的發展，並未實現檔案管理的規範化、科學化做出應有的貢獻。
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