為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。
一、公司的檔案管理規定範圍
1、企業行政文書檔案管理規定。包括法規性檔案；各種合同及協議書；會議檔案；工作計畫、規劃和工作總結；有關幹部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。
2、企業管理檔案規定。包括企業生產經營計畫、各種指標類定額類檔案、企業管理方面的各種市場資訊、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、使用者檔案管理規定等。
3、企業技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。
4、企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5、企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、**單據等。
6、企業聲像檔案。包括**、錄音、錄影檔案等。
二、公司檔案管理規定體制
1、公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案。
2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，並接受必要的培訓。
三、立卷歸檔檔案管理規定
1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔規定上的。各業務部門將辦理完畢的檔案材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中儲存。
2、歸檔範圍：凡是本單位具有考查利用價值的檔案材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、**單據，以及工作日記、**等各種形式、載體的檔案。
3、歸檔時間：辦理完畢的檔案，按工作階段性進行歸檔：
3、1、按年形成的檔案，第二年上半年歸檔。
3、2、凡是有法律效用的檔案材料，一生效就歸檔。
3、3、凡是有機密性的檔案，隨時形成，隨時歸檔。
3、4、工程專案，科研課題，鑑定，竣工驗收後，三個月內歸檔。
4、歸檔要求
4、1、材料完整齊全。
4、2、系統、條理、保持有機聯絡。凡是歸檔檔案材料，均要按其不同特徵組卷，盡量保持它的內在聯絡，區分它們不同的儲存價值。檔案分類準確、立卷合理。
4、3、立卷時，要求將檔案的正件與附件，印件與定稿，請示與批覆等統一立卷，不得分散。
4、4、在進行卷內檔案排列時，要合理安排檔案的先後秩序，按時間先後排列。對於同一事情的同一檔案，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在後等。
4、5、由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。
5、部門歸檔要求
5、1、編制立卷專案，將辦理完畢的檔案按有關條款歸入卷內，便於次年立卷。
5、2、檔案按時間順序排列，最近的在最上面。
5、3、定時交檔案室：檔案量少的，一年交一次，次年上半年收集。檔案量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類檔案後進行分流排列編日，作進一步的整理和區域性調整等。
7、記錄檔案檔案材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用a4紙。
四、檔案管理規定工作
1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、**、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列並編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設立專用檔案庫儲存檔案。
3、檔案的鑑定：從檔案的內容、**、時間、可靠程式、名稱鑑別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編製成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續，經總經理批准，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，並在清冊上簽字。
五、檔案管理規定利用工作
1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱許可權和檔案密級，經各級領導簽批後方能借閱。借閱檔案應在「檔案借閱登記簿」上登記，註明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案影印件；提供文獻索引資料。
3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研資訊服務，主要方面為政策資訊、管理資訊、產品資訊、市場資訊等。
4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。
行政人力資源部
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