北京物業管理****
beijing ming lan property management co., ltd.
編號：mlpm—cop
版本號：a
程式檔案
編制日期日
審核日期
批准日期
宣告：程式檔案未經許可，不得翻印。
責任部門：質量管理部
mlpm程式檔案目錄a/0 1/2
序號編號標題
14.2.3…………………… 檔案控制程式
24.2.4…………………… 質量記錄控制程式
35.4.1…………………… 質量目標控制程式
45.5.3…………………… 內部溝通控制程式
55.6.0…………………… 管理評審控制程式
66.2.0…………………… 人力資源及培訓控制程式
76.3.0…………………… 基礎設施的控制程式
86.4.0…………………… 工作環境控制程式
97.1.0…………………… 服務過程的策劃程式
10 7.2.2…………………… 服務要求的評審程式
11 7.2.3…………………… 與顧客溝通程式
12 7.4.1…………………… 採購控制程式
13 7.4.2 ……………………供方評價和選擇程式
14 7.5.1-01物業專案拓展控制程式
15 7.5.1-02物業前期介入控制程式
16 7.5.1-03…………………物業接管/入夥控制程式
17 7.5.1-04…………………日常服務控制程式
18 7.5.1-0401………………服務計畫控制程式
19 7.5.1-0402………………裝置管理控制程式
20 7.5.1-0403………………清潔管理控制程式
21 7.5.1-0404 ………………綠化管理控制程式
22 7.5.1-0405………………裝修管理控制程式
23 7.5.1-0406………………安全管理控制程式
24 7.5.1-0407………………消防管理控制程式
25 7.5.1-0408………………公共設施控制程式
26 7.5.1-0409………………會所管理控制程式
mlpm程式檔案目錄a/0 2/2
序號編號標題
27 7.5.1-0410………………社群文化控制程式
28 7.5.1-0411………………緊急情況控制程式
29 7.5.3 ……………………標識和可追溯性控制程式
30 7.5.4…………………… 顧客財產控制程式
31 7.5.5……………………物品防護控制程式
32 7.6.0監視和測量裝置的控制程式
33 8.2.1…………………… 顧客滿意控制程式
34 8.2.2 ……………………內審控制程式
35 8.2.3…………………… 服務的監視和測量控制程式
36 8.3.0…………………… 不合格品控制程式
37 8.4.0 ……………………資料統計控制程式
38 8.5.1 ……………………糾正措施控制程式
39 8.5.2 ……………………預防措施控制程式
1．0 目的
通過對質量體系檔案和資料的控制管理，確保其有嚴格的分類、編號、審核、批准、發放、管理和更改的規定。
2．0 範圍
適用於所有質量體系檔案、資料的管理和控制。各單位是指各部門和各管理處的統稱。
3．0 職責
3．1 質管部對各單位質量體系檔案的控制進行指導和監控。
3．2 各單位檔案管理員負責質量體系檔案和資料的接收、分類、編號、整理、存檔、更改及發放等工作。
4．0 程式
4．1 質量體系檔案和資料的制定、審核、批准
4.1.1 公司所有質量體系檔案和資料的制定、審核、批准按下列規定執行。
4．2 質量體系檔案和資料的發放
4.2.1 質量手冊的《檔案發放名單》由總經理審批，由質管部建立發放記錄。
4.2.2 程式檔案的發放名單由質管部確定，並建立發放記錄。
4.2.3 作業指導書由相關制定單位確定發放名單， 並建立發放記錄。
4.2.4 工程類標準、技術圖樣等由工程部建檔、編號，裝置標準、圖紙等由工程部負責管理。
法規和條例由質管部控制，蓋受控章發放，檔案管理人員建立檔案發放的記錄。
4.2.5 法律法規類檔案由質管部負責收集，對收集到的檔案組織相關人員進行識別，確定其時效
性和發放範圍等。
4.2.6 以上檔案的發放情況應由相關單位人員填寫《發放記錄》，各部門只需在《發放記錄》上簽字即可，管理處應在收文後2日內填寫《收文記錄》。
4.2.7 檔案使用人員必須使用封面加蓋紅色受控章的受控檔案。
4．3 質量體系檔案和資料的保管
4.3.1質量手冊、程式檔案、部門的工作手冊、專案管理方案、質量記錄**及法規、國家及行業標準類（工程、裝置標準類檔案除外）檔案的原件，由發出部門專人儲存，並在質管部備案乙份影印件。
檔案保管人與持有人應妥善保管檔案，不得隨意損壞、影印、拷盤及丟失。
4.3.2 對各級檔案的管理，各單位均應建立相應的《檔案清單》，其內容應及時更新。
4.3.3存檔作廢檔案在封面加蓋「作廢章」。
4．4質量體系檔案和資料的有效性控制
4.4.1為確保公司質量體系檔案和資料的有效性能夠得到控制，對其採用版本號、修改狀態號控制最新版本。版本號用a、b、c……表示第
一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未經修改、第
一、第二次修改……。當本冊內容有三分之二以上的章節發生修改或執行三年後，在本冊檔案需更改的即由a版公升b版、b版公升c版等依次執行。
4.4.2相關部門在檔案更改後，將最新更改頁及修改記錄發放至受控檔案部門，並將原頁蓋作廢章收回，保留乙份存檔，其餘銷毀。
4．5質量體系檔案和資料的更改
4.5.1檔案的更改可由公司各級人員根據檔案實施情況向有關部門提出更改意見，責任部門主管確定更改意見並執行，填寫《檔案修改記錄》報主管領導審批。
4.5.2質量體系檔案和資料的更改一般由原審批人批准， 如因特殊情況必須獲得審批的需提供依據的背景資料，以保證更改的適宜性。
4．6 質量體系檔案和資料的分類和編號
4.6.1質量手冊： mlpm――qm（標準號碼）（檔名稱）
4.6.2程式檔案： mlpm――cop（要素序號）（檔名稱）
4.6.3作業指導書： mlpm――wi/（單位**）—（三位自然數序號）（檔名稱），如《人事工作管理手冊》中wi/r—001 「人力資源部職責」。
部門單項工作手冊：mlpm——wi/（相關檔案簡稱），如工程部的《建築、裝飾管理手
冊》為wi/zx。
4.6.4標書：mlpm――bs/（單位**）—（名稱）
4.6.5管理方案： mlpm――fa/（管理處**）—（ 檔名稱）
4.6.6技術圖樣：mlpm――jt/（單位**）—（名稱）
4.6.7圖紙： mlpm――tz/（單位**）—（名稱）
4.6.8標準： mlpm――bz/（單位**）—（名稱）
4.6.9法規：mlpm—fg/（單位**）—（名稱）
4.6.10 程式檔案記錄**： mlpm―― qr—（程式編號）—（兩位自然數序號）
4.6.11各單位記錄**：mlpm——qr—（三位自然數序號）（單位**）
4．7 檔案借閱
4.7.1根據工作需要，經單位主管批准後本公司人員可以借閱有關檔案，借閱人應在借出方的《借閱記錄》上簽字，並註明借閱期限，一般檔案借閱期為一周。
4.7.2 檔案管理人員和借閱人有責任在雙方協議期內溝通，並辦理相關歸還手續。
4.7.3對借閱檔案應妥善保管，不得損壞或私自影印。
4．8 公開檔案的控制
4.8.1公開檔案是指公司面向顧客公布或發放的各類檔案，如業主公約、住戶手冊、住戶須知、收費標準、通知、公開信等。
4.8.2 公開檔案的內容和標識的控制由負責編制或收集的單位負責。
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